A hatékony munkához elengedhetetlen a dokumentumok megfelelő kezelése és tárolása. Bizonyára mindenki szembesült már olyan problémával, hogy nem találta egy fontos szöveg végleges változatát, mert hirtelen nem tudta, hol keresse. Gyakran előfordul ugyanis, hogy több alkalmazott is dolgozik ugyanazon a projekten, és a munka haladtával e-mailben küldözgetik egymásnak a különféle verziókat. Közben pedig a saját gépükre és a szerverre is mentenek egy-egy példányt a biztonság kedvéért.
Így azonban nehéz megállapítani, melyik a legfrissebb vagy a végleges verzió, és a változtatások is csak körülményesen követhetők. Ez növeli a hibák kockázatát, tárhelypazarlást eredményez, és a közös munkát is nehézkessé teszi, a hatékonyságot pedig rontja.
Dokumentummenedzsment: minden egyben
A probléma azonban könnyen orvosolható, hiszen nagyszerű dokumentummenedzsment-eszközök léteznek a piacon, amelyek jól kombinálhatók egyéb, a produktivitást növelő termékekkel. A Novell például a Vibe csoportmunka-eszközével nyújt megoldást a különféle tartalmak kezelésének problémáira. De pontosan milyen lehetőségeket is kínál egy dokumentummenedzsment-eszköz, és hogyan járul hozzá a hatékonyabb munkavégzéshez?
Közös munka bármikor, bárhonnan
Az az ideális, ha a termék lehetővé teszi, hogy az alkalmazottak egyetlen dokumentum-változaton végezhessenek közös munkát, akár egy böngészőből megnyitva, weben keresztül is. Így bármikor, bárhonnan képesek hatékonyan együtt dolgozni a kollégák. Ha a felhasználók esetleg sokat utaznak repülővel, vagy gyakran tartózkodnak egyéb, internetkapcsolat nélküli helyen, akkor hasznos lehet egy olyan megoldás, ami ilyen esetekben is elérhetővé teszi a fájlokat, és később szinkronizálja az időközben alkalmazott változtatásokat. Szintén a közös munkát erősíti a csapatok számára létrehozható közös munkaterület, illetve a külső kommentálási lehetőség.
Elkerülhetők az esetleges félreértések és a fölösleges munka, ha a felhasználóknak lehetőségük nyílik a dokumentum zárolására a szerkesztés idejére, illetve ha a dokumentum tulajdonosai automatikusan értesítést kapnak a tartalomban végrehajtott változtatásokról. Egyes megoldásokban web2-es funkciók, például wikik, fórumok, blogok és mikroblogok, feedek és kérdőívek is segítik az eredményességet.
Keresés, átjárhatóság és plusz funkciók
Az egyes fájlok, illetve a különböző változatok keresését és rendszerezését általában címkék használata, illetve fő- és alverzió-támogatás szokta megkönnyíteni. Az optimális megoldások képesek a munkafolyamatok támogatására is, például lehetővé teszik az elkészült verzió jóváhagyatását, illetve a dokumentumok életútjának követését a vállalaton belül. Szintén hasznos, ha a rendszer biztosítja az űrlapok egyszerű kezelését és létrehozását, például a dokumentumok menedzselt létrehozása esetén.
A dokumentummenedzsment-termékek esetén továbbá rendkívül fontos az átjárhatóság, hiszen csak akkor gördülékeny a munka, ha bármilyen tartalmak kezelhetők a rendszerben. A Novell Vibe például integrálható a Microsoft Office programcsomaggal és a GroupWise levelezőrendszerrel is.
Maximális biztonság
Felmerülhet a kérdés, hogy nem válik-e sebezhetővé a szervezet belső rendszere abban az esetben, ha a dokumentummenedzsment-megoldás külső, webes szerkesztést is lehetővé tesz. A professzionális megoldások esetében azonban nem kell emiatt aggódni, hiszen ezek nagyvállalati szintű biztonságot kínálnak és különféle lehetőségeket nyújtanak a biztonság és a rugalmasság egyensúlyának megtalálására.
A legfejlettebb termékekben például biztonsági beállítások is alkalmazhatók a hozzáférésekhez. Ez akár olyan mélységig is kezelhető, hogy az egyes felhasználók számára elérhetetlen dokumentumok már a keresési találatok között sem jelennek meg. Így az alkalmazottak nem is értesülhetnek arról, hogy egy előlük letiltott dokumentum tartalmazza az általuk keresett kifejezést.
Ha pedig egy külső felhasználó, például egy alvállalkozó vagy külsős munkatárs számára kellene hozzáférést biztosítani néhány dokumentumhoz, az is megoldható. Egy igazán naprakész megoldásnál, például a vendégfelhasználók számára elérhetővé tehetők a munkaterületek egyes részei.
A biztonság tehát nem lehet akadály, így még az érzékeny adatokkal dolgozó szervezetek előtt is nyitott a lehetőség, hogy egy fejlett dokumentummenedzsment-megoldás segítségével tegyék produktívabbá a munkát. A befektetés a legtöbb esetben megéri, hiszen az előnyök sora hosszú, a helytakarékosságtól kezdve a gördülékeny együttműködésen keresztül egészen a költségek csökkentéséig és a hatékony munkavégzésig.
