Csakúgy, ahogy a munkaadó sok esetben elvből szabályozza alkalmazottai munkahelyi internet használatát, úgy ajánlatos ugyanezt tenni az e-mail forgalom kapcsán is, és világosan meghatározni, hogy engedélyezett-e a privát e-mail forgalom a munkavállaló számára. Különösen akkor fontos ez, ha az alkalmazottak saját céges e-mail fiókkal rendelkeznek és a privát levelezéseiket nem csupán egy web-alapú privát mail fiókon keresztül bonyolítják - hívja fel a figyelmet egy hosszú ideje fennálló problémára Torsten Braner, az e|n|w|c Natlacen Walderdorff Cancola nemzetközi ügyvédi iroda jogásza.
Eltekintve attól a problémától, hogy a munkavállalók „privát kommunikációs ügyeinek" munkaidőben való intézése rendkívül időigényes és a munkavégzés rovására mehet, könnyedén továbbíthatók - gyakran a vezetőség és a többi érintett tudta nélkül - szándékosan vagy gondatlanul bizalmas céges, de akár ügyféladatok is. Viszont, ha bizalmas információ nem is szivárog ki, a céges fiókon keresztül küldött privát e-maillel legtöbb esetben a cég a domain-jének (xy@cég_domainneve.hu) valamint a hivatalos, automatikusan beillesztett aláírásnak köszönhetően egyértelműen azonosíthatóvá válik, így akár a vállalat hírneve is sérülhet, különösen akkor, ha a levelek kifogásolható tartalmakat vagy csatolt fájlokat tartalmaznak. Ezért mindenképpen javasolt egyértelmű belső szabályozást kialakítani, amelyben minden érintett munkavállalóval tudatni kell az e-mail fiók megengedett és tiltott használatának eseteit.
Hogyan ellenőrizheti egy munkaadó, hogy alkalmazottai betartják-e a szabályzatokat?
A legtöbb munkáltató a céges e-mail fiókok rendszeres vagy szúrópróbaszerű ellenőrzésére gondol először. Ha a munkavállalóink e-mail forgalmát ellenőrizni akarjuk, több korlátot is figyelembe kell venni, melyek közül elsődleges a munkavállaló levelező partnerének levéltitokhoz és személyes adatainak védelméhez fűződő joga. Ha a jogszabályi korlátok betartásával hajtjuk végre az ellenőrzéseket, akkor is elengedhetetlen, hogy a munkavállalók az ellenőrzésekhez - ismerve azok terjedelmét - már a munkaszerződésükben vagy akár egy külön megállapodásban hozzájáruljanak.
Amennyiben munkaadóként észrevesszük, hogy a munkatárs tiltott módon privát célokra is használja a cégese-mail fiókot, figyelmeztethetjük a munkavállalót, és felszólíthatjuk a szabályok betartására. Az e-mailt viszont tilos megnyitni és elolvasni, mivel azzal az érintett harmadik fél jogszabály által védett jogait is megsértjük. „Fontos azonban mérlegelni, mennyire alkalmazunk szigorú belső szabályzatokat és milyen erőforrásokat használunk fel azok betartásának ellenőrzésére, hiszen a csupán csekély mértékű magáncélú e-mail használat egyes kirívó példáktól eltekintve még nem okoz olyan mértékű bizalomvesztést a munkáltató részéről, hogy az az elbocsátást, vagy a figyelmeztetésen kívüli egyéb szankciókat indokolttá tenne."- fűzi hozzá a jogász szakember.
