Az ügyintézés során az ügyintéző és a kiadmányozó között a szervezet szabályzatának megfelelően akár több jóváhagyó személy is lehet, a jóváhagyók módosításokat kérhetnek az ügyintézőktől, így a válaszdokumentumok elkészítési folyamata heteket is igénybe vehet. Arról nem is beszélve, hogy több jóváhagyó esetén nehezebb követni az iratok mozgását.
Elektronikus dokumentumkezelés esetén a jóváhagyási folyamat felgyorsul, átláthatóbbá válik, egy-egy iraton akár egymás utáni, akár párhuzamos jóváhagyás is történhet, és minden mozzanat naplózásra kerül, minden esemény visszakereshető. A rendszerben rögzítésre kerül például a jóváhagyásra küldés, jóváhagyás elfogadása, kiadmányozás időpontja, kiadmányozó neve, a hozzáfűzött megjegyzések.
Az expediálás folyamatának felgyorsítására érdemes a dokumentumkezelő rendszerrel integrált postázó alkalmazást bevezetni. Ez a megoldás támogatja a postai előkészítést és adminisztrációt. Lerövidíti a rutinmunkát és mentesít a szükséges nyomtatványok hosszadalmas, kézzel való kitöltésétől. Segítségével a posta által megkívánt formátumú és tartalmú feladókönyv, tértivevény automatikusan előállítható, a feladott küldemények visszakeresése, vagy a postaköltség különböző feltételek szerinti kimutatása szintén néhány pillanat alatt előállítható.
Az iratok, az irattári tervnek megfelelően, bizonyos idő elteltével selejtezésre vagy levéltárba adásra kerülnek, a köztes időben pedig az intézménynél meghatározott irattárba helyezhetők el. Az elektronikus iratkezelés egyik legnagyobb előnye, hogy ha az irat képét is csatoljuk az iktatáshoz, akkor nagyon ritkán szükséges a papír alapú dokumentumot elővenni az irattárból, mert az elektronikus változat 3-5-15 évvel később is azonnal rendelkezésre áll.
A selejtezés és levéltárba adás hosszadalmas munkáját szintén lerövidíti az iratkezelő rendszer használata. A selejtezésre vagy levéltárba adásra kerülő tételek részletes, iratokra bontott listázása automatikusan történik, egy kattintással látható, melyik iratok váltak selejtezhetővé. Az iratok felülvizsgálatát, a selejtezési és levéltári iratátadási jegyzőkönyvek elkészítését is támogatja az elektronikus rendszer. Természetesen ezen funkciók is teljes körűen naplózottak, sőt, selejtezést, levéltárba adást követően az iktatólapokra visszaíródik az esemény dátuma és hogy ki végezte az adott feladatot.
Az elektronikus iratkezeléssel kapcsolatban további információért látogasson el a CNW Rendszerintegrációs Zrt. tavaszi rendezvénysorozatának harmadik előadására, és ahol az érdeklődők megismerhetik a közszféra egyik legrugalmasabb dokumentumkezelési alkalmazását, a NetRegistert.
NetRegister bemutató
Kimenő, helyben maradó dokumentumok kezelése
A bemutató időpontja: 2008. május 26. 9.30 - 13.00
A bemutató helye: 1149 Budapest, Tábornok u. 2.
