Jóllehet az ügyfelekhez, partnerekhez, beszerzéshez, értékesítéshez és számlákhoz, más szóval az üzlet működéséhez kapcsolódó adatok a vállalatirányítási megoldásokban megtalálhatók, azokhoz a munkafolyamatokban, a projekteken dolgozó alkalmazottak csak részben vagy egyáltalán nem férnek hozzá. Másrészt ezek a tranzakciós rendszerek a hozzájuk kapcsolódó dokumentumok kezelését is csak korlátozottan támogatják.
Korábban a vállalatok erre a célra iktató rendszereket vezettek be, mára azonban az üzleti tartalom is továbbfejlődött. Statikus dokumentumok helyett az üzlet mindinkább dinamikus adathalmazokkal dolgozik, ezért a tartalom létrehozását, keresését és gyors átlátását, elemzését segítő megoldásokat keres.
Az ELO Digital Office korszerű vállalati tartalomkezelő (ECM) alkalmazáscsomagjára épülő Ready2Run megoldás ilyen fejlett funkciókat kínál a hazai kis- és középvállalatoknak is. Gyorsított bevezetésének előfeltételeiről és az elérhető előnyökről Lázár Pétert, az NTT DATA Business Solutions Vállalati Tartalomkezelés üzletágának igazgatóját kérdeztük.
ComputerTrends: Hogyan fokozhatják hatékonyságukat kisebb szervezetek tartalomkezelő megoldással?
Lázár Péter: A KKV szektor szereplői mentesek a nagyvállalati hierarchiák kötöttségeitől, így sokkal rugalmasabban reagálhatnak az üzleti környezet változásaira. A lehetőségek megragadását és kiaknázását azonban megnehezíti számukra, hogy a kisebb létszámból adódóan alkalmazottaik egyszerre több szerepkörben, nagyobb terhelés alatt dolgoznak, munkafolyamataik kialakítása és felügyelete pedig megnehezíti a feladatok delegálását. Megfelelő informatikai megoldásokra van ezért szükségük, amelyek pontosan azokon a területeken segítik ki őket, amelyeken kevesebb erőforrást tudnak felsorakoztatni, mint a nagyvállalatok.
Kis- és középvállalati igényekhez illesztett, fejlett tartalomkezelő - a tartalom előállítását és feldolgozását is támogató - megoldással az alkalmazottak kellően tehermentesíthetők, és kialakítható a környezet is, amelyben a feladatok szabályozott és átlátható módon eloszthatók a kollégák között. A nagyvállalati folyamatszemléletet így a kisebb szervezetek is átvehetik, miközben a rájuk szabott megoldásnak köszönhetően a KKV szektort jellemző rugalmasságukat is megőrzik, ezáltal hatékonyságukat és versenyerejüket is növelhetik. A tartalomkezelő rendszerben ugyanis jobban ellenőrizhetik a folyamatok működését, azonosíthatják a feladatokat, amelyek elvégzéséhez valóban szükséges több emberi erőforrást rendelniük, és azokat is, amelyeket érdemesebb automatizálniuk.
CT: A Ready2Run, miként neve utal rá, startra kész. Felhasználói oldalon melyek a gyors bevezetés és indulás előfeltételei?
Lázár Péter: Az ELO ECM megoldása, amely az SAP, a Microsoft és más szállítók üzleti alkalmazásaihoz kész integrációkat kínál, moduláris felépítéséből eredő rugalmasságával kiválóan alkalmas a kis- és középvállalati igények kiszolgálására is, feltéve, hogy a szektor szereplői nyitottak a számukra összeállított csomagban lévő, jó gyakorlat szerint kialakított, szabványos funkciók és folyamatok átvételére, valamint a rendszer felhőben történő bevezetésére. A tartalomkezelés legfejlettebb funkciói, közöttük a generatív mesterséges intelligenciára épülő képességek ugyanis a felhőben érhetők el és fejlődnek tovább a leggyorsabban.
Itt is adott a rugalmasság, a Ready2Run az ELO nyilvános felhőjében is elérhető, és az NTT DATA adatközpontjaiban is bevezethető szolgáltatásként, alkalmazásprogramozási interfészeken (API-kon) keresztül pedig egyedi munkafolyamatokat támogató appok is készíthetők hozzá. Minthogy a projekteket kész alaprendszerrel indítjuk, a testre szabás fejlesztéseit minimalizáljuk, és akár 2 hónap átfutással működő megoldást adunk a KKV-knak.
CT: Mely területeken tapasztalják a termelékenység és a hatékonyság eredményeit leghamarabb a tartalomkezelő megoldást bevezető kis- és középvállalatok?
Lázár Péter: A számlafeldolgozás kiválóan példázza, hogy a Ready2Run csomag beépített folyamatával milyen messzehatóan növelhetik hatékonyságukat a KKV-k. Számlákat ugyanis olyan ügyfelektől és partnerektől fogadnak, amelyekkel szerződésben állnak, és a tartalomkezelő megoldás automatikusan jelzi a szerződések karbantartásával, megújításával kapcsolatos teendőket. Mindezen információkat - a szerződéseken túl a szállítói leveleket, teljesítési igazolásokat, akár a flotta járműbiztosításait is beleértve - a kis- és középvállalatok alkalmazottai nemcsak a központi irodában, hanem a távoli telephelyeken, az otthoni irodában és mobil eszközökön akkor is elérik, amikor ügyfeleiket, partnereiket felkeresik.
Mindenütt azonnal, helyben elérhető, minőségi kiszolgálásukkal így a KKV-k is modern, digitális vállalatként léphetnek fel, erősítve ügyfeleik és a partnereik bevételeken is mérhető bizalmát. Nem utolsósorban vonzó munkáltatóként jelennek meg a modern munkahelyeket előnyben részesítő, fiatalabb szakemberek előtt, ami szintén fontos tényező a hosszú távú versenyképességhez.
