Miért olyan izgalmas ez a kérdés?
Az Európai Unión belül nálunk az egyik legalacsonyabb az ERP megoldást használó vállalatok száma. Emiatt akár azt is gondolhatnánk, hogy ez marginális kérdés. Azonban a közép- és nagyvállalati szektor legtöbb cége főként nemzetközi ERP megoldást használ. A legnagyobb cégek többsége olyan, külföldi integrált rendszergyártók termékekeit használják, mint az SAP régi R3-ja, a Microsoft Navisionje vagy Axaptája, valamint a TIER-2 kategóriába sorolt svéd IFS megoldása, az IFS Applications nevű termék. A gyártók azonban - még akkor is, ha az adott ügyfél fizet a törvényi követésért és a hibajavításért - nem vállalnak a végtelenségig garanciát arra, hogy az adott lokalizált verzión minden törvényi követést megoldjanak. Az újabb és újabb verziók megjelenésével egyszerűen nem tudják fenntartható módon a régiekben is a szükséges módosításokat eszközölni. Jellemzően van egy lejárati időpont, ami után már nem biztosítják ezt a szolgáltatást.
A régi SAP verziókra a gyártó először 2025-ig, majd kitolva a dátumot 2027-ig vállalja ezt, ami a Microsoft régi Navision és Axapta rendszereire, valamint a régebbi telepítésű IFS Applications megoldásokra csupán 2023 év végéig volt érvényes.
Persze, lesznek olyan partnerek, akik hajlandóak ezt követően is életben tartani a régi rendszereket, de az is szinte biztos, hogy nem ugyanannyiba fog kerülni. A hazai törvényalkotási trendeket figyelembe véve biztosan évente legalább 2-3 komoly fejlesztésre szükség lesz - egyedi áron.
Piaci információk alapján a hazai SAP és Microsoft felhasználó cégek alig 10-20 százaléka állt még csak át az új, jellemzően inkább felhő alapú megoldások használatára. A hazai gazdaság megtorpanása mindig lekövethető az informatikai költésekben is, ilyenkor sok cég kivár a nagyobb beruházásokkal. Sokan abban bíznak, hogy majd másokon tanulják meg a hazai megoldásszállítók az új verziókat, és náluk már kevesebb lesz a probléma. Nyilván ez egy ideig jogos előny tud lenni, de az időkeretet vizsgálva ezen már túl vagyunk.
Beruházás? De miért?
Meg kell értenünk, egy erősen testreszabott, számos egyedi fejlesztéssel, interfésszel kiegészített ERP megoldásnál a verzióváltás a legritkább esetben csupán egy technikai konverzió.
A technikai konverziós projektek - vagy ahogy a szakmában, főként a SAP ökoszisztémában nevezik, a barnamezős bevezetések - esetében is szükséges bizonyos fejlesztések újraírása, interfészek elkészítése, régebben nem létező üzleti igények kiszolgálása. Vagyis nem fogja a legtöbb esetben a követési díj fedezni a költségeket.
A 8-10-15 éve feltelepített, toldozott-foldozott megoldások sokszor egy teljesen más üzleti modellt fednek le. Használhat a cég azóta számos olyan célalkalmazást - például: BI, CRM, MES, WMS - szoftvereket, melyek anno nem is kerültek összekötésre a legacy ERP megoldással. Emiatt a legtöbb cégnél szükség lenne egy valódi BPR-ra, stratégiai szintű folyamat-átgondolásra. Ez egyértelműen szembe megy azzal, hogy csak egy konverzióval oldjuk meg a problémát.
A magyar ERP bevezetések többségénél az egyik legalapvetőbb ügyfélmentalitás óriási problémákat okoz, amit az elmúlt 27 évben láttam: agyonfejleszteni, magamra szabni, bármi áron. Nem gondolkodtak a cégeknél abban, hogy alkalmazkodjanak az adott szoftver kínálta standard funkciókhoz. Kipréselték az összes testreszabást, fejlesztést a szoftverszállítókból, amit csak lehetett.
Ennek a legsúlyosabb következménye az volt, hogy az elmúlt években nem tudtak haladni a technológiai és funkcionális fejlesztésekkel. A múltban ragadtak, a folyamataikat sem tudták dinamikusan változtatni, nem tudtak új, előremutató funkciókat használatba venni, pedig elvileg fizettek érte.
Bár úgy tűnhetett, olcsóbb és kevésbé kockázatos semmit sem csinálni, valószínűleg ezek a vállalatok 5-10 éves távlatban többet költöttek, és többet is veszítettek, mint bátrabb és proaktív versenytársaik.
És nyilván felmerül a kérdés: ha sok egyedi fejlesztést kell újraíratni, az új verziót le kell oktatni a kollégáknak, interfészeket kell íratni - vajon nem járnánk-e jobban egy új ERP rendszer bevezetésével? Főként ha nyitottak a felhő megoldások használatára.
Maradjak vagy menjek?
Az elmúlt években számos ügyfélnél segítettünk megtalálni erre a kérdésre a választ. És ez bizony messze nem triviális. Volt olyan ügyfelünk, ahol egyértelműen a meglevő szoftver új verziója hozta a legjobb eredményt.
Volt azonban több olyan partnerünk, aki váltott. Például az a komplex berendezéseket gyártó ügyfelünk is, akinek a meglevő szoftver új verziója csupán 60 százalékban tudta volna kielégíteni standard módon az igényeket. Egy másik szoftver viszont 93 százalékban. Nem kérdés, hogy az ügyfél mit választott: az új ERP szoftvert vezeti be, amivel sokkal jobban jár - ez picit költségesebb lett számára, de legalább gyorsabban és kevesebb fejlesztéssel használatba tudta venni az új megoldást.
Nyilván ez nem minden vállalatnál opció, van, ahol nem is vizsgálhatnak más lehetőséget, mint a verzióváltást.
Ahol nyitott a pálya, az a tapasztalatunk, hogy ugyanaz az előkészítési projektek folyamata a verzióváltási projektek esetén is, mint ahol egy zöldmezős ERP bevezetésre készülnek:
- Jelenlegi folyamatok felmérése.
- Megjelölni azokat a pontokat, ahol a folyamat nem ERP kompatibilis.
- Felrajzolni a leendő szoftverarchitektúrát: mely folyamatok kerülnek a core ERP megoldásba, és mik kerülnek célszoftverekbe. Meg kell vizsgálni, hogy onprem vagy felhős megoldást használjunk, esetleg valami hibrid megoldásra esik a választásunk.
- Tenderkiírás, amelyben szerepel a meglevő szoftver új verziója ÉS más, a szakértő által javasolt, magas megfeleléssel rendelkező ERP megoldások.
- Szerződéskötési folyamat támogatása speciális informatikai jogi ismeretek birtokában.
Egy ilyen előkészítő projekt ideális esetben 5-7 hónap. Ami azt jelenti, hogy aki mondjuk régi SAP-t használ, annak kb. holnap el kell ezt kezdenie, ha a 2027-es határidőre kényelmesen szeretné az új verziójú (vagy a teljesen új) ERP megoldását használni.
Ketyeg az óra
A fenti dátumok elképesztően közel vannak, még ha nem is úgy tűnik. Hiszen kit izgat, mi lesz 2027-ben, igaz? Vagy máris elkéstünk? Nos, a pandémia következtében átalakult hibrid vagy akár a teljesen home office jellegű munkavégzés lehetősége miatt egyre több nyugat-európai cég rájött, hogy lényegtelen, hogy az adott városból dolgozik-e a tanácsadó, vagy egy másik országból. Emiatt szabályosan vadásszák a nyelveket beszélő ERP specialistákat, mivel a projektek jórésze már eleve online zajlik, nem helyszíni konzultációkon.
A helyzet meglehetősen komoly, elképesztő küzdelem folyik a legjobb szakértőkért, fejlesztőkért. A bérköltségek folyamatosan emelkednek, ráadásul az euró árfolyam miatt a külföldi megbízások egyre vonzóbbnak tűnnek. Emiatt az ERP szállítók itthon is kapacitásgondokkal szembesülnek.
Ehhez jön még a sok "új belépő", akik eddig kisebb ügyviteli szoftverekkel is megelégedtek, de most már az újgenerációs ERP megoldásokat akarják használni - ők ugyanazért a szakértői bázisért versenyeznek, mint a verzióváltós ügyfelek. És higgyék el, kiszámoltuk: nem lesz elegendő elérhető szakértő a következő 2-3 üzleti évben!
TCO, avagy mennyi az annyi
A szoftvercégek költségei az egekben, egy jó szenior tanácsadó napidíja ma már nettó 200.000 forint felett van. Ráadásul a szoftverszállítók egyre óvatosabbak, nem szívesen mennek bele a fixáras projektekbe, emiatt egyre nehezebb az 5 éves teljes tulajdonlás költségét kiszámítani. Ehhez jönnek még a felhő alapú megoldások egyre nehezebben megbecsülhető költségelemei. A licencárakra sem fognak kedvezményt adni a szoftvercégek, ha plusz modulokra vagy funkcióra lesz szükség.
A jelenlegi helyzet teljesen más, mint néhány évvel ezelőtt: az ügyfelek versenyeznek a jó képességű szállítókért, és nem fordítva. Sőt, akár azt is mondhatom: az a jó képességű rendszert és profi szolgáltatást nyújtó szoftverszállító, aki akár holnap el tud kezdeni egy új projektet szenior szakértőkkel, profikkal - nos, egyre kevesebb ilyen van.
Vagyis a halogatásnak komoly ára lehet, mert előállhat az a helyzet, hogy akár 30-40 százalékkal többe fog kerülni a verzióváltási projektjük, mint ha időben léptek volna, vagy a végén tényleg csak egy technikai konverzióra lesz mód - és akkor elveszítik annak a lehetőségét, hogy valódi digitalizációs előrelépés történjen a vállalatuknál.
Az érintett körbe tartozó cégvezetőknek érdemes mérlegelni azt is, hogy ha igazán eredményes, jó árérték arányú megoldásra vágynak, akkor nem érdemes tapasztalt, független ERP szakértői támogatása nélkül belevágni az előkészítési projektbe.
A szerzőről:
Kulcsár Alexandra a NOREX ERP CONSULTING Kft. technológia- és szállítófüggetlen informatikai tanácsadó cég tulajdonosa, a ComputerTrends online ERP bloggere, 2022-ben az Év ERP tanácsadója volt Magyarországon, a METU Exec IT MBA oktatója, címzetes egyetemi docens. 27 év alatt mintegy 130+ ERP projektben szerzett tapasztalatait magyar és nemzetközi tulajdonú termelő és szolgáltató cégeknél hasznosítja.
Kérdése van? Írjon az info@norexerp.hu e-mail címre.
