A program sokkal többet nyújt a hasonló funkcionalitású alkalmazásoknál, mivel a gépelt szövegen túl a legkülönfélébb információk - képek, rajzok, hangfájlok, belső és internetes hivatkozások, felsorolások jelölőnégyzetekkel vagy akár kézzel írt szövegek - is elhelyezhetők a lapokon. Egy a programban írt feljegyzés annyiban más például egy Word dokumentumnál, hogy minden elem teljesen szabadon, formai megkötések nélkül helyezhető el a lapokon. Az elkészült OneNote jegyzetfüzetek természetesen menthetők, módosíthatók, a lapok áthelyezhetők, a tartalmukban pedig végezhetünk kereséseket is. Egy jegyzeten egyszerre, egyidőben ráadásul több személy is dolgozhat, a tartalmakat pedig utólagosan szinkronizálhatják.
A OneNote ezen felül együttműködik a többi Microsoft programmal. Az Internet Explorer és az Outlook programokból egyetlen kattintással helyezhetünk át információkat a OneNote-ba. A fejlesztők szerencsére gondoltak arra is, hogy jegyzeteinket magunkkal tudjuk vinni bárhová, szinkronizálva az adatokat gépeink és okostelefonjaink között, így bárhol megtekinthetjük vagy módosíthatjuk feltöltött jegyzeteinket.
A háttérmunkás: SkyDrive
A SkyDrive egy felhőalapú tárhelyszolgáltatás, amelyben a tárolt információ eléréséhez internetkapcsolat és egy megfelelő hozzáférést nyújtó program szükséges. A kommunikáció kétirányú: a mobileszközzel vagy más, PC-vel létrehozott, illetve módosított jegyzeteket is elérhetjük számítógépünkön, illetve a gépünkön létrehozott feljegyzéseket láthatjuk a többi eszközünkön. A szinkronizáció a Microsoft Account – régebbi nevén Live ID, illetve MSN – azonosítónkon keresztül történik, azaz e képességet csak akkor vehetjük igénybe, ha a különböző klienseken (PC, okostelefon, tábla) bejelentkezünk.
A program első indításakor már figyelmeztet erre a lehetőségre, amit pár kattintással beállíthatunk. Ha ezt anno nem tettük meg, akkor a [Fájl] gombra kattintva lépjünk be a beállításokba, majd a [Megosztás] fülön található [Jegyzetfüzet megosztása] gombbal három lépésben végrehajthatjuk az elkészített jegyzet megosztását. Ugyanott a [Megnyitás] elemmel a felhőben lévő dokumentumokat is lekérhetjük. A jegyzet fülre jobb klikkel kattintva pedig a füzet azonnali szinkronizálását is kérhetjük. Ez a manuális mód, ha azonban az első indításkor beállítjuk a Live ID-t, akkor a megosztás sokkal kényelmesebb lesz.
Jegyzetelés a PC-n túl
A PC-s megosztás mellett a SkyDrive tárhelyünkre bejelentkezve a OneNote Web App szolgáltatásban is készíthetünk jegyzetet a böngésző segítségével, illetve a mobilklienseket is bevethetjük erre a célra. Windows Phone esetén az [Office HUB] alatt találjuk a OneNote kliensét, amely a megadott Live azonosítóval folyamatosan szinkronizálja a tartalmakat.
A számítógép és a mobileszköz közötti kommunikáció ez esetben is kétirányú: a telefon segítségével előhívott OneNote jegyzeteket útközben, a PC bekapcsolása vagy elérése nélkül megnézhetjük, módosíthatjuk, formázhatjuk, a módosított tartalmakat pedig frissíthetjük is.
Ezen felül a OneNote programmal készített és feltöltött jegyzeteinket Apple telefonunk iOS operációs rendszeréből is elérhetjük. Az iTunes App Store-ból letöltött applikáció lehetővé teszi az alapvető funkciók elérését. Az alkalmazás 500 jegyzetig ingyenes, ezt meghaladó használat esetén azonban meg kell vásárolni. A Windows Phone-os változat ellenben teljesen ingyenes.
