Régebben szerencsésnek mondhattuk magunkat, ha egy hivatalos dokumentumot írógépen gépelhettünk le. Ám a sűrű félregépelés és a szokatlan kialakítás miatt sokak számára ez a szerkezet inkább sorscsapás volt, mintsem használható eszköz. A számítógépek és a nyomtatók megjelenésével azonnal megváltozhatott volna a helyzet, ám a kézírás sok esetben még mindig gyorsabbnak bizonyult – főleg azok esetében, akik nem tanulták meg igazán hatékonyan használni a számítógép billentyűzetét. A következő generációnak már sokkal könnyebb dolga volt, hiszen a QWERTY kiosztású klaviatúrán edzett ujjpercek gyakran már hatékonyabbnak bizonyulnak a gépírásban, mint a papír-toll párossal. Persze ez esetben is érvényes, hogy gyakorlat teszi a mestert.
Az interaktív rendszerek megjelenésével lassan elkészültek az első, kifejezetten szövegszerkesztésre alkalmas programok, de hosszú utat tettek meg, míg elérték végleges formájukat. Igaz, ma is tapasztalható némi fejlődés ezen a piacon, de ez nem annyira intenzív és látványos, mint évekkel ezelőtt. A számítógép az irodai alkalmazások segítségével ezen a téren is megváltoztatta gondolkodásunkat, és átformálta szokásainkat. Ma már szinte minden hivatalos irat, számla, szakdolgozat nyomtatott formában érkezik hozzánk, fontosabb ügyekben a kézírás már szinte csak az aláírásunkra korlátozódik.
Ha mindezt összekapcsoljuk az internettel, amely egy ilyen célokra is teljesen univerzálisan használható eszköz, akkor innen már csak egy ugrás a 100 százalékban online alapú irodai alkalmazások fejlesztése.
Akár hisszük, akár nem, az úgynevezett Net PC (amelyen valójában nincsenek programok, az általunk kiadott parancsokat a távoli gépekre telepített alkalmazások hajtják végre) nem mai találmány, de a megvalósítás - megfelelő infrastruktúra hiányában - eleddig váratott magára. A teljes mértékben online, semmilyen ügyféloldali telepítést nem igénylő irodai csomagok az első olyan programok, amelyek megpróbálnak nagyobb terjedelmű offline társaik helyébe lépni – nem kisebb nevekkel versenyeznek, mint a Microsoft Office, az OpenOffice, a Staroffice vagy az Adobe Acrobat.
Több válasz is létezik az alcímben szereplő kérdésre. Internetes irodánk legfőbb előnye, hogy a világ bármely részén hozzáférhető egy tetszőleges operációs rendszerű, internetkapcsolattal és böngészőbe épülő (vagy beépített) Java-modullal ellátott számítógépen. Emellett szintén nyomós indok lehet az ingyenesség (hiszen ezek a szoftverek díjmentesen használhatók), de tegyük hozzá, hogy több kiváló, hagyományos irodai szoftvert is találhatunk a piacon, amelyek szintén ingyenesek. Szerencsére azonban a virtuális irodák előnyeinek felsorolása ezzel nem ért véget!
Az online futó szoftver ugyanis nem igényel telepítést, ráadásul dokumentumainkat is a szerveren tárolhatjuk, így azokat nem kell külön adattárolón hordozni, vagyis nem is veszíthetjük el őket. Amennyiben tehát otthon szeretnénk folytatni azt a munkát, amelyet a munkahelyen nem volt időnk befejezni, egyszerűen csak elmentjük, majd otthon újra megnyitva ott folytathatjuk, ahol abbahagytuk. Mivel az ördög sosem alszik, a biztonság kedvéért azért az aktuális állást mindig érdemes elmenteni merevlemezre is, hiszen előfordulhat, hogy később még hasznát vesszük az itt tárolt dokumentumnak.
Nyomtatott lapunkban pár hónappal ezelőtt megjelent, átfogó Google-cikkünkben már ejtettünk néhány szót a Docs and Spreadsheetsről, ám most tüzetesebben megvizsgáljuk, hogy mire számíthatunk, ha az internetes „óriás” - egyelőre még béta-verziójú - szövegszerkesztőjének és táblázatkezelőjének használata mellett döntünk.
Ehhez Gmail-regisztráció szükséges – ha még nincs, a Docs and Spreadsheets kezdőoldalán található regisztrációt választva pillanatok alatt pótolhatjuk a hiányosságot. Bejelentkezés után átfogó, magyar nyelvű kezelőfelülettel, pontosabban mapparendszerrel szembesülünk. Innen érhetjük el a szintén magyarul kommunikáló szövegszerkesztőt és táblázatkezelőt, amely új ablakban vagy böngészőfülön nyílik meg.
A szövegszerkesztő kezelése senkinek sem fog gondot okozni, a kezelőfelületen az alapszintű dokumentum létrehozásához és szerkesztéséhez feltétlenül szükséges ikonokat már jól ismerhetjük más, hasonló célú szoftverekből. Jobb gombbal kattintva a munkaterületre vagy szövegre, az almenüben érhetjük el a szokásos másolás, kivágás, beillesztés funkciókat. A Google Dokumentumok nagy hangsúlyt fektet a webes HTML-tartalmak készítésére, annak ellenére, hogy a TXT-, RTF-, DOC-, PDF- és OpenOffice-formátumokat is kezeli, tehát ilyen típusú állományokat is importálhatunk-exportálhatunk.
A program egyik hátránya viszont, hogy nincsenek margók, ebből adódóan a behúzások, valamint az ezzel kapcsolatos műveletek elvégzése nem lehetséges. Szerencsére a bekezdésekre és felsorolásokra van megoldás. Készülő vagy már elkészült dokumentumainkat megoszthatjuk más Gmail-fióktulajdonos felhasználókkal, akik – döntésünk szerint – módosíthatják, vagy csak olvashatják azt. Ugyanakkor arra is lehetőség van, hogy egy szöveget egyszerre többen is szerkesszenek, ez esetben a szerkesztők egy külön ablakban megbeszélhetik egymással a változásokat. A Gmaillel szorosan együttműködő rendszerből a dokumentumot normál szövegként vagy az említett dokumentumformátumban csatolt fájl formájában azonnal átküldhetjük bármilyen e-mail címre. A nyomtatás lehetősége sem maradt ki, ehhez természetesen a böngésző nyomtatókezelési képességét hívja segítségül a program.
A Google Táblázatok (azaz Spreadsheets) rendkívül jól eltalált alkalmazás, apróbb hiányosságokkal. Felépítésében viszont nincs semmi rendkívüli, követi a klasszikus táblázatkezelők elrendezését és ikonjait, ezért a használata sem okoz különösebb nehézséget. Szerencsére a Google nem esett abba a csapdába, hogy túlzsúfolja a kezelőfelületet, és inkább legördíthető menükbe gyűjtötte össze, illetve külön fülekre választotta az egymással összefüggő funkciókat. Emiatt talán úgy tűnhet, hogy sok opció hiányzik, pedig valójában a fontosabb alapfunkciók majdnem mind részei a programnak. Azért csak majdnem, mert a Spreadsheets bizonyos tekintetben nem kínál olyan részletes lehetőségeket, mint offline társai. Jó példa erre a cellaszegélyek megváltoztatása, amely ugyan kivitelezhető, de csak nyolc, előre programozott opció közül választhatunk, dupla falú vagy többszörösen vastagított keretet már nem enged használni.
Mindazonáltal a függvényekkel nem spórolt a Google: a kilenc csoportra osztott képletből mintegy száz darab található az alkalmazásban. Grafikont is létrehozhatunk vele, igaz, nem olyan profit, mint amilyenek hagyományos társai, de egyszerűbb feladatokhoz megteszi. Leginkább az adatvonalértékek feltüntethetőségét és a színek testreszabását hiányoltuk.
A Google Dokumentumok és Táblázatok gyorsasága átlagos: a rendszer néha hajlamos 1-1 pillanatra elgondolkodni, ami azonban sokszor a rendszeres automatikus mentés miatt van. Szerencsére ez a munkavégzést nem akadályozza, csupán a betöltés tarthat hosszabb ideig.
Nagyon sok mindenben hasonlít egymásra a Zoho és a Google csomagja: a regisztrációt követően mindkettő kínál e-mail, naptár-, szövegszerkesztő és táblázatkezelő szoftvert, valamint csevegésre alkalmas panelt. Ám a Zoho ennél többet is tud! Prezentációkészítő, jegyzet, tudásbázis (Wiki), projekttervező és ügyfélkapcsolat-kezelés (CRM) gyarapítja még a listáját. Mindegyik alkalmazás ingyenesen használható, de a kis- és nagyvállalatoknak fontos CRM, illetve projekttervező bizonyos felhasználó- vagy projektszám felett már fizetős.
Az itt felsorolt szolgáltatások mindegyike működik, de szinte kivétel nélkül béta-állapotúak, illetve a Zoho Mail még csak a zárt tesztelés szakaszában tart. A levelezőrendszer a demó alapján különösen ígéretesnek tűnik. Mivel univerzális felülete lehetővé teszi, hogy a fontosabb webes alkalmazásokat közvetlenül ebből az ablakból érjük el, nem kell folyton a kezdőoldalra navigálnunk, ráadásul egységesebb kezelőfelületen dolgozhatunk. Egyelőre azonban a végleges verzióra még várnunk kell: addig is lássuk, hogy milyen - számunkra fontos - összetevőkből áll a Zoho!
Irodai szempontból a legfontosabb a szövegszerkesztő modul. A jól megkomponált kezelőfelületből álló Writer kezelése nem különösebben nehéz, az ikonok bizonyára mindenki számára ismerősek lesznek, akik már használtak valaha bármilyen szövegszerkesztőt. A leggyakoribb eszközök, mint a szövegpozicionálás, a betűtípusok, a karakterkészletek, a betűméret vagy a képek beszúrása mind megtalálhatók a kezelőfelületen. A programmal HTML formátumú webes tartalmat is fejleszthetünk, illetve létrehozhatunk Opendocument ODT, StarOffice SXW-, PDF-, TXT- vagy sima Rich Text formátumú fájlokat.
Ez azt jelenti, hogy ilyen kiterjesztésű állományokat importálhatunk és exportálhatunk, tehát ezek módosítására van lehetőség. Természetesen a Zoho Writerben is megleljük az előzményeket, ily módon a szövegmódosításokat visszamenőleg is megnézhetjük. Kihasználva a web előnyeit, a dokumentumokat megoszthatjuk más felhasználókkal, akik a Zoho rendszerbe történő bejelentkezés nélkül is elolvashatják, majd a bejelentkezést követően akár módosíthatják is azokat, feltéve, ha ezt engedélyeztük nekik.
A program előnye, hogy használata egyszerű, és a webes működés ellenére gyors, ám megvannak a maga korlátai is, mint például a viszonylag szűkös betűtípuskészlet, jó néhány hasznos funkció hiánya (mint az élőfej, élőláb vagy az oldalszámozás). Tekintve, hogy a felsorolt előnyök minden Zoho-alkalmazásra érvényesek, félelmeinket a tesztidőszak maradéktalanul eloszlatta.
A Zoho második alkalmazása Sheet névre hallgat, és funkcióiban, valamint kezelőfelületében szinte teljesen megegyezik a Microsoft Office Excellel. Próbáink során a Sheet meggyőzően teljesített, azaz bármit végre tudtunk hajtani benne, amire szükségünk volt. Beépített funkciókban és függvényekből bővelkedik, és a diagramok sem maradtak ki a tudástárából - bár ez utóbbi a formázás terén még mindenképpen fejlesztésre szorul. A Zoho Sheet előnye – gyorsasága mellett –, hogy 12 nyelven érhető el, és ezek között bármikor váltogathatunk. A Writernél említett megosztás, importálás és exportálás szerves részét képezi ennek az alkalmazásnak is, a formátumok tekintetében pedig a Microsoft-féle XLS mellett még ODS, SXC és CSV kiterjesztésű állományokkal birkózik meg.
A Sheet tehát kisebb kompromisszumokkal ugyan, de ugyanúgy használható, mint egy offline táblázatkezelő, igaz, a teljesen profi Excel-felhasználók biztos találnak majd benne hiányosságokat. Bár a hírek szerint a Google-nak csak lesz prezentációkészítője (várhatóan a Presently), a Zohónak már készen is van, és a Show nevet kapta. Talán ezen az alkalmazáson mutatkozik meg a leginkább béta mivolta, mert bár a bemutatókészítéshez minden eszköz adott (sőt még sablonok is vannak), az elemek animálása és időzítése kimaradt.
Márpedig e nélkül a Show hiába tűnik első látásra remek programnak, ez a hiányosság rányomja bélyegét a használhatóságra. Természetesen itt sem kell lemondanunk az importálás lehetőségéről: PPT-, PPS-, ODP- és SXI-fájlokat fogad 10 megabájtos korláttal, feltöltés előtt azonban tanácsos a „csak olvasható” funkciót bekapcsolni (a program is ezt javasolja). Hátrány, hogy sajnos hiába vannak időzítések beállítva az importált prezentációban, a program ezeket teljesen figyelmen kívül hagyja – ahogyan erre számítani is lehetett.
Korábban leírtuk, hogy számos alkalmazás található még a Zohóban, ám ezekre nem térnénk ki részletesen, mivel nem tartoznak szorosan az irodai felhasználáshoz. Ha azonban arra járnánk, érdemes ezekre is vetni bár egy pillantást.
A Java-alapú, szintén béta-állapotú ThinkFree is csak regisztráció után vehető igénybe, de érdemes valamilyen ismertebb szolgáltató e-mail fiókját igénybe venni a procedúrához, mivel a visszaigazoló levél valamilyen okból nem minden postafiókig jut el (nekünk végül a Hotmaillel sikerült regisztrálni). Belépés után egy jól áttekinthető, angol nyelvű kezdőképernyőre jutunk, ahonnan három alkalmazást indíthatunk el: szövegszerkesztőt, táblázatkezelőt vagy prezentációkészítőt.
Ugyanitt láthatjuk azoknak a fájloknak a listáját, melyekkel eddig dolgoztunk, továbbá itt tudjuk ezeket elindítani, letörölni, átnevezni, megosztani vagy letölteni. Az állományok tárolására egy gigabájt áll rendelkezésünkre, ilyen feladatokra ez bőven elegendő is.
Elindítva a kívánt alkalmazást, majd megadva az új fájl nevét, két szerkesztési lehetőséget kínál fel a program: a Quick Edit - ahogy neve is mutatja - „fapados” megoldás, amely nem látványos, de gyors, és apróbb javításokhoz kiválóan használható. A másik lehetőség a Power Edit: ennek már a betöltődése is több időt vesz igénybe, mint egyszerűbb társáé, de megéri várni! A betöltődés után a látványvilág szinte egy az egyben megegyezik a Microsoft Office-szal, csak az ikonokon finomítottak egy picit. Maga a Power Edit egyébként kiváló sebességgel fut, maximum 2-3 másodpercet kell várni egy-egy komolyabb műveletre, na és persze sok minden függ a kapcsolat gyorsaságától is.
Ha kicsit jobban beleássuk magunkat a rendszerbe, hamar rájöhetünk, hogy még a funkciók is teljesen megegyeznek a Microsoft irodai csomagjáéival, és tudása legalább az Office 2003 szintjén áll. Természetesen az elmaradhatatlan importálás, exportálás és megosztás a ThinkFreeből sem hiányozhat, így ez utóbbival más felhasználók – akik szintén a rendszer regisztrált tagjai – szerkeszthetik vagy olvashatják munkánkat.
Sok más újdonságot nem lehet elmondani a ThinkFreeről, aki ugyanis már látta az Office valamelyik verzióját a 2003-asig, annak a program már nem tud újat mutatni.
Minden bizonnyal tehát ez lesz a legkedveltebb alkalmazás a windowsos végfelhasználók körében, akik valószínűleg egyébként is a Microsoft népszerű irodai programcsaládjának valamelyik változatát használják. Ha választani kell, akkor rugalmassága okán a ThinkFreet ajánlanánk. Sajnos néha fellépnek konverziós problémák, ami miatt a karakterek helyett furcsa szimbólumok jelennek meg, ám hamarosan biztosan erre is meglesz a megoldás.
Az amerikai fejlesztőgárda által készített Ajax13 egy fiatal, mindössze egyesztendős projekt gyümölcse, és alighanem még bármi kerekedhet belőle. Bár a weboldalon nincs feltüntetve, a 0.9-es verziószám és tapasztalataink alapján azt gyanítjuk, hogy az eddig bemutatott irodai csomagokhoz hasonlóan ez is béta-állapotú.
Érzékenyen érinthet néhány Windows-használót, hogy az Ajax13 csak Mozilla Firefox 1.5 vagy annál újabb böngészőn fut, tehát Internet Explorerrel nem érdemes próbálkozni, mert a rendszer nem engedi az alkalmazások futtatását. Ettől függetlenül az Ajax13 használatához csak Firefox böngészőre és JavaScript-támogatásra van szükség, nem kell Java Virtual Machine-t vagy egyéb kiegészítő szoftvert telepítenünk. A kipróbálás nem igényel regisztrációt, de ha el szeretnénk menteni munkánkat, akkor szükségünk lehet az e mellé járó egy gigabájtos tárhelyre – vagy marad az exportálás. Sajnos a mentés elég szeszélyesen működött a próba idején, így végrendeletünket semmiképp se az Ajax13-mal írjuk meg, mert az örökösök pórul járhatnak.
Maga a programcsomag öt összetevőből áll: szövegszerkesztő (ajaxWrite), rajzprogram (ajaxSketch), táblázatkezelő (ajaxXLS), prezentációkészítő (ajaxPresents) és online zenelejátszó (ajaxTunes). Ezek közül elsősorban a szövegszerkesztőnek és a rajzprogramnak tudtuk jó hasznát venni, mivel a táblázatkezelővel egyelőre csak megnézhetjük az XLS-fájlokat, szerkeszteni nem enged.
A tesztelés során a prezentációkészítőt többször is próbáltuk elérni, de előfordult, hogy az alkalmazás egy része nem jött be, a 404-es hibára (a futtatásához szükséges fájlok egy része nem található a szerveren) hivatkozva, egyébként meg használhatatlannak bizonyult. Hasonlóan az előző kettőhöz, egyelőre az online zenelejátszót sem lehet kipróbálni, mert bár elvileg működik, nekünk nem sikerült hangot kicsikarnunk belőle. Maradt hát a szövegszerkesztő és a rajzprogram, amelyek tudása körülbelül a Windows beépített Wordpad és Paint szoftvereinek tudásával egyenértékű, tehát sokra ne számítsunk.
Érdemes figyelemmel kísérni az Ajax13 fejlesztését, mert bizonyára nem állnak le a fejlesztéssel, de amíg annak gyümölcse beérik, inkább használjuk a többi bemutatott csomag valamelyikét.
Bizton állíthatjuk, hogy nemcsak a virtuális irodai programok, hanem az összes internetes szoftver előtt nagy jövő áll. Már több cég (köztük az Adobe) is bejelentette, hogy fejleszti webre optimalizált alkalmazásait, amelyeket a felhasználók többnyire ingyenesen érhetnek majd el a világhálón. Hogy miért éri meg ez a cégeknek? A válasz egyszerű: reklámok, melyekért hatalmas pénzeket fizetnek egyes vállalatok. Figyelembe véve a globális internetpenetrációt és a világ jelenlegi kiszolgáló-infrastruktúráját, egyelőre nem kell attól tartanunk, hogy a webes alkalmazások felülkerekednek a jelenlegi üzleti modellen alapuló, kézzelfogható fizetős szoftvereken, de - ahogyan a ThinkFree képességei is mutatják - a webes alkalmazások és az elhivatott fejlesztők nem ismerik a lehetetlent.
