Ha nagyon leegyszerűsítjük a tényeket, akkor a jelenleg még béta állapotú Office 365 nem más, mint a nehezen kimondható és megjegyezhető Business Productivity Online Suite (BPOS) első jelentős frissítése. Újdonság a webes szolgáltatáscsomag neve, amelyet az év 365 napja után kereszteltek el. Emellett frissült minden benne található megoldás, így az Exchange online mögött már a levél- és üzenetkezelő 2010-es verziója áll, hasonlóan a SharePoint online szolgáltatásához, míg a Live Meeting és az Office Communications Online a friss Live Sync-ben egyesült.
A megoldással így a kis- és középvállalatok is hozzáférhetnek a Microsoft legújabb nagyvállalati szoftvereihez, úgy hogy azok telepítéséhez nem szükséges semmiféle felkészülés és beruházás, mindössze regisztrálni kell, majd havonta fizetni az előfizetési díjat.
Itt van egy újdonság, amit igazából nem neveznénk túl lényegesnek: mármint az, hogy immár akár éves ciklusban is lehet rendezni a számlát. Az adminisztrációval kapcsolatban vannak ennél fontosabb új elemek is. Egyrészt Nagy Levente, a Microsoft Magyarország Office üzletág vezetőjének az elmondása szerint az Office 365 programozói továbbfejlesztették a BPOS azonosítási rendszerét, így az már külön ID-t használ, s így például már nem kötődik a Live-os fiókokhoz. Ezen azonosítás egyébként képes együttműködni a cégeknél meglévő telepített (on-premise) kiszolgálókkal, így megfelelő infrastruktúrákban külön azonosítás nélkül is biztosítható a szolgáltatások biztonságos elérése.
Kiszervezhető feladatok
Emellett javítottak a jogosultságokon is. A BPOS e téren csupán két identitást ismert: felhasználót és rendszergazdát. Az Office 365 viszont mindezt kiegészíti a helpdesk rendszergazdával és a partnerekhez delegálható felhasználóval. Előbbi akkor jöhet jól, ha egy cég alkalmazottjához akarjuk delegálni a mindennapos felhasználó-kezelési feladatokat, míg utóbbi a feladatok kiszervezésének kedvez.
Az Office 365 adminisztrátori felülete
Ezen jogosultság segítségével ugyanis a cégek partnercégeknek adhatják át bizonyos feladataikat, így racionalizálva munkafolyamataikat, illetve egy szakértőkre bízva a felhőszolgáltatás üzemeltetését. Utóbbi a kis cégeknek kedvez, akik az Office 365 felületén egy kattintással kiszervezhetik e feladataikat, így a beállításokkal nem nekik kell a továbbiakban foglalkozniuk. Nagy Levente elmondása alapján érdemes is élni ezen lehetőséggel, mivel a partnercégek jutalékos rendszerben dolgoznak, ami miatt a végfelhasználók oldalán ez nem jelenik meg plusz költségként.
P és E csomagok
A licencelés kapcsán egyébként szintén találunk újdonságokat, mivel immár két külön termékcsaládként lehet az Office 365-re előfizetni 2+1 módon. Egyrészt létezik egy mikrovállalkozásoknak (akár 1 főtől is) és maximum 25 munkaállomással rendelkező kisvállalatoknak célzott 5,25 eurótól – jelenlegi árfolyammal számolva körülbelül 1400 forinttól - már elérhető P (Professional) csomag, amely magában foglalja az e-mail és naptárszolgáltatás (Exchange 2010), az Office Web Apps böngészőben futtatható alkalmazásait, a csoportmunka megoldást (SharePoint 2010), az online csevegő és értekezlet funkciókat (Lync 2010), valamint az online terméktámogatást.
Ellenőrizhető szolgáltatások
A nagyobb vállalatoknak összeállított 9 eurótól elérhető E termékcsalád mindezt olyan funkciókkal egészíti ki, mint a speciális archiválási megoldások, korlátlan e-mail tárhely és tárolt hangposta, illetve InfoPath űrlapok és Visio diagramok készítése. Ehhez jön még párban a külön igényelhető K előfizetés, amely egy butított fióknak felel meg, és amely a csökkentett árával főként azon dolgozóknak lehet megfelelő, akik inkább fogyasztják a tartalmat, mint generálják.
Fontos, hogy a havi 22,75 dolláros (körülbelül 6 ezer forint) E3 előfizetés egyébként már magában foglalja a legfrissebb Office vastag klienst is, jelen esetben az Office 2010 Office Professional Plus-t. Csak összehasonlításképpen az előzetes információk alapján a havidíjas Photoshop is körülbelül ennyibe kerül, amely árért az Office 365 a kliens mellett a fentebb felsorolt szolgáltatásokat is biztosítja. A programcsomag ereje egyébként ezen tételben van, hiszen ez az első eset, hogy a cégek havidíjért cserébe is igénybe vehetik az Office irodai programcsomagot. A kliensek egyébként a speciális konstrukció révén nem számítógéphez, hanem felhasználóhoz kötődnek és maximum 5 kliensre telepíthetők. Így havi 6 ezer forintért a cégek könnyedén frissíthetik irodai szoftvereiket, amely bizonyára sok vállalat vezetőjének lényegi elem lehet.
Bizonyos esetekben szükséges is ezt meglépni, mivel az Office 365 kliens oldalon csak az n-1 verziókkal működik együtt, azaz csak az Office 2007-es és 2010-es kiadásával, míg a 2003-as verzióval nem. Ezen esetben tehát amennyiben szükséges a jelenlegi BPOS ügyfeleknek is frissíteniük kell a klienseiket, amely áttérés kapcsán az E3 csomag jó megoldás lehet. Ha nem, akkor bizony marad a hagyományos út, amely miatt a BPOS felhasználóknak az Office 365 megjelenése után (még az idén érkezik) 18 hónapjuk lesz a frissítésre. A csúsztatott upgrade egyébként más szempontból is jogos lehet, így például a cégeknek elegendő idejük lesz arra, hogy felkészítsék alkalmazottjaikat a friss SharePoint, Exchange és Lync használatára.
Megoldás már van – igény még kell
Új bevezetőknél ez fokozottan érvényes, mivel így a kis cégek olyan eszközökhöz juthatnak, amelyekkel korábban nem volt dolguk. „Eddig is meséltük ügyfeleiknek, hogy mi mindent lehet megtenni a szoftvereinkkel, de sajnos majd' mindig hozzá kellett tennünk, hogy azok bevezetéséhez egy bizonyos cégméret kell, azt meg kell valósítani, beruházást igényel és így tovább. Most pedig azt tudom mondani, hogy ha tetszik, akkor holnap kezdünk” - mondta Nagy Levente, aki szerint az Office 365 ereje abban van, hogy segítségével a magyar mikrovállalkozások is szert tehetnek olyan munkakörnyezetre, amelyekkel a Microsoft alkalmazottjai is dolgoznak. Persze nem kapnak meg mindent, de az online szolgáltatások képességekben nem sokban térnek el az on-premise szoftverektől, így sok mindenről nem kell lemondaniuk.
A SharePoint online
A fenti okok miatt egy picit nehezen érthető az, hogy a BPOS-ra Magyarországon csupán „több tucatnyian” fizettek elő, azaz látszólag a vállalkozások nem figyeltek fel a megoldásra. Azt azért halkan meg kell jegyezünk, hogy az előfizetői között több hazai nagyvállalat is megtalálható, így sikertelennek nem nevezhetjük a szolgáltatáscsomagot. A gond az, hogy a hazai cégek részéről nincs igény arra, hogy fejlesszék az informatikai rendszerüket, megelégszenek a jelenlegi megoldásokkal: az Excel-alapú üzleti intelligenciával, a telefon és e-mail útján folytatott egységes kommunikációval és a kockás füzetes csoportmunkával.
Sok cégvezető nem is gondol arra, hogy miként tudná hatékonyabbá tenni a munkáját, fejlesztve munkamenetét. Így az Office 365-nek és a hasonló szolgáltatások sikeréhez igazából elengedhetetlen, hogy igény legyen rájuk, hogy a cégek javítani akarják a munkakörülményeiket. Igazából e téren Nagy Levente elmondása alapján nincs nagy különbség a kansasi és a hazai vállalkozók gondolkodása között, azaz nem vagyunk lemaradva a világ élvonalától. A technológia olyan gyorsan fejlődik, hogy az emberek gondolkodásmódja nem tud lépést tartani vele.
Kapcsolódó fórum témák:
