Akár így, akár úgy, mindennapi rutinfeladat, hogy a leveleink között keressük meg azokat, melyek éppen az aktuális teendőnk elvégzésével kapcsolatosak. Sokszor nem egyszerű a keresés, mert előfordulhat, hogy egyszerre több feltételnek megfelelő leveleket, dokumentumokat kell felkutatni, ráadásul az sem kizárt, hogy a keresett dokumentumok különböző postaládákban vannak. Az ilyesfajta összetettebb igényekre már nem minden levelezőkliens nyújt megoldást. A piac egyik legkiválóbb és egyben igen nagymúltú levelezőkliense a Lotus Notes, mely páratlan szolgáltatásokat nyújt a felhasználóknak a levelek, dokumentumok közötti eligazodásra. Cikkünkben a Notes keresési lehetőségeiből mutatunk néhányat a tejlesség igénye nélkül.
Gyors keresés
Mint a levelezőkliensek nagyrésze, a Lotus Notes is oszlopokba rendezi az egyes levelek paramétereit (feladó, érkezés dátuma, tárgy stb.) Ezen oszlopok alapján a Notes-ban nagyon gyorsan és hatékonyan tudunk keresni. Először rá kell kattintani arra az oszlopra, amely tartalmában szeretnénk keresni; ekkor a Notes az oszlop tartalma szerint rendezi a leveleket. (Ha a feladók között keresünk, akkor ABC-rendbe teszi, ha érkezés szerint, akkor tetszés szerint növekvő vagy csökkenő sorrendbe a dátum alapján stb.) Ezután pusztán a keresett szó vagy szótöredék begépelésével és a "Keresés" gombra kattintással a keresett szövegnek megfelelő első levélre áll. Ez akkor hasznos, ha pl. egy konkrét feladótól érkező leveleket szeretnénk egymás alatt látni, s azok közül elég manuálisan kikeresni a minket érdeklő dokumentumokat az e-mail alapadatai segítségével.
Tartalom szerinti keresés (Full text search)
Ha az előbbinél mélyebb keresést szeretnék végrehajtani, akkor a Notes navigációs eszköztárában található, nagyítóikonnal jelölt keresési funkciót érdemes használni. Ez az opció lehetőséget biztosít arra, hogy ne csak az alapadatok szintjén, hanem a levelek tartalmában is kereshessünk, de fontos tudni, hogy ez a lehetőség csak az indexelt postafiókokban használható jól. A nagyítóikonra kattintva megjelenik egy segédpanel amelybe egy tetszőleges karaktersorozatot vagy karaktersorozatok logikai kapcsolatait beírva az aktuális mappában megkeresi és kilistázza az összes olyan levelet, amelynek vagy az alapadatai, vagy a levél szövege, vagy a levél CSATOLMÁNYA (!) tartalmazza a keresett karaktersorozatot. Itt máris kiemeltünk egy olyan funkcionalitást, melyet csak igen kevés rendszer tud számunkra nyújtani, mégpedig a levélhez csatolt dokumentumokban történő keresést. A Lotus Notes kiváló hatékonysággal keres az elterjedtebb formátumú dokumentumok tartalmában (pl. XLS, DOC, RTF, TXT, HTML stb.) Amikor az email szövegében található meg a keresett karaktersorozat, az a Notes a könnyű azonosíthatóság érdekében az összes előfordulást színes háttérrel kijelöli, így egy viszonylag hosszú levélben is nagyon könnyen rátalálhatunk a keresett szövegekre.
A tartalom szerinti keresést a Notes-ban szinte a végtelenségig lehetőségünk van finomítani. Extrém esetekben nagyon bonyolult feltételrendszer szerint is kereshetünk, s ezen túl még azt is megadhatjuk, hogy az eredmények milyen rendezettségben jelenjenek meg. Pl.: megkereshetjük azokat a leveleket, melyek 2006.05.24 és 2006.06.10 között XY-tól érkeztek ÉS tartalmazzák az "árajánlat" VAGY "ajánlat" szavak közül bármelyiket ÉS a levél szövegében szerepel az "újdonság". Ez körülbelül így fog kinézni:
Persze, mielőtt megijednénk gyorsan hozzátesszük, hogy ezt a feltételhalmazt nem kell betűnként begépelni, hanem egy-két kattintással és a kulcsszavak beírásával másodpercek alatt összeáll egy ilyen bonyolultságú feltétel. A tartalom szerinti keresésnek apró, de hasznos szolgáltatása, hogy a Notes a feltételnek megfelelő leveleket, dokumentumokat ún. aktualitás szerint is képes megmutatni, ami azt jelenti, hogy azokat a leveleket, ahol a feltételben szereplő kifejezések a legnagyobb gyakorisággal szerepelnek, a lista legelejére teszi.
Néhány tipp a keresések megkönnyítésére
Cikkünkben utolsóként a tartalom szerinti keresés egy-két hasznos segédeszközét mutatjuk be. Ha esetleg nem emlékszünk a pontos kifejezésre, amit keresünk, a Notes képes az adott szó ún. variánsait is belefoglalni az eredménylistába, így minden olyan szóra kiterjed a keresés, amelyben szerepelnek a ragozott alakjai is ( - de csak azok, amelyekben a szótő változatlan formában marad, pl.: a "hegy" szó esetén eredmény lesz a "hegynek" is, de nem szerepel eredményként a "heggyel"). Ezt az opciót a keresés indítása előtt egy kattintással bekapcsolhatjuk. Hasonló módon működik a "fuzzy" keresés, mely nemcsak a variánsokra, hanem a keresendőhöz hasonló szavakra is figyel. Ez pl. hasznos akkor, ha az esetleges helyesírási hibákat is ki akarjuk küszöbölni, így pl. a "Budapest" szót keresve a helytelenül leírt "Buddapest" vagy éppen az elválasztott "Buda-pest" szót sem hagyja ki a Notes.
A képen látszik, hogy a tartalom szerinti keresést el is tudjuk menteni, így nem kell minden alkalommal újra és újra megadni a keresési feltételeket.
A Notes tehát kiváló segédeszközöket ad a kezünkbe, amelyekkel a napi munka
jelentősen leegyszerűsíthető, felgyorsítható. Akiknek fontos a meglévő e-mailek közötti gyors és hatékony keresés, s jelenlegi levelezőkliense nem nyújt megfelelő szolgáltatásokat, bátran nyergeljen át Notes-ra, s biztos, hogy néhány napos használat után a kedvencévé válik.
