Kinyomtatott e-mailek, kaotikus dokumentum kezelés

A Canon, és az AIIM által közelmúltban készített, Európára, Közép- és Dél- Amerikára, Közel-Keletre, Afrikára, Ázsiára és Ausztráliára kiterjedő kutatása során közel 500 főt kérdeztek meg az üzleti dokumentumkezeléssel, illetve vállalati tartalomkezeléssel kapcsolatban.

A felmérés rávilágít a vállalatok dokumentumkezelési hiányosságaira ezen keresztül a dokumentumkezelő rendszerek bevezetésével járó előnyökre. A felmérésből kiderült, hogy a válaszadók 48 százaléka szerint a szervezeten belül létrehozott üzleti információk több mint felét rendszertelenül kezelik. Így nem meglepő, hogy a kutatásban részt vevők 63 százaléka nem bízik abban, hogy a fontos e-maileket megfelelő módon – azaz visszakereshetően – rögzítik. A megkérdezettek 71 százaléka fontos elektronikus leveleit helyi levelezőrendszerének mappáiban tárolja, míg 35 százalékuk kinyomtatja és lefűzi azokat.

A válaszadók több mint fele – 53 százaléka – egyetért azzal, hogy a limitált méretű elektronikus postafiókok problémát okoznak a mindennapi üzleti működés során. A vállalatok dokumentum-archiválási hiányosságaira hívja fel a figyelmet, hogy a felmérés szerint a papíralapú dokumentumok, fájlok, e-mailek, weblapok közötti, illetve intranetes keresések naponta több mint 51 percet vesznek igénybe. Az irodai alapterület átlagosan több mint 15 százalékát irattároló szekrények foglalják el.

A felmérés eredményei azt mutatják, hogy egy dokumentumkezelő rendszer bevezetése 35 százalékkal képes csökkenteni a papír-alapú dokumentumok által elfoglalt helyet. A pénzügyi osztályok esetében a számlázás automatizálása megfelezi a kifizetések jóváhagyásához és feldolgozásához szükséges időt. Egy, a vállalat egyedi igényeire szabott dokumentumkezelő rendszerrel akár 66 százalékkal csökkenthető az elveszett számlák mennyisége, továbbá a követéskezelés oldalán is 50 százalékkal kevesebb késedelmes fizetéssel lehet számolni. Mégis az adatközlők több mint fele, azaz 55 százaléka ismerte el, hogy vállalata nem használ szkennelt számlákat feldolgozó automata számlakezelő rendszert. A HR csoportok esetében akár 25 százalékkal is csökkenthetők a rendszeres másolási és irattárolási tevékenységek.

A megkérdezettek 82 százaléka nyilatkozott úgy, hogy az alkalmazottak adatait tartalmazó dokumentumokat a HR osztály irattároló szekrényekben tartja. Ebből adódóan a felmérésben részt vevők 79 százaléka válaszolta, hogy a HR részlegeken fizikailag mozgatnak bizalmas információkat tartalmazó dokumentumokat. A szállításokhoz kapcsolódó adminisztráció elektronikus feldolgozása a dokumentumok kereséséhez és rendszerezéséhez szükséges időt 46 százalékkal csökkenti. Ezzel együtt az elkeveredett számlák mennyisége is a felére redukálható.

A megkérdezettek 61 százaléka nincs tisztában azzal, hogy vállalat mennyit költ egy beérkező számla feldolgozására. A tanulmány szerint egy professzionális dokumentumkezelő rendszerrel a vállalatok nemcsak az egyes részlegek működését fejleszthetik, hanem 25 százalékkal növelhetik az ügyfelekkel, beszállítókkal folytatott ügyintézés során használt dokumentumok elérhetőségét.

„A vállalatoknál a teljes szervezetre kiterjedő informatikai projektek megvalósítása – mint amilyen egy professzionális dokumentumkezelő rendszer bevezetése – sokszor nehézkes. A bevezetés várható költségei miatt az informatikai döntéshozóknak figyelembe kell venni az üzleti problémákat, és ki kell számolniuk a beruházás megtérülését.– mondta Zétényi Árpád, a Canon Hungária Kft. dokumentumkezelés üzletfejlesztési menedzsere.