Hogy válasszunk outsourcing partnert?

A hatékony munkavégzés érdekében a vállalatok és intézmények egyre inkább saját alaptevékenységükre összpontosítanak és az egyéb feladatokat, például a céges informatikai rendszer kiépítését és üzemeltetését külső szolgáltatóra bízzák. Az informatikai erőforrás-kihelyezés (IT-outsourcing) azonban komoly üzleti döntést követel a vállalat vezetőitől, melynek kulcskérdése a megfelelő partner kiválasztása.

A választási szempontokat körültekintően kell kijelölni és értékelni, mivel a nem megfelelő összehasonlítással veszélyeztethetjük a kiszervezés eredeti céljait, azaz a költségcsökkentést és a hatékonyság-növelést.

A NAVIGATOR összegyűjtötte azokat az ismérveket és alapvető elvárásokat, amelyeket a nagyvállalatoknak, valamint a kis- és középvállalkozásoknak egyaránt szem előtt kell tartaniuk a racionális döntéshez, azaz a megfelelő IT-outsourcing partner kiválasztásához.

1. Elsődleges döntési szempontok
Az informatikai erőforrás-kihelyezés komoly üzleti döntést követel a vállalatok vezetőitől. A kiválasztásnál döntő szerepet játszik az ár, hiszen a jelenlegi gazdasági helyzetben még inkább alapvető elvárás a szolgáltatások minél alacsonyabb költségszintjének biztosítása. A másik fontos tényező a szakmai kompetencia, mivel a szolgáltató csak a megfelelő tapasztalatok birtokában képes megalapozott tanácsokat nyújtani a rendszer optimalizálására, működésének stabilabbá és hatékonyabbá tételére. Jól működő IT-outsourcing szolgáltatás esetén a szolgáltatónak garantálnia kell az üzemfolytonosságot, ezért a folyamatos rendelkezésre állás szintén elengedhetetlen szempont a kiválasztásánál. Ha pedig a szolgáltató mindemellett egy meggyőző referencialistát is fel tud mutatni, akkor biztosak lehetünk abban, hogy informatikai rendszerünk megfelelő kezekbe kerül.

2. A szolgáltatástól elvárt igények pontos meghatározása
Egy megfelelően működő IT-outsourcing szolgáltatásnak mindig minőség- és hatékonyságbeli javulást kell eredményeznie. Amennyiben a kiszervezés mellett döntünk saját munkafolyamataink jellegéhez legjobban illeszkedő szolgáltatási konstrukciót kell kérnünk a leendő partnertől. Pontosan meg kell határozni az elvárt szolgáltatási csomagokat és a garantált szolgáltatási szinteket, valamint el kell dönteni, mely tevékenységek kerülnek kiszervezésre. Ha ezt elmulasztjuk, előfordulhat, hogy olyan szolgáltatásért kell majd fizetnünk, amelyet valójában ki sem használunk.

3. A szolgáltatást választó vállalat méretének figyelembe vétele
Az informatikai tevékenység kiszervezése már a kis- és közepes méretű vállalatok számára is rövid távú megoldást jelenthet költségeik csökkentésében és hatékonyságuk növelésében. Az IT-outsourcing szolgáltatónak a vállalatok méretének és fenntartási költségeiknek megfelelően kell kialakítani az árakat, hogy valóban személyre szabott és költséghatékony szolgáltatást nyújtson.

4. Az IT-outsourcing szolgáltató, mint stratégiai partner?
Fontos, hogy az informatikai rendszer rugalmasan és a lehető legalacsonyabb költségek mellett, időben tudja követni a vállalatunk vagy környezetének változásait: például a hálózat, a tűzfalak, vagy a vírusvédelem fejlesztéseket. Ennek érdekében a megfelelő IT-outsourcing ajánlatban a szolgáltató, mint stratégiai partner szerepel, felvállalva, hogy az üzemeltetett rendszert folyamatosan informatikai szükségleteinknek megfelelő szinten tartja.

5. Foglalkoztatási garancia
Megfelelő informatikai outsourcing szerződés esetén a szolgáltató foglalkoztatási garancia keretében átveszi, minősíti és a megfelelő feladatkörben magasabb hatékonyság mellett foglalkoztatja a vállalat informatikai munkatársainak egy részét. Ennek köszönhetően az informatikai folyamatok is gördülékenyebben működhetnek.

A NAVIGATOR tapasztalatai szerint elsősorban azok a vállalatok helyezik ki informatikai tevékenységüket, ahol informatikával támogatottak az értékteremtő folyamatok, illetve az adott szervezetnél fontosnak tartják a folyamatos, magas szintű rendelkezésre állást, mindig figyelnek a biztonságos működésre és a költségek szinten tartására.

Emellett azok a vállalatok döntenek a kiszervezés mellett, amelyeknél korábban már előfordult jelentős adatveszteséggel vagy költséggel járó informatikai rendszerösszeomlás. A cég ügyfelei leggyakrabban saját eszközeik üzemeltetésére, többek között felhasználó támogatásra, alkalmazás menedzsmentre és saját infrastruktúra üzemeltetésére adnak megbízást, de a vállalat ügyfélkörében számos olyan cég is megtalálható, amelyeknek teljes informatikai infrastruktúráját biztosítják.