Idén januártól a Thalassys Kft. az ELO Digital Office hivatalos magyarországi partnereként olyan vállalati tartalomkezelő (ECM) platformot kínál, amely az elektronikus dokumentumkezelést, archiválást, folyamatvezérlést, engedélyezéseket és sok más területet átfogó, fejlett képességeivel növeli a szervezetek hatékonyságát.
A digitális átalakulás, a vállalatfejlesztés és a tartalomkezelés összefüggéseiről és távlatairól Szabó Lászlót, a Thalassys ügyvezető igazgatóját és Kósa Györgyöt, a cég megoldásszállításért felelős vezetőjét kérdeztük.
Computerworld: Melyek a vállalatfejlesztés legnagyobb kihívásai a mostani üzleti környezetben?
Szabó László: A világgazdaság továbbra is ingatag, a vállalatok a piacoktól kezdve a valutaárfolyamokon át a kamatlábakig bizonytalansággal szembesülnek minden téren. Növekedni és fejleszteni, a jövőt tervezni is nagyon nehéz így, különösen egy olyan üzleti környezetben, amelyben nemcsak a hagyományos versenytársak, hanem a piacra újonnan belépő szereplők miatt egyébként sem könnyű kitűnni a mezőnyből.
A vállalatok az üzlet digitális átalakításával válaszolnak a halmozott kihívásokra. Versenyképességük megőrzése érdekében lépést kell tartaniuk a technológia egyre gyorsabb fejlődésével, ezért új IT-megoldásokba ruháznak be, sokuk ugyanakkor a transzformációhoz szükséges képzett munkaerő toborzásával és megtartásával is küzd. A HR kulcsfontosságú területté vált, a szervezeteknek nem csupán a munkavállalók több nemzedékével kell közös hangot találniuk, hanem az elvándorlásukból eredő kihívásokat is meg kell válaszolniuk a vállalati tudás kezelésére szolgáló technológiai megoldásokkal.
Folyamatos fejlesztésre készteti a vállalatokat a bonyolult szabályozási környezet, a megfelelési követelmények teljesítése is, amelyek már nem csupán az adatvédelem, az információkezelés, hanem a környezetvédelem vonatkozásában is szigorúbbá válnak. Egyre tudatosabbak ezen a téren a piaci szereplők, a partnerek és az ügyfelek is, a szervezetekkel szemben mind nagyobb elvárás, hogy fenntartható üzleti gyakorlatot alkalmazzanak, a környezetre gyakorolt hatásukat például papírmentes irodával is csökkentsék, és az új elvárásoknak megfelelő termékeket, szolgáltatásokat kínáljanak, méghozzá gyors piacra kerüléssel.
Eközben még ma is találkozunk a stratégiai gondolkodás hiányával. Olykor fejlettnek tartott vállalatokról is kiderül, hogy ad-hoc módon, komoly tervezés, bármilyen leírt, rögzített stratégia nélkül működnek, így a piaci körülmények változásait sem tudják megfelelően kezelni. A kihívások ellenére azonban úgy vélem, hogy a nehéz üzleti környezet egyúttal az inspiráció forrása is. A változások között sikeresen eligazodó, azokhoz alkalmazkodó vállalatok a mostani helyzetben is jelentős profitra tehetnek szert, és hosszú távú előnyöket érhetnek el.
CW: Milyen szerephez jut az információmenedzsment, a tartalomkezelés a digitálisan átalakuló vállalatok életében?
Kósa György: Az online működésre átálló vállalatoknak adatvagyonukat - például dokumentumaikat, képeiket és videóikat - is digitalizálniuk és rendszerezniük kell, hogy azt hatékonyan kezelhessék, tartalom szerint is könnyen kereshessék, és munkafolyamataikban felhasználhassák. A digitálisan átalakuló vállalatok egyre több adatot gyűjtenek, folyamatosan növekvő adattömeget tárolnak és elemeznek. A tartalom- és információkezelő rendszerek ebben hathatósan segítik őket, mivel lehetővé teszik számukra, hogy adatalapú döntéseket hozzanak, és javítsák működésüket.
Tartalomkezelő rendszerekkel a vállalatok például jelentősen növelhetik hatékonyságukat. Csapataiknak egyrészt megkönnyítik az információk elérését és megosztását, a kommunikációt és a projektek nyomon követését. Másrészt manuális munkafolyamataikat digitalizálják és automatizálják, egyszerűsítik és átláthatóvá teszik, a jogosultságokon alapuló hozzáférés szabályozásával pedig a hibázás kockázatát is csökkentik. Minthogy az alkalmazottak bárhonnét biztonságosan elérik a feladatvégzéshez szükséges információkat, ECM megoldás bevezetésével a vállalatok a távmunkát, illetve a munkavégzés hibrid modelljét is könnyebben támogathatják, ami a tehetségért folytatott versenyben komoly előny lehet. A munkavállalók a járványidőszak múltán is széles körben elvárják ezt a rugalmasságot.
Az érzékeny információkhoz való hozzáférés szabályozásával az ECM rendszerek az adatvédelmi, biztonsági és más megfelelési követelmények teljesítését, az információk GDPR-előírásoknak megfelelő tárolását és feldolgozását is segítik. Az üzleti tartalom és a vállalati tudás ilyen hatékony kezelésével a vállalatok a kockázatokat is csökkentik, mivel az információk, amelyekre döntéseiket, folyamataikat alapozzák, mindig pontosak, naprakészek és könnyen hozzáférhetők lesznek. A technológiát eredményesen alkalmazó szereplők ezért versenyelőnybe kerülnek a többiekkel szemben - jobban megalapozott döntéseket hoznak, gyorsabban reagálnak a piac változásaira, és hamarabb megragadják a feltáruló, új lehetőségeket.
CW: Miért döntöttek az ELO-partnerség mellett?
Szabó László: Cégünk a CRM rendszerek szakértőjeként indult, de palettánkat organikus fejlődés útján folyamatosan szélesítettük, a vállalatfejlesztési szolgáltatások mellett komplex vállalatirányítási rendszerek kiválasztásában és bevezetésében, akár stratégia elkészítésében is segítjük ügyfeleinket. Mostanában gyakran felmerül a digitális dokumentum- és tartalomkezelés igénye is, amelyet a legtöbb vállalat elképzelései szerint valamilyen ERP modul bevezetésével szolgálna ki. Ez a terület azonban annyira összetett és szerteágazó, hogy az igényeket lefedő megoldást teljes értékű ECM rendszer adhat. Partnert kerestünk ehhez, és szoftverkiválasztási kompetenciáinkat bevetve, több szállító és megoldás kiértékelése után döntöttünk az ELO Digital Office mellett.
Az információ- és tartalomkezelésre vonatkozó GDPR-követelmények miatt az egyik legfontosabb szempont talán az európai anyacég volt, de hasonlóan sok pontot adtunk a megfelelő támogatói csapatra és a hazai képviseletre, valamint a vállalati környezetbe könnyen integrálható megoldásra, amely már bizonyított a piacon, masszív referenciákkal rendelkezik, és folyamatosan lépést tart a technológia fejlődésével.
Nagyra értékeljük, hogy a hazai képviselet, az ELO Digital Office Kft. szakembereiben rendkívül barátságos és segítőkész csapatra találtunk. Januárban pedig, miután részt vettünk az ELO stuttgarti partnerkonferenciáján, és személyesen is találkoztunk az anyacég szakembereivel, valamint részletesen megismerhettük az ECM megoldás legújabb képességeit, ismét megbizonyosodtunk róla, hogy rendkívül jó döntést hoztunk.
CW: Milyen megoldást adnak a digitálisan átalakuló vállalatoknak az ELO ECM platformjával?
Kósa György: Egy-egy vállalatfejlesztési projektben számos területen sok problémát kell megoldanunk, ezért elengedhetetlen, hogy bevált módszerekkel, gyorsan bevezethető eszközökkel dolgozzunk. Ha szigorúan csak az eszközöket vizsgáljuk, akkor az ELO olyan rendszer, amellyel egyszerre több feladatot is elvégezhetünk. Az ECM megoldással javíthatjuk például a szervezeti egységek hatékonyságát, optimalizálhatjuk az erőforrások használatát, folyamatok mentén szervezhetjük újjá a működést, és megvalósíthatjuk a csoportok közötti gyors és pontos információáramlást, a megadott szabályoknak, vonatkozó előírásoknak megfelelően.
Az ELO partnereként mindig a legfejlettebb, de már kiforrott és a gyakorlatban bevált technológiát és megoldásokat kínálunk. Együttműködésünk révén olyan megoldásokat is azonnal elérhetővé teszünk, amelyeket a világban másutt már eredményesen alkalmaznak - értem ez alatt az alaptechnológiára épülő fejlesztéseket, amelyek specifikus üzleti kihívásokra válaszolnak. Partnerként a tudásbázishoz is hozzáférünk, amelyből merítve könnyebben ki tudjuk szolgálni ügyfeleink konkrét igényeit.
Fejlett képességek sorát vonultatja fel az ELO ECM platformjának legújabb verziója is. Közülük itt csupán a digitalizáció kiterjesztése előtt utat nyitó felhőszolgáltatást emelném ki, amelyet a vállalatok különösebb induló IT-beruházás és költséges, házon belüli üzemeltetés nélkül bevezethetnek és használhatnak. Az ELO felhős megoldása integráltan együttműködik más üzleti alkalmazásokkal, például vállalatirányítási rendszerekkel is, amelyek szintén futhatnak a felhőben.
