Ajánlhatunk az önök cégének elektronikus számlázási megoldást? - Köszönjük, de mi már évek óta így dolgozunk. - Elégedettek az alkalmazott rendszerrel? - Megtanultuk, megszoktuk, úgyhogy igen. - Ilyen és hasonló párbeszédek gyakorta előfordulnak napjainkban, miközben elképzelhető, hogy a "jól bevált" megoldáson túllépett az idő, sőt a hagyományos számlázásból kinőtt e-számlázás funkcionálisan sem szolgálja ki maradéktalanul a felhasználók igényeit. Miért is?
Klasszikus számlázáskor a szállító postán feladja a számlát, majd várja, hogy a vevő kifizesse azt. A két esemény közti időben nincs kapcsolat a felek között, ha bármi probléma merül fel, az jellemzően csak napok vagy hetek múlva derül ki. A legtöbb e-számlázási rendszer elvileg ugyan megoldást kínál az események folyamatos követésére, a gyakorlatban azonban két különálló ágon zajlik a számlakibocsátás és a nyomkövetés (ez utóbbi jellemzően internetes felületen). A két ágnak alapvetően semmi köze egymáshoz, a számla kibocsájtója és elfogadója - a postai úthoz hasonlóan - továbbra is elválik egymástól. Jóllehet ez a fajta elektronizálás gyorsítja és kényelmesebbé teszi a folyamatot, a kommunikáció továbbra is offline.
A hagyományos számlázásból, dokumentumkezelésből eredő örökség az is, hogy a legtöbb működő elektronikus megoldásnál a vevő nem tud műveleteket végrehajtani a kibocsájtott dokumentumon, számlán. Nem tudja visszaigazolni, elfogadni azt, nem tud reklamálni, nem tudja korrigálni az esetleges tévedéseket stb.
- Sokéves elektronikus dokumentumkezelési tapasztalattal a hátunk mögött olyan okosdokumentumokban látjuk a fenti problémákra a megoldást, amelyeken a fogadó fél is tud műveleteket végrehajtani. Egyfajta dokumentummegosztásról van szó, ahol a kiterjesztett dokumentumba a fogadó fél is belenyúlhat - foglalja össze ötletük lényegét Kelen András, a Triad ügyvezető igazgatója.
Elsődleges a partnerrel való kapcsolattartás
Az okosdokumentumok hatékony alkalmazásához elengedhetetlen, hogy a nagyvállalatok a partnereikkel való együttműködés szempontjából újragondolják belső folyamataikat, amelyek a papíralapú világ követelményein alapulnak, illetve még mindig azokat másolják. E vállalati folyamatoknak, amelyeket különféle szabályozók írnak elő, vannak olyan pontjaik, ahol üzenetet kell küldeni a partnernek, illetve üzenetet kell várni a partnertől. Az érintettek óriási erőfeszítéseket tesznek a kommunikációs pontok szinkronizálására, a folyamatok összerendezésére.
- A mi megközelítésünkben a partnerrel való kapcsolattartás, az együttműködés és az azon alapuló kommunikáció az elsődleges. Azt vizsgáljuk, hogy a két partnernek milyen típusú információcserére van szüksége ahhoz, hogy egy bizonyos dolgot elintézzen. Arra helyezzük tehát a hangsúlyt, hogy a megosztott okosdokumentumot, illetve a benne lévő információt a másik fél a lehető legkönnyebben elérhesse. Az másodlagos kérdés, hogy ehhez hogyan illeszkednek a vállalat belső, mögöttes folyamatai. Arra törekszünk, hogy ezek a folyamatok ne kössék meg a kezünket. Az a célunk, hogy maga az okosdokumentum hordozza mindazon információt, ami a hozzá kötődő szolgáltatások elintézéséhez szükséges, azaz az elektronikus világban a két fél közvetlenül, együttesen kezelhesse a problémát - hangsúlyozza Bertalan Gábor, a Triad szakértője.
Ha például egy vállalat elkészít egy okosszámlát, majd megosztja a partnerével, azonnal tisztázhatják az esetleges nézeteltéréseket, még mielőtt a számla elhagyná a kibocsájtó szervezetet. A reklamáció egészen addig terjedhet, hogy adott esetben maga a fogadó fél javítja ki a számlát. Megegyezés esetén lényegesen felgyorsíthatók a folyamatok, megváltoztatható tehát az a ma elterjedt gyakorlat, hogy hibás számla esetén egyszerűen nem fizet a vevő. Egy másik jellemző rossz gyakorlat, amikor a kis megrendelőnek mindenképpen fizetnie kell nagyobb, erősebb szállítójának. Akár jó a számla, akár rossz.
- A felek abban érdekeltek, hogy a vevő az áru vagy szolgáltatás ellenértékét korrekt módon, időben kiegyenlítse. Az okosdokumentumokkal megnyílik erre a lehetőség. A vevő megnézheti a megosztott dokumentumot, szükség esetén kijavíthatja, majd elfogadhatja azt, sőt adott esetben maga a fizetés is hozzáköthető a dokumentumhoz. Természetesen az eladónak is módjában áll - az okosdokumentumhoz kötve - a változtatásokat elfogadni vagy elvetni, helyesbített számlát vagy sztornószámlát kibocsájtani stb., illetve a folyamat végén elvarrni a szálakat - mutat rá Bertalan Gábor.
Alkalmazások könnyen, gyorsan
Az okosdokumentum-megközelítés vázát tehát két pillér alkotja: a folyamatos, valamint a kétirányú, szimmetrikus kapcsolattartás. A megosztott dokumentumon lényegében mindkét fél ugyanazokat a műveleteket tudja elvégezni. Erre a vázra aztán számtalan olyan alkalmazást lehet ráépíteni, amelyeket korábban egyáltalán nem vagy csak rengeteg munkával, esetről esetre céleszközként lehetett elkészíteni.
Az okosdokumentum, illetve az abban szereplő, professzionális módon kiválogatott és megjelenített adathalmaz segíthet a vállalatoknak megoldást nyújtani például a negatív kamattal előálló problémáikra. Az európai gazdaságot manapság jellemző negatív kamat lényege, hogy a bankok nem fizetnek kamatot, hanem éppen ellenkezőleg, "megőrzési" költséget számítanak fel, ha valaki megtakarításait a pénzintézetben helyezi el. Az okosdokumentumra alapozva könnyen írható olyan alkalmazás, amely támogatja a bankon kívüli finanszírozást, azaz a vállalatok egymás között bonyolíthatnak le olyan ügyleteket, amelyek mindkét fél számára előnyösek (például határidő előtti fizetésért cserébe árengedmény).
Nagyvállalati megoldás
Az elektronikus dokumentumkezelés egyik lényegi kérdése, hogy a benne szereplő adattartalom mennyire érthető a számítógép számára. Az egyik véglet, amikor a dokumentumkezelés a papíralapú gyakorlatot másolja, azaz a gép lényegében nem tudja, milyen adatokat tartalmaz a dokumentum. A másik véglet, amikor a konkrét adattartalmat részletes dokumentum írja le (például XML-ben): pontosan, külön-külön megnevezi és megcímezi az egyes elemeket (feladó, a számla összege, fizetési határidő stb.), amiket így az informatikai rendszer már tud kezelni. Az okosdokumentum ez utóbbi eljárást alkalmazza.
A probléma az, hogy tulajdonképpen minden egyes dokumentumhoz ismerni kell az összes adatot, ám adott funkcióhoz, szolgáltatáscsomaghoz csak az adatok bizonyos halmazára van szükség. Minden egyes szolgáltatás esetében válogatni kell tehát az adathalmazból. Az adott szolgáltatásnak azután csak ezt a leválogatott nézetet kell ismernie. Ezáltal gyakorlatilag az összes olyan dokumentum, amely eleget tesz ennek a nézetnek, részt vehet a szolgáltatásban.
- A megvalósítás oldalán az az elképzelésünk, hogy az egyes alkalmazások, a különféle funkciók megmondják magukról, pontosan milyen adatokra van szükségük. Ha például egyszerű fizetésről van szó, akkor az alkalmazás csak a fizetendő összeget, a címzett adatait és a határnapot látja és kéri el az okosdokumentumtól. Más-más adathalmazzal dolgozik a kedvezményes vásárlást vagy a reklamációt kezelő modul. Végül az összes modul egy keretrendszerbe illeszthető - fejtegeti Kelen András.
A folyamatos és kétirányú kapcsolattartást lehetővé tevő okosdokumentumok, illetve az ezen vázra épülő különféle alkalmazások fő célcsoportját a nagyvállalatok alkotják. E felhasználói körön belül a szóban forgó megoldások azon szolgáltatóközpontok (SSC-k, BPO-k) számára lehetnek fokozottan érdekesek, amelyeknél nagy volumenű adatmennyiségek mozognak, illetve amelyeknél a munkaigényes tevékenységek földrajzilag egymástól nagy távolságokban folynak.
