Outlookunk képe – az ablakok és a különféle mezők elhelyezkedése – nagy mértékben testre szabható, erre cikkünk előző részében mutattunk be példákat. Most következzenek azok a látványelemek, amelyek már tartalmuk alapján tudják elkülöníteni különféle leveleinket!

Sorrend, szűrés, formázás

Azt, hogy leveleink milyen sorrendben jelenjenek meg, rendszerint az oszlopfejlécekre kattintgatva szoktuk beállítani, pedig az Outlook ezen a téren kifinomultabb lehetőségeket is kínál. Érdemes bekukkantani a Rendezés gomb megnyomásával megnyíló panelre, amelyből kiderül, hogy akár olyan mezők alapján is kérhetünk rendezést, amelyeket egyáltalán nem jelenítünk meg (ez például az oszlopfejlécre kattintásos módszerrel nehéz volna). Ne riasszon el senkit, hogy a harmadik és negyedik rendezési szint nem elérhető: ehhez ugyanis először a másodikat kell definiálni, akkor válik az alatta levő szint aktívvá.

 

A Szűrő gombbal tovább bonyolítható a helyzet: itt tulajdonképpen olyan feltételeket definiálhatunk, amelyeknek meg kell felelnie egy levélnek ahhoz, hogy megjelenjen a listán. Kezdők kerüljék el messzire! A legegyszerűbb módja ugyanis az Outlook teljesen használhatatlanná tételének az, ha itt beállítunk valamit, aztán megfeledkezünk róla, később pedig csodálkozunk, hogy már egy hete senkitől nem kapunk e-mailt. Ezért is nagyon hasznos az alul látható Az összes törlése gomb, amellyel gyorsan megszabadulhatunk a beállításoktól.

 

Érdemes megnézni, hogy a panel egyes füleihez tartozó oldalakon egyre összetettebb és komolyabb lehetőségeink vannak a feltételek megadásához. Miután összeállítottunk egy jó bonyolult szűrési feltételsort, a program ebből egy SQL-lekérdezést készít – ez tekinthető meg az utolsó fülön (illetve akár módosítható is, már ha valakinek ebből van doktorija). Nagyobb mennyiségű levél átválogatásánál – például egy adott év levelezési archívumának elkészítésekor – nélkülözhetetlen segítséget nyújthat, a mindennapi munka során azonban „testvére”, az Automatikus formázás jöhet jól.

 

Az Automatikus formázás szintén egy kevésbé ismert, de nagyon hasznos lehetőség, amelyet végre akár mindennapi levelezésünk során is remekül kiaknázhatunk: segítségével ugyanis valamilyen általunk megadott formázással jelölhetjük meg a feltételeknek megfelelő leveleket. Hogy érthetőbb legyen: például a frissen beérkezett levelek félkövér betűvel való kiemelésére éppen ezt a módszert használja az Outlook. A feltételek megadásánál a Szűrő gomb kapcsán megismert panel és annak fülei állnak rendelkezésünkre, a formázás pedig jobbára kimerül a szokásos betűformázásban (típus, stílus, méret, szín). Praktikusan megtehetjük, hogy bizonyos személyektől vagy bizonyos tárgyban érkező leveleket más-más színnel jelölünk, ily módon kiemelve őket a naponta beeső több száz e-mail alkotta sokaságból.

 

Tömör egyéniség

Az Egyéni beállítások gombra kattintva végre veszélytelen területre tévedünk – eltekintve attól a lehetőségtől, hogy ha valamilyen egzotikus betűtípust állítunk be a panel tetején levő listákban, nem fogjuk tudni használni a programot.

 

Ami itt érdekesebb, az az úgynevezett tömör és az egysoros elrendezés közti különbség alul, az Egyéb beállítások részben. A „tömör” kifejezés meglehetősen félrevezető, ebben az elrendezésben ugyanis az Outlook szép, tágas, nagy helyen, jól olvashatóan, több sorra bontva jeleníti meg leveleink adatait – ez minden, csak nem tömör. A Tömör elrendezés használata, ha... sor után látható szám a teljes lista ablakrész szélességére utal, azaz ha ennek teljes méretét 80 karakter alá csökkentjük, akkor az Outlook alapértelmezés szerint előveszi a tömör elrendezést. Ettől a lehetőségtől a pipa törlésével tudunk megszabadulni, ezt követően pedig eldönthetjük, hogy éppen létrehozandó nézetünkben mindig egysoros vagy mindig tömör formátumban akarjuk-e látni a világot. Jó tudni, hogy az is beállítható, hány sorba törheti az Outlook a levéladatokat tömör formátumban; persze nem itt, hanem a Mezők gombra előbukkanó panel tetején.

 

Praktikus tanácsok

Most, hogy már van rálátásunk egy nézet elkészítésére, érdemes végiggondolni, hogy milyen nézetekre lesz szükségünk, hiszen akár többet is létrehozhatunk. Miért is ne? Nyilván attól függ, hogy milyen jellegű e-mailekkel lesz dolgunk, és milyen módon csoportosítjuk azokat. A fontosabb üzleti levelezésnél érdemes lehet megtartani több mezőt, esetleg a tömör nézetet használni, hogy a listából is rögtön látsszon, ki a feladója, és mi a tárgya a levélnek. Egy hetente érkező hírlevél esetén, ahol a feladó jellemzően ugyanaz, és amit valószínűleg amúgy is külön mappában gyűjtünk, felesleges akár a feladó mezőt is megtartani, elég csak a tárgy, a beérkezés ideje és az egysoros nézet. Ha gyakran kapunk bizonyos személyektől nagyméretű csatolmányokat levélben, érdemes lehet a tőlük érkező e-maileket automatikus formázással színben is elkülöníteni, valamint megtartani a méret mezőt.

 

Mivel a létrehozott nézeteket alkalmaznunk kell az egyes mappákon, és ezt kicsit kényelmetlen folyton menükben mászkálva végezni, érdemes lehet a nézetválasztó lehetőséget kiemelni az Outlook eszköztárára. A módszer a következő: kattintsunk az eszköztár melletti üres területen, és válasszuk ki a Testreszabás menüpontot. Lépjünk a Parancsok feliratú fülre, a bal oldali listáról válasszuk ki a Nézet sort, a jobb oldaliban pedig keressük meg a Jelenlegi nézet sort a végén kis fekete háromszöggel. Ezt az egérrel húzzuk ki az eszköztárra, és zárjuk be a panelt. Az így létrehozott legördülő listából egyetlen kattintással és sokkal kevesebb egérmozgatással választhatjuk ki a kívánt nézetet, mint ha ugyanezt a menüben tennénk.

 

Végül még egy tipp zárásként: az Outlook 2007 külön Levélszemét mappába gyűjti a kéretlen leveleket. Ebben a mappában állva célszerű teljesen kikapcsolni az olvasóablakot (Nézet → Olvasóablak → Nem látszik), így kizárjuk annak a lehetőségét, hogy akaratlanul valamelyik levélre kattintva olvasottá tegyük azt, vagy letöltsük az abban megbújó aktív tartalmat.

 

További tippek:

Outlook tippek 1.: nézőpont kérdése

Outlook tippek 3.: szabályos levelezés