A vizuális élmény nagyon meghatározó a kommunikációban, és ezt nem tudjuk a legjobban kidolgozott smileyk alkalmazásával sem kiküszöbölni. Jelenleg a videokonferencia, illetve azon belül a telepresence az az eszköz, amely közel áll élményben és hatásban is a személyes találkozáshoz. A tárgyaló felek látványa egyrészt több információt közvetít és lehetőséget ad illusztrációra, azaz ábrás magyarázatok beszúrására is. Nem vagyunk alkalmatlan eszközök hosszas használatára utalva, a megbeszélések időtartama gyakran a felére csökken - gondoljunk csak arra, milyen nehéz és időigényes telefonban pontos és használható útvonal-információkat adni, ugyanez egy térképrészlet bemutatásával gyerekjáték, és csak másodpercek kérdése. Másrészt az élőkép hatékonyabban kelti a jelenlét benyomását, így személyesebb, felelősségteljesebb beszélgetések folytathatók, és ez kihatással lehet a munkatársak, partnerek viszonyára is.
Igencsak költséghatékony eszköz tehát a videokonferencia, mely - a hétköznapi célokra tökéletesen megfelelő Skype vagy MSN csevegőkön túlhaladva - szabványos, más eszközökkel üzembiztosan együttműködő és üzleti mértékben megbízható kommunikációs csatorna. Természetesen nem helyettesítheti például az üzletkötésekkel vagy alkalmazásba vétellel kötelező személyes találkozásokat, de kiválthatja a hétköznapi megbeszélések többségét, amelyek alapvetők a mindennapi munkában, egy üzlet építésében vagy akár a kapcsolatok gondozásában.
Különösen fontos ez, ha így több ízben is kiválthatjuk az utazásokat. Időt, útiköltséget takaríthatunk meg, és megkímélhetjük magunkat a szervezéstől és kényelmetlenségtől is. Egy üzletkötő virtuálisan "végigjárhatja" a fél országot egy nap alatt, közel olyan hatékony megbeszéléseket folytatva, mintha valóban ott járt volna. Sok esetben a technikai segítségnyújtás hathatós eszköze is lehet a videó. A szerviz munkatársa sokkal pontosabb információkat kaphat a helyzetről, ha képileg is bemutatják számára a hibát, és így jobban fel is készülhet a munkára. A videokonferencia kíméli a felső vezetők drága idejét is, hisz azt nem kell autóvezetésre fecsérelniük, munkaidejüket a valóban és közvetlenül értékteremtő tevékenységekkel optimálisabban tölthetik ki. Jó hatással van a magánéletre is, hiszen a dolgozók időben képesek befejezni a munkanapot, és ők sem töltenek fárasztó és a gyakorlati munka szempontjából meddő órákat közlekedéssel.
Nem mellékesek a biztonsággal és egészséggel kapcsolatos előnyök sem. A repülés és különösen a fapados járatok virágzása mellékhatásaként sokszorosan felgyorsult a fertőző betegségek, járványok terjedésének üteme. Ma az utasokkal együtt a kórokozók is néhány óra alatt áthidalják a kontinensek közötti távolságot (és jegyet sem kell váltaniuk...). A nagy távolságú utazások amúgy is megterhelők a szervezetre, de most, a H1N1 terjedésének idején külön kockázatot is rejtenek magukban. Ezt a terhelést is jelentősen csökkenti a videokonferencia rendszerek bevezetése és használata.
