A projekt és projektmenedzsment szavak használata egyre elterjedtebb a mindennapi üzleti életben. Minden cég projektekkel foglalkozik, a kollégák projekteken dolgoznak, és ezeknek a dolgoknak, fogalmaknak kihatása van a vállalkozás központi informatikai üzleti rendszerére, az ERP-re is. De hogyan? Létezik-e jó projektszemléletű ERP-rendszer, milyen feltételeknek kell teljesülni ahhoz, hogy az ERP továbbra is megtartsa azon funkcióit, amire rendeltetett, de ellásson projektmenedzsment-feladatokat is? Ilyen és ehhez hasonló kérdésekre keresem a választ a mai cikkemben, a nevem Giller Tamás, és a www.erpblog.org ERP, CRM és informatikai projektmenedzsmenttel foglalkozó blog szerkesztője vagyok.
Először is tisztázzuk: mi a projekt és mi a projektmenedzsment? A projekt valamilyen időszakos tevékenység, törekvés arra, hogy egy (egyedi) terméket, szolgáltatást vagy valamilyen eredményt, hatást hozzunk létre – valahogy így hangzik a hivatalos definíció. Az időszakos vagy átmeneti tevékenység azt jelenti, hogy van eleje és vége a projektnek, ez nagyon fontos. A projekt végét akkor érjük el, amikor a projekt célja (a termék, szolgáltatás, eredmény) megvalósult, vagy a projektet törölték (lezárták a cél elérése nélkül), vagy megszűnt maga az igény, hogy elérjük a célt.
Az időszakos vagy átmeneti tevékenység nem feltétlenül jelenti azt, hogy rövid ideig tart. Illetve azt sem, hogy a projekt eredménye valamilyen időszakos érvényű dolgot jelent. Tehát a projekt szinte bármi lehet, aminek van eleje és vége, és van valamilyen eredménye, célja. A mindennapi életben, magánéletben rengeteg projekttel találkozhatunk. Az is egy projekt, hogy reggelente a család minden tagja eljusson a munkahelyre, iskolába, óvodába. A projekt reggel 6-kor indul és 8:30-ig tart, az eredménye pedig az, hogy mindenki eljutott időben a megfelelő helyre. A projekt teljesítéséhez különböző eszközöket (tömegközlekedés, gépjármű, kerékpár, stb.) veszünk igénybe, különböző tevékenységeket végzünk, akár több személy összehangolt munkájára van szükség ahhoz, hogy a projekt sikeres legyen.
Nincs ez másként az üzleti életben sem. Az üzleti életben persze a projekteknek sokkal inkább anyagi célja van: eladható terméket gyártani, olyan szolgáltatást nyújtani, amit a vásárlók megfizetnek, stb. Ahhoz, hogy a projekt megfelelő időben induljon, a megfelelő időben érjen véget és a célja is megvalósuljon, ahhoz foglalkozni kell a projekttel, menedzselni kell azt, nyomon kell követni az életet, be kell avatkozni bizonyos pontokon, ahol elakadt a projekt, ezt nevezzük projektmenedzsmentnek. Nagyon sokféle módszertan létezik arra, hogy hogyan kell jól kezelni a projekteket – attól függően, hogy mivel foglalkozik az adott vállalkozás (ITIL, PMI, IPMA, PRINCE, LEAN, SIXSIGMA, stb.).
A projektmenedzsment összefoglalóan egy szervezési, irányítási, összehangolási, koordinátori munkafolyamat. Általában több különböző terület működését, irányítását jelenti. A cél, hogy a különböző részlegek tevékenységét valamilyen eredmény elérése érdekében hatékonnyá tegye. A projektmenedzsment mindig egy időszaki tevékenység. A projektmenedzsment célja a projekt menedzselése, egy előre meghatározott feladat elvégzése.
Ezen alapinformációk birtokában most térjünk át arra, hogy milyen kihatásai vannak a projektmenedzsmentnek egy ERP-rendszerre. Aki esetleg még nincs tisztában az ERP fogalmával, az kattintson a linkre: http://erp-blog.blog.hu/2009/08/05/mi_is_az_az_erp_es_crm
Van egy (jól) működő ERP-rendszere a vállalkozásnak, ahonnan kiállítja a számláit, rögzíti a partnereit, kezeli a készletállományt, pénzügyi folyamatokat menedzsel (pénztár, bank, folyószámla, stb.), esetleg könyvel, némi CRM-információval egészíti ki az alapadatokat – és akkor közbeszól az élet, és megjelennek a cég életében az olyan projektek, amelyeket már nemcsak menedzselni kell, hanem értékelni is, és ez a kulcsszó. Projektek menedzselésére több eszköz is rendelkezésre áll, talán egyik legismertebb a Microsoft Excel és a Microsoft Project. Ezek a projektkezelési eszközök azonban nincsenek összekötve az adott vállalkozás ERP-rendszerével, és nehéz értékelni egy projektet.
Mit értek projekt értékelése alatt? Minden projekt kerül valamennyi pénzbe, minden projekthez erőforrásokat kell felhasználni, ami szintén pénzbe kerül. Minden projekt előtt – jó esetben – történik egy költségvetés összeállítás. A projektet az élete során legalább két szempontból is értékelni kell:
· Hogy áll a megvalósítás a határidő függvényében?
· Hogy áll a tényleges költségvetés a tervadatokhoz képest?
Az első szempont szerinti értékelésre tökéletesen alkalmasak az eredetileg is projektek kezelésére, menedzselésre szánt eszközök (pl. Microsoft Project). De alig, vagy kevésbé alkalmasak arra, hogy ténylegesen nyomon lehessen követni a projektek költségvetését (hacsak nem manuális adatbevitellel). Nagyon sok cégnél megjelent a napi üzletvitel során a projektszemlélet, de nem akarnak erre a célra egy különálló eszközt használni, szeretnék ezeket az információkat is a fő rendszerükben az ERP-ben kezelni. Így jutunk el a projektszemléletű ERP-k világába (Project Based Solutions). Miben más egy hagyományos vállalatirányítási rendszerhez képest egy projektszemléletű rendszer? Mit kell tudnia egy ilyen rendszernek ahhoz, hogy projektszemléletről beszélhessünk?
· Rendelkezik legalább minimálisan olyan felülettel, ahol nyomon lehet követni a projekteket.
· A projektek keresztül-kasul átszövik a rendszer egészét.
· A projektazonosítókat bejövő számlákhoz, kimenő számlákhoz és egyéb, az ERP-ben keletkezett gazdasági eseményhez hozzá lehet rendelni.
· Az ERP akkor is működőképes marad, ha a projekteket nem teljes körűen kezelik a rendszerben.
· Előkalkulálható, előtervezhető bármelyik projekt a rendszerben.
· A projekt élete során folyamatosan keletkező tényadatok automatikusan a projektkartonra kerülnek.
· Különböző terv-tény összehasonlító adatok kinyerhetőek a rendszerből a projektekre vonatkozóan.
· Meg lehet mondani bármikor, hogy egy adott projekt mennyibe is került pontosan.
· Az is bármikor kinyerhető a rendszerből, hogy adott időszakban melyik projekten folyt a legtöbb munka, és adott időszakban melyik projekt volt a legköltségesebb.
· A projektekhez korlátlanul lehet csatolni dokumentumokat (.PDF, .XLS, .DOCX, stb.).
· Projekt-riporting rendszer, elemző rendszer egészíti ki az ERP-t.
· Bevezetése, használata egyszerű, mivel a már meglévő vállalatirányítási rendszerre épül.
Ahhoz, hogy egy hagyományos vállalatirányítási rendszer képes legyen ilyen feladatokat is ellátni, természetesen fejleszteni kell ezeket a funkciókat. Ilyen szempontból könnyebb helyzetben vannak azok a vállalkozások, akik valamelyik hazai szoftvergyártóval állnak kapcsolatban, mert sokkal rugalmasabbak a fejlesztések.
Akik valamelyik nagy nemzetközi cég rendszerét használják (SAP, AXAPTA, NAVISION, IFS, stb.), ott pedig vagy megbíznak egy hazai vállalkozást, aki belefejleszti a funkciót a rendszerbe, vagy megvárják azt a kiadást a szoftververzióból, amelyik már rendelkezik ilyen funkciókkal. Esetleg valamilyen kiegészítő modulként vásárolják meg a rendszernek. Több nemzetközi és hazai cég is rendelkezik már projektmodullal.
Összességében azt gondolom, hogy az ERP-rendszerek fejlődésében a projektszemlélet lesz (vagy már az is) a következő lépés, mivel az informatikai rendszerek mindig alkalmazkodnak a használók igényeihez. Akit esetleg jobban érdekel az ERP rendszerek jövője, az olvassa el egy régebbi tanulmányomat itt: http://erp-blog.blog.hu/2012/09/23/az_erp_rendszerek_jovoje
