A vállalati alkalmazottak gyakran túl sok időt töltenek a munkájukhoz szükséges információk keresésével és kezelésével - különböző felmérések és elemzések szerint ez a foglalatosság a munkahét közel ötödét is felemésztheti, több erőforrást köthet le, mint a házon belüli kommunikáció és csapatmunka együttesen. Az elvesztegetett idő persze tetemes költségvonzattal bír, ami még fájóbb, ha figyelembe vesszük azt is, hogy a keresések közel fele kudarcba fullad. Kifejezetten információkkal dolgozó alkalmazottak körén belül és papír alapú munkafolyamatok esetén pedig a számok még lesújtóbbak.
Vállalati tartalomkezelő (ECM) megoldással, központi, digitális tartalomtár kialakításával a szervezetek könnyebben tárolhatják, menedzselhetik és elemezhetik az üzleti tartalmat, amelyet létrehoznak, így az információk kezelését és folyamataik, működésük hatékonyságát egyszerre növelhetik. A dokumentumkezelő (DMS) rendszerekből továbbfejlődő ECM megoldások piaca továbbra is dinamikusan bővül, évente átlagosan két számjegyű növekedést mutat, és a digitális átalakulás technológiáival újabb lendületet nyer. Rubányi Tamást, az Ovitas Magyarország Kft. üzletág- és értékesítési vezetőjét az ECM-piacot formáló trendekről és a legújabb megoldásokról kérdeztük.
Computerworld: Miért fontos, hogy a vállalatok fejlett technológiákra épülő ECM megoldással okosítsák fel a tartalomkezelésüket?
Rubányi Tamás: Nyomós érvek szólnak emellett. Sok dokumentumban megtalálhatók például a tranzakciós adatok is, amelyek a vállalatirányítási rendszerekben keletkeznek, de a dokumentumokat mégsem tanácsos ERP megoldásban kezelni. A két felhasználói kör ugyanis gyakran jelentősen eltér egymástól, a tartalomkezelő megoldásban dokumentumokkal dolgozó alkalmazottaknak nem kell feltétlenül az ERP megoldáshoz is hozzáférniük. Másrészt az üzleti dokumentumok létrehozását, szerkesztését, jóváhagyását, módosítását, iktatását, archiválását, azaz teljes életciklusuk menedzselését a vállalatirányítási rendszernél sokkal jobban támogatja a kimondottan erre a célra kifejlesztett tartalomkezelő megoldás.
Fejlett tartalomkezelő funkcionalitásra pedig napjainkban nagyobb szükségük van a szervezeteknek, mint valaha. A járványhelyzetben távmunkára, majd hibrid munkavégzésre váltó vállalatok földrajzilag elosztottabbá váltak, a felhasználók eddiginél szélesebb köre dolgozik dokumentumokkal változatos helyszínekről, környezetekből bejelentkezve. Kulcsfontosságú ezért, hogy mindez szabályozottan és biztonságosan történjen, az ehhez szükséges áttekintést és nyomon követést pedig ugyancsak a tartalomkezelő megoldások funkcionalitása biztosítja.
Hasonlóan fontos követelmény a dokumentumkezelés terén a GDPR megfelelés. Bár az Európai Unió általános adatvédelmi rendelete évekkel ezelőtt hatályba lépett, alkalmazásával és követelményeivel sok vállalat ma sincs teljesen tisztában. Ajánlatok bekérésekor például a cégek olyan adatok birtokába jutnak, amelyeket meghatározott idő elteltével törölniük kellene, de ezt elmulasztják, amivel egy esetleges ellenőrzés esetén komoly bírságot kockáztatnak. A dokumentumok és a bennük szereplő adatok életciklusát végigkísérő tartalomkezelő rendszer viszont a jogszabályoknak megfelelően jelzi, ha a megfelelési követelmények teljesítéséhez intézkedni szükséges. Az ügyfeleikről, partnereikről és a termékeik, szolgáltatásaik iránt érdeklődő, kampányaikban megszólított fogyasztókról is mind több adatot gyűjtő és kezelő vállalatok számára a GDPR megfeleléshez ma már gyakorlatilag nélkülözhetetlen egy fejlett tartalomkezelő rendszer használata.
CW: Az Ovitas Magyarország az ELO Digital Office partnereként milyen tartalomkezelő megoldásokat ad a különböző vállalati területekre, konkrét munkafolyamatok integrálásához, automatizálásához?
Rubányi Tamás: Magyarországon a vállalatok évtizedek óta használnak dokumentum- és iratkezelő rendszereket, de ezen az érett piacon a legkifejezettebb igény változatlanul az ügykezelés végponttól végpontig ívelő támogatása, azaz a hazai szervezetek a dokumentumokkal támogatott folyamatokra akarnak rálátni, azokat teljes hosszukban menedzselni. Az elektronikus ügykezelés horizontális koncepció, minden vállalati területen, minden iparágban jelentkező igény.
ELO Business Partnerként az Ovitas erre ad fejlett megoldásokat a dokumentumkezeléstől kezdve iratkezelésen és tanúsított iratkezelésen, elektronikus számlakezelésen és automatizált számlafeldolgozáson át speciális dokumentumok, például szerződések, minőségügyi dokumentumok és műszaki dokumentációk menedzseléséig. A szerződések kezelését például sablonok használatával tesszük hatékonyabbá, amelyek segítségével a vállalatirányítási rendszer által kezelt adatok automatikusan beilleszthetők a dokumentumokba. Minthogy a sablon, a vállalatirányítási rendszerben a folyamat és a beillesztés is ellenőrzött folyamat eredménye, a létrejövő szerződés jóváhagyása felgyorsul. Megoldásainkkal a vállalatok elektronikus érkeztetést és iktatást, az ügyintézés hatékonyságát növelő munkafolyamatokat, papírmentes irodát alakíthatnak ki, a vállalati tudást és a tartalom teljes életciklusát menedzselhetik.
Az ECM területe egy folyamatos, jövőbe mutató üzleti lehetőség számunkra. Az Ovitas itthoni csapata naprakész technológiai szakértelemmel és évtizedes tapasztalattal a magyar törvényi szabályozásnak mindenben megfelelő, tanúsított iratkezelő megoldást fejlesztett a gyártó megbízásából, amelyet folyamatosan karbantart, és a jogi környezet változásainak megfelelően frissít. A közszférában tevékenykedő szervezetek számára az iratkezelés elképzelhetetlen lenne ilyen megoldás nélkül, de az nem egyedül nekik ad fontos előnyöket. Tanúsított iratkezelő modulunk ugyanis számos olyan funkciót tartalmaz, amelyet a versenyszféra szereplői ugyanilyen hasznos fejlesztésként értékelnek.
Mindezen ECM modulok bevezetését, integrálását, testre szabását és működtetését az igényfelméréstől és tanácsadástól kezdve teljes körű szolgáltatásokkal támogatjuk. Ügyfeleink között energetikai, közmű, ipari és kereskedelmi vállalatok, valamint a professzionális szolgáltatói szektor és a közszféra szereplői egyaránt megtalálhatók. Ovitas Partner Programunkon (OPP) keresztül - a választott szoftverkövetési csomagban foglaltak szerint - monitorozzuk, optimalizáljuk, a fejlődő igények szerint bővítjük a bevezetett megoldást. Az ügyfélkörünkben jelentkező igényeket az ELO német fejlesztőcsapata felé is továbbítjuk, így a kiszolgálásukra fejlesztett megoldások idővel a tartalomkezelő platform alapfunkcionalitásába is beépülnek. A közvetlen gyártói támogatással kimagasló értéket adunk ügyfeleinknek.
CW: Az ELO ECM Suite legújabb, 21-es verziójában a Microsoft termékeivel, az Office, az Outlook és a Teams alkalmazásokkal meglévő integrációs képességeket fejlesztette tovább, amelyek még hatékonyabbá teszik a dokumentumok körüli együttműködést. A tartalomkezelő megoldást új integrációs szolgáltatások fogják bővíteni a Microsoft és az SAP helyben és felhőben is bevezethető ERP megoldásai felé. Milyen újdonságokat ajánlana még a hazai felhasználók figyelmébe?
Rubányi Tamás: Termékkibocsátási stratégiáját is frissítette az ELO, amely szerint a funkcióbővítő verziók az év folyamán jelennek meg, ezeket pedig kétévente követik a hosszú távon támogatott LTS főverziók. Partnerként közelebbről is figyelemmel kísérhetjük az új képességek fejlesztését, így azokat hazai ügyfeleinknek is azonnal ajánlani tudjuk, amint kiforrott formában jelennek meg az ECM szoftvercsomagban.
A legújabb, 21-es funkcióbővítő verzió innovatív fejlesztései közé tartozik például az ELO Flows, egy új automatizációs eszköz, amellyel a digitális folyamatok és a projektek csúcssebességre kapcsolhatók, mivel több lehetőséget ad a kódírás nélküli konfigurálásra. Olyan motorháztető alatti képességről van szó, amely egyszerűsíti az ELO-n belüli egyedi munkafolyamatok kialakítását, így rövidül a bevezetési idő, és lehetővé válik a tartalomkezelési igények még gyorsabb kiszolgálása.