A Project Management Institute (PMI) 2006 óta minden évben elkészíti világszintű felmérését (Pulse of the Profession - Global Project Management Survey), amelyben a projektmenedzsment eredményességét és tapasztalatait vizsgálja, kitapintva a piacot formáló trendeket is. A kutatás 2017-es, sorrendben 9. fordulójában a világ minden régiójából összesen 3234 szakember visszajelzéseit gyűjtötte be számos iparágban, és a válaszokból leszűrhető tanulságot Success Rates Rise - Transforming the High Cost of Low Performance című jelentésében adta közre.
Elégedetten állapította meg a PMI, hogy öt év után idén először ismét nőtt a sikerrel záruló projektek aránya. Ahogyan Mark A. Langley, a PMI elnök-vezérigazgatója fogalmaz a jelentés bevezetőjében, egyre több szervezet ismeri fel, hogy a projektmenedzsment elengedhetetlen a sikeres működéshez. A projekmenedzsment bevált gyakorlatát követő szervezetek 28-szor kevesebb pénzt veszítenek, mint azok, amelyek nem ruháznak be annak átvételébe, stratégiai jelentőségű kezdeményezéseiket ugyanis sokkal magabiztosabban viszik sikerre. A PMI legfrissebb felmérésében a válaszadóknak már csupán 27 százaléka mondta, hogy vállalatánál a projektmenedzsment gyakorlata még mindig kiforratlan. Biztató adat az is, hogy a gyengén teljesítő projektek miatt a vállalatok beruházásaik minden dollármilliárdja után átlagosan 97 millió dollárt veszítenek - ez a tavalyi felmérés eredményéhez képest 20 százalékos csökkenést mutat.
Más szóval az idei pulzusmérés legfontosabb megállapítása az, amit eddig is tudtunk: ha a vállalat a bevált gyakorlatokat alkalmazza projektjeinek, programjainak és portfóliójának menedzselésében, akkor céljait is nagyobb sikerrel éri el. De akad itt azért még néhány fontos részlet, további tanulság is.
Bajnokok és alulteljesítők
A fejlődés ugyanis eközben nem kerüli el a projektteljesítmény mérésében alkalmazott módszereket sem. A kiterjedés, az idő és a költség hagyományos mérőszámai napjaink üzleti környezetében, amelyet a felfokozott verseny jellemez, önmagukban már kevesek ahhoz, hogy egy projekt sikerességét megállapítsuk. Legalább ennyire fontos az is, hogy a projektek megvalósításával a vállalat elérje azokat az üzleti előnyöket is, amelyeket beruházásaitól vár. A PMI ezért a kutatássorozat történetében először a hagyományos mérőszámok mellett e képesség érettségét is vizsgálta a megkérdezett szervezeteknél, és a válaszok alapján két új teljesítményszintet állapított meg.
Bajnokok közé sorolta azokat a szervezeteket, amelyek a projektek legalább 80 százalékát nemcsak határidőre és költségkereten belül valósítják meg, hanem azokkal a kijelölt üzleti célokat is elérik. Alulteljesítőknek számítanak viszont azok a szervezetek, amelyeknél ez az arány nem haladja meg a 60 százalékot.
Miként az várható, a bajnokok körében a sikeres projektek aránya jóval magasabb (92 százalék), mint az alulteljesítőkében (33 százalék), és kezdeményezéseik üzleti kimenetele, beruházásaik megtérülése is sokkal jobb, mivel a jól teljesítő projektmenedzsmentnek köszönhetően lényegesen kevesebb pénzt költenek el hiába. Kutatásában a PMI azt is megállapította, hogy a projektmenedzsmentben érettnek számító szervezetek milyen képességek fejlesztésének köszönhetik kimagasló eredményeiket.
Tehetség - A projektekben részt vevő szakemberek szakmai jártasságának fejlesztése technológiai és üzleti oldalon egyaránt kiemelt figyelmet kap. A válaszadók 32 százaléka mind a vezetői, mind a technológiai kompetenciák bővítését és erősítését kiemelten fontosnak tartja, ami a tavalyi felmérés eredményéhez képest 3 százalékos növekedést jelent.
Üzleti előnyök elérése - Egyre nagyobb gondot fordítanak a szervezetek az üzleti előnyök realizálására, menedzselésére is. Olyan kollektív folyamatról van szó, melynek során a vállalat már a projekt kezdetén kijelöli a beruházástól várt üzleti előnyöket, majd a csapat a megvalósítás során célzottan törekszik elérésükre, biztosítva azt is, hogy az üzleti előnyök a projekt zárását követően is fenntarthatóak maradjanak. A megkérdezett szakemberek közel harmada (31 százaléka) mondta, hogy vállalatánál ez a gyakorlat kiforrottnak nevezhető.
PMO-k és stratégiai EPMO-k - Az üzlet magas szintű, stratégiai jövőképe és a megvalósítás között tátongó szakadékot a szervezetek legjobban egy projektmenedzsment-osztály (PMO) felállításával és vezetésével hidalhatják át. A PMO-t már létrehozó vállalatok fele az idei felmérésben arról számolt be, hogy nagyvállalati szintű projektmenedzsment-osztállyal (EPMO-val) is rendelkezik. Az EPMO működését az üzleti stratégiával összehangoló szervezeteknél 38 százalékkal több projekt éri el az eredetileg megfogalmazott célokat, viszi keresztül az üzlet szándékait, és 33 százalékkal kevesebb projekt siklik félre vagy fullad kudarcba, mint más vállalatoknál.
Vezetői támogatás - Egy projekt sikeres megvalósítása és a várt üzleti előnyök elérése nagyrészt továbbra is azon múlik, hogy a kezdeményezést a vezetőség felkarolta, aktívan támogatja vagy sem. Tisztában vannak ezzel a PMI felmérésében részt vevő vállalatok is. Idén a vezetők már a projektek átlagosan 62 százalékát támogatták szponzorként a szervezeteknél - ez az arány tavaly még 59 százalék volt.
Agilitás - A vállalatok a projektmenedzsmentben is mind kiterjedtebben alkalmazzák az agilis módszereket: összesen 71 százalékuk mondta, hogy kezdeményezéseiben időnként, gyakran vagy mindig ilyen technikákat használ.
Szervezeti szintű döntések és eredmények
A projektmenedzsment időszerű trendjeinek feltérképezése mellett a PMI kutatói világszerte több mint kétszáz felsővezetőt is megkérdeztek arról, meglátásuk szerint milyen körülmények befolyásolják a leginkább a vállalati szintű döntéseket és azok eredményét.
Kiderült a válaszokból, hogy ezt a vezetői réteget elsősorban a nagyobb ívű stratégia és a gyakorlati megvalósítás összehangolása, valamint az üzleti környezet játékszabályait is átíró új technológiák megjelenése, a változásokkal feltáruló új lehetőségek megragadása foglalkoztatja. A válaszadók többsége az ügyfélkapcsolatok fejlesztését (77 százalék) és a működés hatékonyságának növelését (75 százalék) nevezte meg kiemelten fontos területként, amelyhez több erőforrást rendelne a következő három-öt évben.
Mindebből kitűnik, hogy sok vállalat igyekezne jobban megismerni ügyfeleit, növelné agilitását és újítóerejét, hogy versenyképesebbé váljon. Sokkal biztosabban fogják elérni ezeket a célokat azon szervezetek, amelyek sikerrel alkalmazzák a projektmenedzsment kiforrott gyakorlatát.
NEMZETKÖZI PROJEKTMENEDZSMENT-KONFERENCIA BUDAPESTEN
Az Art of Projects konferenciával, a PMI Budapest, Magyar Tagozat rendezvényével a hazai projektmenedzsment-közösség egyébként is sokszínű szakmaiprogram-kínálata magasabb szintre lépett, és bekerült a nemzetközi vérkeringésbe, mivel az európai és világszintű konferenciák neves előadóival immár itthon is találkozhatnak a projektmenedzserek.
Pezsgő szakmai élet alakult ki hazánkban az elmúlt másfél évtizedben - jövőre lesz 15 éves a Magyar Tagozat - több projektmenedzsment-szervezet összejöveteleivel, díjakkal, versenyekkel. Az Art of Projects újítása, hogy enne az inkább az alapokat tárgyaló, saját projektek körül zajló eszmecserének a nemzetközi trendek és bevált gyakorlatok felmutatásával igyekszik további lendületet adni. Az elmúlt évek témái közül kiemelkedik többek között az agilis menedzsment, valamint a kommunikáció változása a virtualizálódó világban. A konferenciaprogram gazdagságát tükrözi, hogy a művészeti tevékenységek projektjellegét is bemutatta, rávilágítva a megcsodált alkotások mögött az átgondolt tervezés és megvalósítás folyamatára. A közönség így már megtudhatta, hogy egy Cézanne-kiállítás, egy zenei központ (BMC) létrehozása és műsorkínálatának kialakítása, vagy egy dunai természetvédelmi terület fotózása a szépségen túl milyen tanulságokkal szolgál. A kezdeményezés sikerét mutatja, hogy a konferencia résztvevőinek száma évről évre nő.
Az idei Art of Projects konferenciára a szervezők november 9-re várják a projektmenedzsment iránt érdeklődőket. A részletes program a www.pmi.hu oldalon található, itt csak annyit, hogy a résztvevők a projektek kapcsán beléphetnek a csodák világába - a helyszínen lesz Alice, egy csodás kastély és a projektek szelleme is -, valamint a Junior Príma-díjas Nylon Group előadásából megtudhatják, hogyan építette fel magát a csoport a művészdiploma kézhezvétele után.
