Több mint 5000 kölcsönzött munkavállaló, több mint 300 vállalati partner, országszerte 12 iroda. Szaporodó digitalizációs megoldások, amelyek felgyorsítják a folyamatokat, és amelyeknek köszönhetően nő mind a vevők, mind a munkavállalók elégedettsége. Néhány szóban így lehet jellemezni a magyar tulajdonú, HR-szolgáltatásokkal foglalkozó WHC Csoportot. A részletekbe Szabó Flóra senior IT Business Partner és Szombathelyi Sebestyén informatikai vezető avatja be a Computerworld olvasóit.
Computerworld: Melyek azok a fő digitalizációs megoldások, amelyek a HR szolgáltatásokat támogatják?
Szabó Flóra: Technológiai megoldásainkat, amelyek a HR-folyamatokhoz is igazodnak, több kategóriába sorolhatjuk. Vannak toborzást segítő eszközeink, és vannak olyanok is, amelyek a foglalkoztatáshoz kapcsolódnak. A toborzásban alkalmazott chatbot segít a munkavállalóknak megtalálni a számukra megfelelő álláslehetőséget. A Chat Norris fantázianevű rendszert integráltuk a weboldalunkon, működik a Facebook oldalunkon, illetve összekapcsoltuk egyedi fejlesztésű, komplex jelöltkezelő rendszerünkkel. A foglalkoztatáshoz kapcsolódó technológiai megoldásaink közül elsőként az elektronikus aláírást emelném ki. A projekt megvalósítását alapos előkészítő szakasz előzte meg, hiszen nem kitaposott úton jártunk. A jogszabályi környezet tanulmányozásán kívül meg kellett találnunk a megfelelő technológiai eszközöket, és ki kellett alakítanunk új munkaügyi folyamatunkat. Az elektronikus aláírás megoldás nem csak egy önmagában álló applikációt jelent, hanem egy teljesen új munkaügyi folyamat része, amely számos automatizmust is tartalmaz. Integrációja révén a munkavállalók adatai a szerződéskötéskor, gyakorlatilag valós időben bekerülnek a munkaügyi nyilvántartásba. Csak egy helyre kell tehát bevinni az adatokat, ezáltal sok adminisztrációt veszünk le kollégáink válláról. Mindezek eredményeként a munkaügyi folyamataink lépéseit jelentősen le tudtuk rövidíteni, költségeinket pedig mintegy 60 százalékkal csökkentettük. Emellett van egy másik chatbotunk is: Jackie Chat egy komplex, a kölcsönzött állományt menedzselő, mesterségesintelligencia-alapú robot, ami segít a munkavállalóknak a mindennapi életükben, illetve a munkaviszonnyal kapcsolatos kérdéseik megválaszolásában.
Szombathelyi Sebestyén: Még nem fejeztük be a digitális transzformációt, jelenleg a folyamat háromnegyedénél tartunk. A kereskedelmi dokumentáció ügyvitele is digitalizált már, ott egy másik típusú, klasszikusnak mondható, önálló elektronikus aláírási rendszerünk van. A közeljövőben zárjuk le e-konverziós projektünket. Lényege, hogy minden korábbi, papíralapú dokumentumot digitalizálunk. Rövidesen elkészül digitális raktárunk. Ebben a komplex dokumentumkezelő rendszerben fogjuk tárolni az összes nálunk keletkező iratot, beleértve a munkavállalói adatokat, számviteli dokumentumokat, kereskedelmi szerződéseket stb. Célunk, hogy az említett lépéseket megtéve teljesen átmenjünk a digitális térbe.
CW: Az informatikai fejlesztéseket házon belül végzik vagy külső szakértőkkel dolgoznak?
Szombathelyi Sebestyén: A projektmenedzsment minden esetben nálunk van, a folyamatokat az üzleti igényeknek megfelelően határozzuk meg. Magukat a rendszereket és az alkalmazásokat azonban - a megadott specifikációk alapján - beszállító partnereinkkel közösen végezzük. Házon belül egyetlen egyedi szoftvert fejlesztettünk, az ATS-t (Applicant Tracking System), amivel pályázóink jelentkezési folyamatát követjük nyomon. Ez szerves része fő tevékenységünknek, a keresett munkavállalók felkutatásának.
CW: Vannak jelentkezőik, illetve a munkavállalót kereső cégek között informatikai területen mozgók is?
Szombathelyi Sebestyén: Igen, a legnagyobb partnereink között megtalálhatóak a multinacionális termelő vállalatok, elsősorban autóipari és elektronikai területen, de jellemzőek az SSC-k (Shared Service Center), valamint a mezőgazdasági cégek is. A magyar munkaerőpiac jelenleg munkaerőhiánnyal küzd, így tulajdonképpen mondhatjuk, hogy minden szektor képviselteti magát.
CW: Milyen a chatbotok fogadtatása a munkát keresők körében?
Szabó Flóra: Olyannyira pozitív, hogy amikor szeretnénk segíteni az eszközök beüzemelésénél, sokszor már egy lépéssel előttünk járnak. Ha a véleményüket kérjük a chatbot használatáról, mindig találunk önként jelentkezőket az elégedettségük kifejezésére. Időnként ötleteket is kapunk, hogy mire szeretnének még választ kapni a chatboton keresztül. Számunkra fontos, hogy munkavállalóink elégedettek legyenek, így szívesen fogadjuk a visszajelzéseiket. A chatbotunk tanításakor a munkaválallóink, vagyis a felhasználók igényeit kiemelten fontosként kezeljük.
Szombathelyi Sebestyén: Természetesen a technológiai megoldásokhoz való hozzáállást illetően vannak különbségek az emberek között, így nálunk is, ráadásul magas a külföldről érkező munkavállalók aránya, ami még inkább színesíti a képet. A chatbot egyik fontos hozzáadott értéke, hogy a harmadik országokból érkezőknek rengeteg hasznos információval tud szolgálni, legyen szó a mindennapi életről vagy a foglalkoztatásról. Számos kérdés gyakran ismétlődik, ezért is döntöttünk a robotizáció mellett. Egyébként folyamatosan mérjük, figyelemmel kísérjük a chatbot forgalmát, és ez alapján is tanítjuk, okosítjuk a rendszert. Megjegyzem, a chatbot nem váltja ki teljesen a személyes ügyintézést. A munkaügyi fogadóórák megmaradtak, telefonálni is lehet, valamint üzenetet is lehet küldeni a kollégáinknak.
Szeretném még kiemelni, hogy a chatbotok óriási segítséget nyújtottak, amikor elkezdtünk külföldi munkavállalalókat foglalkoztatni. Informatikai területen a többnyelvűség kezelése megoldott, ami jelentősen támogatja a szolgáltatásaink színvonalát, segíti kollégáink és munkavállalóink munkavégzését, és ma is támogatja az üzletet. Jelenleg öt nyelven - magyarul, angolul, szerbül, ukránul és oroszul - beszél a chatbot, két további nyelv, a mongol és az indonéz betanítása folyamatban van.
CW: Miként oldották meg a GDPR-nak való megfelelést a chatbotok alkalmazásakor?
Szabó Flóra: Amikor egy munkavállaló regisztrál a chatbotba, az első lépés az adatvédelmi nyilatkozat elfogadása. Természetesen mindenkinek a saját érdeke, hogy az elfogadás előtt elolvassa az adatkezelési tájékoztatót. Fontos pont, hogy a mi folyamatainknál vannak olyan információk, amelyek csak egy partnerrel, egy irodával kapcsolatosak, vagy akár csak egy munkavállaló személyes adatait (például adóazonosító jelét) tartalmazzák. Ezért is lényeges, hogy a munkavállalók a belépéskor azonosítsák magukat. Ehhez, a teljes megbízhatóság érdekében, három adat megadása szükséges, amit a háttérben, automatizált folyamatok validálnak. Szintén a munkavállaló védelmét szolgálja, hogy ha egy új ügyet szeretne intézni, újra azonosítania kell magát. Ezzel az eljárásmóddal chatbotunk is teljes egészében megfelel az előírásoknak.
CW: Felmerül, hogy a WHC-nál alkalmazott digitalizációs megoldásokat kereskedelmi alapokon, mások számára is értékesítsék? Vannak esetleg már meglévő együttműködéseik?
Szombathelyi Sebestyén: Alapvetően a szóban forgó technológiai fejlesztések a WHC fő tevékenységét, tehát a HR szolgáltatásokat támogatják. Az alaptechnológia természetesen már nem kuriózum. A kulcs a saját folyamatokra történő adaptálás. Ez jelenti a látványos hozzáadott értéket. Egy ilyen termék bevezetése akkor lehet igazán sikeres, ha minden cég a saját üzleti folyamataira szabja az alkalmazást. Példaként a chatbotot említve, arra szükséges megtanítanunk, hogy milyen kérdések várhatóak, és képessé kell tenni arra, hogy releváns válaszokat adjon.
CW: Itt jön be a képbe a mesterséges intelligencia?
Szombathelyi Sebestyén: Akár igen. A bevitt adatokat nem csupán emberi erőforrással lehet feldolgozni, hanem adott esetben - mesterséges intelligenciával a háttérben - automatizmusok révén is kinyerhető az új információ. Ki ne hallott volna a napjainkban oly sokat emlegetett ChatGPT-ről? Mindenki ezerrel fejleszt, akár a ChatGPT segítségével. Az ilyen típusú megoldások rövidesen megjelennek a mindennapi életben is.
