A betöltetlen munkakör költsége a COV (cost of vavancy) könnyen kiszámítható. A szervezet egy alkalmazottra jutó átlagos napi árbevételét megszorozva a betöltetlen munkanapok számával, megkapjuk azt az összeget, amennyit egy betöltetlen munkakörrel átlagosan veszít a vállalat. Természetesen minél magasabb egy pozíció, a veszteség is annál magasabb, míg alacsonyabb pozíciókban a veszteség kisebb. Persze léteznek pontosabb számítások is, de az így kapott eredmény jól szemlélteti a veszteség mértékét egy szervezetnél - magyarázza Horányi-Kiss Annamária recruitment tanácsadó, a JIT Talent vezető tanácsadója.
Lássuk, mit jelent ez egy konkrét esetben: egy 10 milliárd forintos éves árbevételű, 100 fős vállalat esetében, 220 munkanappal számolva, az egy főre eső COV 454 545 forint lenne. Ezután könnyen kiszámolhatjuk, hogy a példában szereplő vállalatnál egy hónap üresedés 8,3 millió forint veszteséget jelentene egyetlen munkakör esetén. Azonban mégsem ez a betöltetlen munkakörök legnagyobb kára.
Az üres munkakörök rejtett költségei
Amíg a COV egyértelműen kifejezi az üres pozíciók közvetlen pénzügyi költségét, addig sok más, "puha" költség is felmerül, amelyek még inkább sújtják a vállalatot. Ezek közé tartoznak az ideiglenes munkaerő költségei, az alkalmazottak túlórája, elmaradt ügyfelek vagy projektek.
"Az emberi tényezők, mint a csökkenő termelékenység, a csapatszellem hanyatlása vagy az alkalmazottak kiégése sokkal nehezebben számszerűsíthetők, ám ugyancsak jelentős veszteséget jelentenek. Minél tovább tart a betöltetlen állapot, annál valószínűbb, hogy ezek a negatív hatások felerősödnek, amelyek hosszú távon tovább növelik az üres álláshelyek valódi költségét" - világítja meg Horányi-Kiss Annamária.
Ha egy osztályon 17 fő kezeli azt a munkamennyiséget, amelyet jellemzően egy 20 fős csapat végez, az az alkalmazottak kiégéséhez vezethet. Minél tovább maradnak betöltetlenül a nyitott pozíciók, annál valószínűbb, hogy csökken az általános termelékenység, a munkavállalók elkötelezettsége és a munkamorál. Az üres álláshelyek miatt a csapat elmaradhat a kitűzött céloktól, ezáltal csökken az egyéni és a csapatösztönzés lehetősége, ami tovább csökkentheti a termelékenységet.
Rugalmasság és folyamatos keresés a gyorsaság kulcsa
A kulcsfontosságú munkavállalók távozása esetén létkérdés a munkakörök mielőbbi betöltése. Ennek érdekében a toborzási és kiválasztási folyamat felgyorsítása nagyobb rugalmasságot követel. A tökéletes jelölt keresése gyakran csapdába ejti a vállalatokat, és elszalasztják azokat a jelölteket, akik valójában hozzáadott értéket teremthetnének. Ebben az esetben a soft skillek alapján történő kiválasztás segíthet. Képzett, junior jelöltek is kiválóan megfelelhetnek, ha a megfelelő képességekkel rendelkeznek. A felvételi folyamat meggyorsítása érdekében szintén legyünk rugalmasabbak, menjünk bele például az online interjúkba, különösen, ha többkörös a felvételi folyamat - tanácsolja a szakértő.
Egy recruiter alkalmazása nagy segítség lehet, főként, amikor a napi feladatok mellett nem jut elegendő idő a pozíciók megnyitására. A halogatás miatt ilyenkor heteket, hónapokat csúszhat a megnyitás időpontja, és a menedzsment létszámstoppot hirdet, mondván, hogy eddig is meg volt oldva, és nem fektetnek be recruitmentbe és új kolléga felvételébe.
A proaktív toborzás a hatékony recriutment kulcsa
De ne akkor keressünk recruitert, amikor üresedés van, mert akkor már rendszerint késő. A legjobb szakembernek is némi időre van szüksége, hogy megismerje a vállalat kultúráját, a munkakör specialitásait, ami ilyen esetben drága időveszteséget jelent. Bővülő szervezeteknél, hiányszakmák esetén a recruiter olyan, mint a céges autóflotta esetén az autószerelő: nem az a kérdés, hogy szükség lesz-e rá, hanem az, hogy mikor.
Mivel bizonyos mértékű fluktuáció a legjobb cégeknél is elkerülhetetlen, a hatékony szervezet a felkészülésre teszi a hangsúlyt. Horányi-Kiss Annamária szakmai álláspontja, hogy nemcsak éves szinten kell tervezni, hanem előre, negyedéves szinten is, ezáltal csökkenthetők a betöltetlen pozíciókkal járó költségek. A tervezésnél érdemes bevonni külső szakértőt, aki segít elhatárolni és definiálni a munkaköröket, javaslatot tesz a recruitment periódusra. Emellett a hatékony szervezet folyamatosan pásztázza a munkaerőpiacot, mellyel jelentősen csökkenthető a reaktív toborzási idő.
Az üres álláshelyek komplex problémát jelentenek, melyeknek költségei sokszor meghaladják a látszólagos megtakarításokat, különösen kulcspozíciók esetén. A toborzó csapatok és a vállalati vezetők számára kulcsfontosságú az üres álláshelyek teljes költségének megértése, hogy megfelelő erőforrásokat rendeljenek a toborzás és a megtartás területére. A betöltetlen pozíciókat nem szabad egyszerű költségmegtakarításként kezelni, sokkal inkább komplex feladatként, amely megfelelő stratégiai megközelítést igényel.
