A telekommunikáció ma egyértelmű mozgatórugója a gazdaságnak, vállalati működésnek, de nem költünk-e túl sokat a céges mobilok, internetelérések bonyolult hálójában? A jelentősen megnövekedett kommunikációnak azonban ára van, legtöbbször hatalmas kiadásokat generál hónapról hónapra a cégünknek munkatársaink telefon és internethasználata. Mivel válság van érdemes alaposan átvilágítani, hogy jól - egész pontosan fogalmazva - hatékonyan használjuk-e a telekommunikációs lehetőségeinket.
Amióta az Apeh a céges telefonszámla után is személyi jövedelemadót követel azoktól, akiknél nincs szétválasztva a magán és hivatalos hívások komolyan érdemes végiggondolni, hogy van-e szükségünk arra, hogy alkalmazottaink a családjukkal a cégünk pénzén tárgyalják meg magánjellegű gondjaikat.
A megoldás leginkább a PIN-kódos rendszer bevezetése lehet, ahol a dolgozók két PIN-kódot kapnak, egyet a hivatalos, egyet a magánhívásaikhoz. A megfelelő PIN-kódot a hívás előtt kell tárcsázni, s máris elválik a magánhívás a cégestől.
A hónap végén így a személyre lebontható telefonszámla könnyen elkészíthető és nincs vita a költségeken sem. Egy ilyen személyi kódos rendszer bevezetése után, a szakértők szerint mintegy 30 %-os csökkenésre lehet számítani, és mivel a kódnak amúgy is van egyfajta visszatartó ereje, s így a dolgozóink ennek hatására lényegesen kevesebbet használják majd céges telefonjaikat magánbeszélgetésekre is.
Váltsuk le a vezetékest?
Ma a költségek jelentős részét adhatja, ha vezetékesről hívunk mobilt, a vezetékes vonalak csökkenésével ez a probléma egyre nagyobb lesz, hiszen az alacsony díjú vezetékes hívások száma ezzel lecsökken. Egyre jobban megéri olyan alközpontokat beiktatni, amelyek azonnal gsm, azaz mobil hívásnak mutatják a szolgáltató felé a hívást, így a különbözetet megspórolhatjuk.
Igénybe vehetünk ma már olyan szolgáltatókat is akik VoiP telefonszolgáltatásokat kínálnak kedvező áron, sőt létezik ma már letölthető linuxos VoiP telefonközpont is az Asterisk, amellyel gyakorlatilag kiválthatjuk az esetleg elavult céges telefonközpontunkat is.
Aki nem szeretne a letöltéssel és a hosszas beállításokkal bíbelődni azok számára kész „plug and play" megoldásokat kínál a piac, sőt aki magyar Asterisk alapú megoldást keres, azok számára fejlesztették a Glosterisk Small Buiness PBX-et (már a neve is jelzi, hogy egy Asterisk klónról van szó), mely magyar nyelven „beszél" a konfigurációs felülete is magyarul van, A fejlesztők tesztelték hazai ISDN környezetben és a telepítése egy két hét alatt megoldható.
A VoiP díjakra azért érdemes odafigyelni, mert a köztudatban díjmentes szolgáltatások céges alkalmazás esetén mégis felvethetnek olyan kiadásokat, amelyekre a szerződési feltételek felületes átolvasása közben nem figyeltünk fel.
Céges mobiltelefon
A személyes használatú céges telefon az egyik legjobb lehetőség arra, hogy kordában tartsuk a kiadásokat. Persze ez csak abban az esetben lehetséges, ha munkatársaink egymást ingyen hívhatják ezen keresztül, tisztázott a cég által vállalt költség keret és kontrollálható a magánhívások aránya.
A telefonszolgáltatók ma már kínálnak olyan flottakedvezményeket, amelyek segítségével a belső hívások ingyenességén kívül, telefonjainkat és legtöbbször a kedvezményes mobilinternet eléréseket is kedvezőbb költségekkel kaphatjuk meg.
A mobilnet természetesen a laptop-használók számára is megoldást kínál a távmunkára, ami tovább csökkentheti az irodai költségeket.
Az internetes megoldások, az IP telefónia további kedvező lehetőségeket kínál arra, hogy akár videokonferenciákat, távmunka megbeszélések, online oktatásokat szervezzünk mindenféle költségek nélkül.
Szakértők és specialisták
A mobiltelefónia, az internetezés illetve a teljes irodai telekommunikáció költségeinek csökkentése azonban legtöbbször akkor hatékony, ha szakértői segítséggel átvilágítjuk a teljes cég kommunikációs rendszerét, kiiktatjuk az elavult és pazarló megoldásokat, kiképezzük munkatársainkat a költségtakarékos eszközök és módszerek használatára és folyamatosan ellenőrizzük a kiadásaink alakulását.
Az erre szakosodott cégek legtöbbször a teljes költségelemzés után javaslatot tesznek az általuk hatékonynak gondolt átalakításokra, IP alapú központokat és ehhez kapcsolódó komplex szolgáltatásokat ajánlanak. Fontos, hogy lehetőleg megbízható, ismert és elismert szakértőt válasszunk erre a feladatra, hiszen az ajánlatban is ennek függvényében bízhatunk meg.
A megvalósítás egyszeri költségét vessük össze a megtakarítható telekommunikációs költségekkel, s ennek alapján állítsuk össze a cégünk takarékosabb és hatékonyabb működését segítő megoldásokat, a jelenleginél olcsóbb a szolgáltatáscsomagokat.
Aggályok
A távollevő munkatársak együttműködésének hatékonysága, a távmunka minősége persze megkérdőjelezhető, hiszen az irodai környezet inkább sarkall munkára, mint egy otthoni íróasztal, de sok esetben a mobilitás előnyei felülmúlják az aggályokat.
A hatékonyság is annak függvénye, hogy rendelkezik-e alkalmazottunk a munkájához szükséges feltételekkel. Számítógépe, internetkapcsolata és mobilja fel van-e készítve a mobilmunkához szükséges szoftverekkel, biztonsági megoldásokkal.
Az imént emlegetett biztonság ma már nem csak a számítógépünk vírusvédelmét jelenti, hanem komplex adatvédelmet, amely integrált módon kiterjed a mobil eszközök mindegyikére. Hiába a megfelelő szoftverek, a távmunka által elért megtakarítások, ha cégünknél havonta tűnnek el mobileszközök érzékeny adatokkal, ügyféladatbázisokkal, vagy vállalati tervekkel, üzleti titkokkal.
