Ha a vállalat környezetbarát, valójában csökkentheti költségeit és növelheti bevételeit. A jövőben csak azok a vállalatok jutnak versenyelőnyhöz, amelyek a fenntarthatóságot tűzik ki célként. Ez persze azt is jelenti, hogy újra kell gondolni az üzleti modelleket, valamint a termékeket, technológiákat és folyamatokat is.
Hogyan valósítható meg?
Fenntartható vállalatként a cégek olyan termékeket és szolgáltatásokat kínálnak, amelyek hozzájárulnak a fenntartható fejlődéshez. Horovitz Krisztián, a Magyar Telekom üzleti szolgáltatások ágazatának marketingigazgató-helyettese szerint felelős vállalatnak lenni elsősorban azt jelenti, hogy minden egyes területen figyelünk tevékenységünk társadalmi és környezeti hatásaira, miközben kihozzuk magunkból a maximumot.
Egy egészen kicsi kkv talán még egész könnyen elboldogul a hagyományos iratkezeléssel, elég, ha a könyvelő tudja, mit mennyi ideig kell őrizgetni, iktatja és archiválja a megfelelő dokumentumokat. Egy nagyobb ügyfélkörrel rendelkező cégnél a vevők, beszállítók számának növekedésével együtt az iratok is felhalmozódnak. Ebben az esetben jön a képbe a papírmentes iroda. Önmagában az elektronizálás nem jelent dokumentumkezelést, de - mivel olyan időszakot élünk, ahol a vállalkozások felé bizonyos esetekben már elvárás is a különböző adatok elektronikus kezelése, és ahol egyre több iratot, dokumentumot lehet és kell elektronikus formában beadni (adóbevallás, közjegyző) - a cégek versenyben maradásához vezető út egyértelműen a papírmentes iroda. Az a cég, amelyik képes arra, hogy közvetlen elektronikus kapcsolatot létesítsen saját rendszere és a közigazgatás megfelelő szervei között, egyértelműen versenyképesebb lesz, hiszen gyorsabban, olcsóbban képes ügyeit intézni.
Más eszközökkel, költséghatékonyan
A papír elhagyása egy cég életében nem csak direkt költségcsökkenéssel jár. Gondoljunk például arra, hogy abban a felszabaduló időben, amit eddig a kollégák különböző papírok keresésével töltöttek az irattárakban, most érdemi munkát tudnak végezni, hiszen a dokumentumkezelő rendszer használatával „papírjaink" strukturált, kereshető módon állnak rendelkezésre. Nem feltétlenül a direkt költségcsökkenés vagy a fenntartható fejlődés a környezetvédelmi szempontok figyelembevétele, de a papír elhagyása az irodákban hosszú távon ezeket is szolgálja. Az SAP magyar részlegénél például működik a papírmentes beszerzés, ennek segítségével évi 100 kg papírt lehet megtakarítani - mondta el a Computerworldnek az SAP képviselője, Fodor Bernadett.
Egyértelműen az informatikai megoldások azok, amelyek előbb-utóbb teljesen átveszik majd a papír helyét. Hardverek és szoftverek sokasága, a scannertől kezdve a laptopokon, az iPadeken és az okostelefonokon keresztül egészen a dokumentumkezelő rendszerekig. A scannerrel elektronizáljuk mindazt, ami papíralapú, a laptopunkon, az iPadünkön és a telefonjainkkal elektronikus dokumentumokat állítunk elő, és ezeknek az eszközöknek a segítségével jóváhagyunk olyan igényeket, amelyek különböző típusú dokumentumokon alapulnak. A leglényegesebb azonban, hogy legyen egy átfogó dokumentumkezelő rendszerünk, különben a sok-sok elektronikus dokumentumunk egyetlen nagy virtuális káoszban materializálódik.
A legfontosabb tehát, hogy kiváltsuk a papíralapú üzenetek, szórólapok, postai reklámanyagok, prospektusok használatát, és mentesítsük a felhasználókat a felesleges beruházásoktól és anyaghasználattól - vélekedett a Magyar Telekom üzleti szolgáltatások ágazatának marketingigazgató-helyettese.
Tehát például ne nyomtassuk ki a faxokat, használjunk számlázó rendszereket és éljünk a digitális aláírás lehetőségével - tette hozzá a telekommunikációs szakember.
Fodor Bernadett, az SAP Hungary Kft. portfóliómenedzsere szemléletes példával mutatta be, hogyan működik mindez a gyakorlatban. Vezetőként gyakran van üzleti úton, amelynek költségeit el kell számolnia. Hogy hogyan? Mindössze annyi a teendője, hogy a számláit - amelyek papíralapúak - bescanneli, és az így létrejövő elektronikus dokumentumokat becsatolja utazása azonosítójához. Ezt követően jóváhagyásra küldi a költségeket. Ezeket felettese Prágában úgy hagyja jóvá, hogy megnézi a becsatolt a számlákat. Az ő jóváhagyását követően a pénzügyes kollégák a csatolt számlaképek alapján kiszámítják a költségeit, és néhány nap elteltével banki átutalással megérkezik számlájára az összeg. A folyamat során egyetlenegyszer sem nyomta meg egyik szereplő sem a print gombot, nem keletkezett fizikailag dokumentum. Pontosan ugyanennyi papír szükséges egy beérkező szállítói számla kiegyenlítéséhez.
A lehetőségek száma végtelen
A dokumentumkezelő rendszereknek az iktatáson kívül számos funkciójuk van: lehetővé teszik a dokumentumok nyilvántartásba vételét, sablonok, template-ek felkínálásával segítségünkre vannak az előállításban, megoldást kínálnak a dokumentumok tárolására és archiválására, a standard keresőfunkciók pedig lehetővé teszik bármilyen dokumentum visszakeresését, ami már nem az irattári keresgélést fogja jelenteni. Ez utóbbi egyébként - például az ügyfélszolgálatok esetében - nagymértékben megkönnyíti a határidők betartását. A biztonságérzetünket pedig a különböző bonyolult jogosultsági rendszerek és naplózások támogatják.
A dokumentumkezelésen kívül számos olyan szolgáltatás is létezik, amely kifejezetten a környezetbarát működésre helyezi a hangsúlyt. Többek között elefonos, illetve képernyő-megosztásos konferenciabeszélgetésre specializált szoftverek, amelyek használatával jelentősen csökkenthető a szén-dioxid-kibocsátás; olyan központi archiváló rendszerek alkalmazása, amelyek kevesebb áramot fogyasztanak, mivel lényegesen kevesebb IT-erőforrást igényelnek működésükhöz, mintha minden szerver a cége saját telephelyén működne; vagy olyan virtualizált megoldások, amelyek segítségével például a szervertermekben található gépeket a rendszergazda mobiltelefonról és az otthoni számítógépéről egyaránt karban tudja tartani, mentesítve környezetét az utazással járó szén-dioxid-kibocsátástól.
Nyomtatni vagy nem?
A környezetkímélő megoldások tárát gazdagítja a nyomtatás elhagyása is. Hitter Lénárd, az IDC Hungary elemzője egy dokumentummenedzsment-szolgáltatással kapcsolatos, néhány hónappal ezelőtt elindult tanulmány kapcsán foglalta össze, milyen összefüggés van a nyomtatások gyakorisága és a papírmentesség között, de azt is megosztotta velünk, mi a helyzet ma Magyarországon ezen a téren.
A nyomtatás volumene alapvetően egy nagyon alacsony, de növekvő pályán van. Ez a volumen az utóbbi 5-6 évben Magyarországon átlagosan 7-8 százalékkal nőtt, ennek ellenére - rövid és hosszú távon egyaránt - a vállalatok célja a nyomtatás csökkentése. Érdekes módon hazánkban főleg a kis- és közepes vállalkozásoknál valósul meg a nyomtatás volumenének csökkentése, illetve - ritkább esetben - a papírmentes iroda. Természetesen a nagy cégek is próbálnak takarékoskodni a nyomtatott mennyiségek terén, de nem sok sikerrel. Ameddig a cégek számláikat papíron is szeretnék látni, addig a tendencia nem fog változni.
Azok a vállalatok, amelyek nemcsak nyomtatókat gyártanak, hanem nyomtatással és dokumentummenedzseléssel kapcsolatos szolgáltatásokat is kínálnak, folyamatosan hangoztatják, hogy dokumentummenedzseléssel átlagosan 15-30% közötti költségmegtakarítást lehet elérni, és ezzel csökkenteni lehet a nyomtatás mennyiségét - mondta el a szakember.
Az ebben az iparágban tevékenykedő vállalatok a nyomtatás mennyiségének csökkentése érdekében az úgynevezett e-Print vagy e-Click szolgáltatások bevezetését is fontosnak tartják. Amíg néhány éve a kinyomtatott (hard copy) és az elektronikus úton generált (e-Print, e-Click) oldalak aránya 80:20 százalék volt, ma már ez az arány eléri a 40:60 százalékot. A trend tehát mindinkább a papírmentes iroda felé halad, annak ellenére, hogy a teljes volumen lassan de biztosan nő.
Nemzetközi helyzet
A hazai cégek többsége - tisztelet a kivételnek - nagyon le van maradva a nemzetközi élmezőnytől. Talán azért is lehet ez, mert a dokumentumkezelő rendszerek bevezetésével kapcsolatban alapvetően más a külföldi szemlélet. Az SAP tapasztalatai alapján a cégek többsége nem hosszú távon kívánja megoldani dokumentumkezeléssel kapcsolatos problémáit, és éppen ezért nem gondolkodik komplex rendszerekben. Ennek eredményeképpen szigetszerű megoldások jönnek létre, amelyek persze nem tudják olyan mértékben megkönnyíteni a munkát, mint amennyire ez egy robusztus és egységes rendszertől elvárható.
