Jelentősen megnőtt a digitális átalakulás következtében az informatikai technológia szerepe az üzleti stratégia gyakorlati megvalósításában. Felgyorsult ugyanakkor az üzleti és a technológiai környezet változása is, amivel a múltban alkalmazott statikus, merev és területenként eléggé elszigetelt tervezés ma már aligha tud lépést tartani.
Persze ebből még nem következik, hogy az IT-vezetőnek teljes egészében fel kellene hagynia a stratégiai tervezéssel - éppen ellenkezőleg. Az üzleti stratégiához simuló informatikai tervezés még soha nem volt olyan fontos, mint napjainkban - mutatott rá cikkében (Anatomy of an IT strategic plan in the era of digital disruption) testvérlapunk, az amerikai CIO magazin.
Ezzel együtt az informatikai vezetők mindössze 29 százaléka ítélte úgy a Gartner felmérésében (2017 CIO Survey), hogy szervezete hatékony vagy nagyon hatékony munkát végez az IT-stratégia és tervezés területén. Még ennél is kevesebb válaszadó - a megkérdezettek 23 százaléka - mondta ugyanezt az üzleti stratégiáról és tervezésről.
A Forrester szerint az egyik legnagyobb kihívás az IT-vezető számára, hogy mennyire tud azonosulni a vállalat üzleti stratégiájával. Otthonosan kell mozognia ugyanis ezen a területen, hogy irányíthassa a párbeszédet, amely a megvalósítás körül zajlik a vezetőség köreiben. Mélyrehatóan ismernie kell az informatikai igazgatónak az üzlet mozgatóerőit, hogy vállalatát nagyobb bevételhez, hatékonyabb és nyereségesebb működéshez segíthesse.
Kezdjük az üzletnél!
Ideális esetben az IT-vezető részt vesz az üzleti stratégia formálásában, rámutatva, hogy a vállalatnak mit és miért kell tennie annak érdekében, hogy elérhesse a kitűzött célokat. A technológiát illetően is tájékozott üzleti stratégia alapján tudja majd kidolgozni a beruházások és fejlesztések tervét, amely tartalmazza, hogy a vállalatnak milyen szakemberekre, partnerekre, folyamatokra és rendszerekre lesz szüksége a működés hathatós támogatásához.
Ha jól csinálják, az informatikai stratégiai tervezés rendkívül hatékony eszközzé válik az üzleti célok elérésében. Az IT-vezetőknek azonban ehhez nyitniuk kell a tervezés új, üzletközpontú, rugalmas és gyakori frissítésekre építő, agilis módszerei felé. A gyakorlat sajnos azt mutatja, hogy ez a váltás nem megy túl gyorsan, pedig az IT-vezetőknek nincs mire várniuk. A CIO magazin ezért bevált módszereket ajánlott az informatikai igazgatók figyelmébe, amelyekkel lerövidíthetők az informatikai stratégiai tervezés ciklusai.
Startoljon az üzleti stratégiával - Az IT-oldal stratégiai tervezésének az üzleti stratégiából kell kiindulnia, ehhez nem fér kétség. A jól kidolgozott informatikai terv jóval több a beruházások, a bevezetésre kiszemelt technológiák puszta listájánál, felméri azokat az architekturális, folyamati, szabályozási változtatásokat is, amelyek szükségesek az üzleti célok eléréséhez. Mondhatjuk úgy is, hogy eltűnik az üzleti és az informatikai stratégia közötti határ, a kettő eggyé válik. Ma már akadnak tanácsadók, akik szerint külön IT-stratégiára nincs is szükség a vállalatnál, az egyszerűen az üzleti stratégia IT-specifikus része.
Tervezze meg a tervezés folyamatát - Kiindulásképp az IT-vezetőnek azt is meg kell terveznie, hogy miként fog tervezni. A Gartner szerint célszerű világos és tartható ütemezést, működőképes folyamatot létrehozni a stratégiai terv továbbfejlesztéséhez, amely a már meglévő tervből indul ki. A piacelemző tanácsolja, hogy ez a folyamat a gyors és fókuszált tervezést segítse. Ha túl sok időt tölt az informatikai oldal a stratégiai tervezéssel, vagy elveszik a részletekben, akkor hamar irrelevánssá válhat, mert az üzlet a piac változásaitól hajtva egyszerűen át fog lépni rajta.
Összpontosítson középtávra - Létjogosultságukat továbbra is megtartják a hosszú távra szóló ütemtervek, azonban az üzleti és a technológiai környezet gyors változásai között háttérbe kerülnek. Az IT-vezetőnek ezért ügyelnie kell arra, hogy a vállalat fejlesztéseit hosszú távon meghatározó technológiák közül olyanokat válasszon, amelyek kellően rugalmasak a menet közben bekövetkező változások kezeléséhez, de az informatikai stratégiában középtávra kell fókuszálnia, jellemzően 12-18 hónapra előre terveznie - a következő 2-3 vagy 5 év céljait és teendőit elég, ha nagy vonalakban felvázolja.
Lényeges a mérés és visszacsatolás
Legyenek meg a kulcselemek - A jól kidolgozott, hatékony informatikai terv az emberekkel, a partnerekkel, a kompetenciákkal, a szervezeti változtatásokkal, a folyamatokkal és az irányítással egyaránt foglalkozik, mert ezek mindegyikét szükséges továbbfejleszteni és összehangolni az üzleti célok eléréséhez. Tartalmazhatja emellett a beruházások ütemezését, a határidőket, a változtatásokkal járó kockázatok felmérésére és kezelésére vonatkozó elképzeléseket is. A kevéssé átfogó stratégia, amely nem jelöli ki világosan a célokat és az időkereteket, nem igazán nevezhető stratégiának. Összetettsége nehézséget okozhat az IT-vezetőnek, a stratégiai tervezést azonban akkor sem szabad halogatni, ha az említett területek valamelyike nagyobb fejtörést okoz - haladni kell előre a lényeges elemek meghatározásával, a hiányzó részletek később is pótolhatók.
Mérés nélkül siker sincs - A legjobb IT-stratégiák azokat a mérőszámokat is tartalmazzák, amelyekkel menet közben ellenőrizhető a megvalósítás sikeressége. Napjaink technológiaközpontú piaci környezetében azonban e számoknak kevésbé a rendszerek, sokkal inkább az üzlet teljesítményét kell mutatniuk. Alapvető feladat az üzleti kimenetelt tükröző KPI-k meghatározása, ami szintén az informatikai és a vállalati stratégia összefonódására hívja fel a figyelmet. A mérőszámok alakulásáról havonta legalább egyszer kimutatást és elemzést kell készíteni, de mindig lesznek közöttük olyanok, amelyekre a vezetők ennél gyakrabban is rá akarnak majd nézni. A friss méréseket tudják ugyanis összevetni a célokban megjelölt számokkal, ami elengedhetetlen ahhoz, hogy a vállalat menet közben ellenőrizze a stratégia megvalósulását, és szükség esetén időben változtasson a kívánt teljesítmény eléréséhez.
Frissítés negyedévenként
Mutasson irányt az üzlet jövőképe - Helyesen teszik az IT-vezetők, ha stratégiájukba olyan irányelveket foglalnak, amelyek alapul szolgálnak az informatikai döntések meghozatalához. Az elveket a vállalat küldetésnyilatkozatából érdemes levezetni, azonban az gyakran olyan általánosító és közhelyes, hogy teljesen használhatatlan. A küldetésnyilatkozat célja, hogy cselekvésre ihlessen, amihez konkrétan és világosan kell fogalmazni.
Tervezzen mindig újra a vállalat tempójában - Az IT-osztályok túlnyomó többsége évente legalább egyszer teljes körű informatikai stratégiai tervet készít, napjaink gyorsan változó üzleti környezetében azonban mindinkább arra kényszerül, hogy azt ennél gyakrabban frissítse. Érdemes ezt az üzleti oldal ciklusaihoz igazítani, ami a legtöbb vállalatnál legalább negyedéves frissítést jelent. A piac lakossági szegmensében érdekelt vállalatoknál az informatikai igazgatók azonban látni fogják, hogy erre gyakrabban is szükség lesz. Minden IT-döntés kihat ugyanis a terv megvalósításának egészére, ezért ellenőrizni kell, hogy az eredeti feltevések továbbra is érvényesek, vagy finomítani kell rajtuk.
Végső soron egy jól átgondolt és átfogó, részleteiben kidolgozott informatikai stratégiai terv mindig meghálálja a befektetett munkát, még akkor is, ha később jelentős módosításra szorul - összegezte a csokorba gyűjtött tanácsokat a CIO magazin. A stratégiai tervezés folyamata ugyanis önmagában értékesebb lehet, mint maga az elkészült terv. A digitalizáció hosszútávú hatásairól együtt gondolkodva ugyanis az informatikai és az üzleti oldal vezetői olyan kérdésekre is választ találhatnak, amelyek eredetileg fel sem merültek bennük.
