Ahogy az ügyfelek, cégtulajdonosok, vállalatok, kormányok elvárásai változnak, nagyobb hozzáértésre és magasabb szintű technikai tudásra van szükség a projektmenedzsmentben - olvashatjuk Moira Alexander, a CIO.com magazin munkatárásának cikkében. Egyre jobban fókuszba kerülnek a projektek sikeres végrehajtásához szükséges emberek, folyamatok és technológiák, és ma már nincs értelme annak, hogy a vállalatok korlátozott erőforrásokat használjanak a projektek megvalósításához, mint ahogy azt korábban tették. Az alábbiakban a projektmenedzsmentet átformáló legfontosabb irányzatokat ismertetjük.
Fókuszban a stratégia
A piaci körülmények változásai, az erős konkurencia, a belső és külső környezeti tényezők, valamint a költségvetési megszorítások egyre inkább érintik a vállalatokat. Az üzleti vezetésnek úgy kell átalakítania a projektmenedzsment-részleget vagy -csapatot, hogy az minden energiáját az üzleti célok elérésére összpontosítsa. Bár az iparági mutatók figyelembevétele hasznos a közvetlen tervezéshez, a vezetőknek az általános iparág-specifikus adatok mellett inkább az üzleti erősségekre és gyengeségekre kell fókuszálniuk annak érdekében, hogy meghatározzák a célkitűzések elérését leginkább szolgáló lehetőségeket.
Egyes részlegek céljai helyett a vállalat átfogó üzleti stratégiájának megvalósítására összpontosító vállalati projektmenedzsment-osztály létesítésével nagymértékben nő a célok elérésének valószínűsége. Szintén jobban szolgálja a vállalat érdekeit, ha a célorientált projektekhez az üzleti követelményekkel kapcsolatos legfontosabb erősségeik alapján választják ki a résztvevőket, nem pedig a hagyományos módon, vagyis hogy minden részleg legyen képviselve. A stratégiai szempontok kiemelésével optimalizálhatók az erőforrások, a költségek és az időráfordítás.
Az erősségek kihasználása
Bár a szervezeti és kulturális erősségekre nagymértékben hatással van a vállalatvezetés, főként az alkalmazottak szintjén megnyilvánuló viselkedések és magatartások alakítják ki a cégkultúrát, akár elismerik ezt a vállalatoknál, akár nem, vélekedik Alexander. Az üzleti vezetésnek meg kell találnia annak a pozitív és produktív módját, hogy felkutassa, támogassa és jutalmazza a munkavállalók különféle erősségeit, felépítve ezzel egy erős csapatokból álló környezetet.
Az okos vállalatirányítás nyitott ajtós vezetési módszere lehetővé teszi, hogy a menedzsmentben nem résztvevő alkalmazottak is hallathassák eltérő véleményüket, megfogalmazhassák ötleteiket és a munkát hatékonyabbá tevő elképzeléseiket. Ennek révén a konstruktív munkavállalók innovatív, előremutató hatást gyakorolhatnak a vállalat fejlődésére.
Ezzel összhangban meg kell változtatni a hierarchikus szervezeti felépítést oly módon, hogy a vállalkozói szemléletű emberek a szolgálati út megkerülésével megoszthassák ötleteiket a döntéshozókkal. Érdemes olyan munkakörnyezetet megvalósítani, amelyben a bármely alkalmazottól származó jó ötletek gyorsan eljutnak az illetékesekhez, nem pedig jóval később, a riválisok új termékeinek megjelenésekor.
Elszámoltathatóság és társadalmi felelősség
Ha megkérdezik a cégtulajdonosokat, mi a legfontosabb a számukra, egyszerűen csak a profitot fogják megemlíteni. Ennek hallatán jogosan merül fel a kérdés, elegendő-e csupán a vállalkozás eredményére fókuszálni? Milyen szerepe van a társadalmi felelősségvállalásnak és az elszámoltathatóságnak egy projekt megvalósításakor vagy az üzleti tevékenységek folytatása közben? Mivel a környezetük, ügyfeleik, részvényeseik, a hatóságok folyamatosan figyelemmel kísérik a cégek működését - különösen igaz ez a nagyvállalatokra -, immár nem bújhatnak álarc mögé, nem üzemelhetnek rejtőzködve, a társadalmi és környezeti hatások figyelembe vétele nélkül.
Az emberek és a cégek manapság olyan vállalatokkal szeretnek üzleti kapcsolatba kerülni, amelyek átláthatóan és etikusan működnek, elszámoltathatók, társadalmi felelősséget vállalnak. Ugyanezek az elvek érvényesítendők a projektek esetében is. Úgy kell megvalósítani őket, hogy megfeleljenek a jogi, adózási, környezetvédelmi, megfelelőségi és társadalmi felelősségvállalási követelményeknek. Biztosítani kell az átláthatóságot és elszámoltathatóságot a cégtulajdonosok, az alkalmazottak, az ügyfelek és a nagyközönség védelmében. Végső soron ezek a tényezők közvetlenül vagy közvetetten befolyásolják a nyereség alakulását.
Hangsúly a szoftkészségeken
A projektmenedzsment-szakértelmen és a technikai képzettségen túl kiemelt fontosságú a jó szoft- és kommunikációs készségek megléte a projektek sikeres végrehajtásához, mivel a projektmenedzsment nagy részét teszi ki a részvevő munkatársak közötti interakció. Egyre hasznosabbá válnak az olyan képességek, mint a konfliktuskezelés, a különböző nézeteket vallók együttműködésének biztosítása, a diplomáciai érzék és a titoktartás, ahogy egyre nő a határokon átívelő globális projektek száma, amelyek nyelvi és kulturális határokat lépnek át.
Mi több, a projektmenedzsereknek pozitív és konstruktív módon kell megoldást találniuk a felmerülő problémákra, sajnos azonban kevesen rendelkeznek az ehhez szükséges szoftkészségekkel, amelyeket egyre inkább megkövetelnek alkalmazottaiktól a vállalatok. Sokszor egy jó szó vagy megfelelő testbeszéd elegendő a nézeteltérések elsimításához. De az ellenkezője is igaz, a helytelen nonverbális viselkedés komoly viszálykodáshoz vezethet. A projektmenedzserek hatékony munkavégzéséhez szükséges legértékesebb szoftkészségek között megtalálható továbbá az agilitás, az alkalmazkodóképesség, az erőfeszítések gyors átfókuszálásának képessége, valamint a józan ítélőképesség.
Távoli projektmenedzsment
Minthogy a munkavállalók egyre mobilabbak és egyre többen dolgoznak otthonukban, mind nagyobb igény mutatkozik a távolról történő projektmenedzselés és az ezt lehetővé tévő eszközök iránt. A távoli projektmenedzsment nem minden vállalat számára jelent hatékony megoldást. Alkalmazásakor a céges adatok megfelelő védelme érdekében nagy hangsúlyt kell fektetni a biztonsági előírások és eljárások kidolgozására és szigorú betartatására, különösen abban az esetben, ha a projektben részt vevő munkavállalók és üzleti partnerek saját mobileszközeiket használják a kapcsolattartásra.
A távolról történő projektmenedzsment során esetlegesen fellépő problémák között megtalálható a termelékenység visszaesése, a távolságból vagy az időzónák eltéréséből adódó nehézségek, a kommunikációs korlátok, valamint a technológiai, információátviteli és adatelérési problémák. Ezek kiküszöböléséhez a valós élethez és az adott körülményekhez jól alkalmazkodó szabályok és gyakorlatok bevezetése szükséges. Ahogy a munkavállalók egyre mobilabbá válnak, a csapattagoknak gyakrabban kell kapcsolatba lépniük egymással, így megnő az igény a hatékony kommunikációt, adatmegosztást és együttműködést lehetővé tévő üzletiintelligencia- és projektmenedzsment-megoldások, valamint mobilappok iránt.
A projektmenedzserek legfontosabb képességei
Egy felmérés szerint az elmúlt években a vállalatok 83 százalékának ütközött kisebb vagy komolyabb nehézségekbe képzett projektmenedzsereket találniuk a munkaerőpiacon. Ennek káros következményeként csökkent a projektmenedzsment-tevékenység színvonala (31 százalék), megakadt az innováció (29 százalék), a stratégiai fontosságú kezdeményezések pedig elmaradtak vagy halasztást szenvedtek (27 százalék).
A munkaadók az alábbi képességeket és szakértelmeket tartják a legfontosabbnak a projektmenedzserek esetében:
- Technikai projektmenedzsment-szakértelem;
- Vezetői képességek;
- Stratégiai és üzletmenedzsment gondolkodásmód;
- Változáskezelési és szervezetfejlesztési szakértelem;
- Kiváló kommunikációs készség;
- Csapatépítési és konfliktuskezelési képesség;
- Alkalmazkodóképesség és kitartás;
- Kiemelkedő facilitálási képesség.
