Léteznek nyilvánvalóan olyan felhasználási területek, amelyeken legjobban dedikált rendszerekkel támogathatják munkafolyamataikat a vállalatok. Kifejezetten dokumentumok kezelésére egy DMS rendszer speciális funkcionalitásával jobb megoldást ad, mint például egy vállalatirányítási rendszer dokumentumkezelő modulja.
- Egyik oldal, a szakrendszerek és a központi platformok előnyeit sem csökkenti ez a körülmény, az üzleti igényeken, lehetőségeken és más szempontokon múlik, hogy egy szervezet adott helyzetben melyik megközelítést választja - mondta Laczkó Kristóf, az ELO Digital Office magyarországi képviseletének stratégiai és operatív igazgatója. - A szerteágazó igények láttán elsőként szakrendszerekben gondolkodó szervezetek azonban szem elől téveszthetik, hogy egy fejlett, korszerű ECM megoldás ma már a funkcionalitás sokkal nagyobb részét vagy akár egészét át tudja venni, jelentős mértékben kitolja a határt, amelyen túl valóban indokolt egy dedikált tranzakciós, raktárkezelő vagy más rendszer telepítése is.
Rendszereken átívelő folyamatok támogatása
Az ELO Digital Office vállalati tartalomkezelő platformja nemcsak átveszi részben vagy egészben a szakrendszerek funkcióit, hanem azokkal szorosan együtt is működik. Zökkenőmentes integrációjuk alapvető jelentőségű, mivel a vállalatok rendszereken átívelő munkafolyamatokban kezelik dokumentumaikat, irataikat, ügyeiket és más tartalmaikat.
- Vezesse be ECM megoldását egy szervezet meglévő ERP vagy CRM rendszere mellett, vagy akár azokkal egy időben, egyik legfontosabb, stratégiai jelentőségű döntése az lesz, hogy egy-egy munkafolyamat hány százalékát fogja a tartalomkezelő platformon támogatni, és mely lépéseit vezeti szakrendszerbe - mondta Laczkó Kristóf. - Minthogy a vállalatok nem statikus dokumentumokkal, hanem dinamikusan változó üzleti tartalommal dolgoznak, az információkezelést érdemes a lehető legnagyobb mértékben központi platformra terelniük. Egyáltalán nem mindegy, hogy a jelentések elkészítéséhez szakrendszerekből kell összeszedniük az adatokat, vagy azokhoz bármikor központilag, naprakészen hozzáférnek. Analitikai igényeik kiszolgálásában a szervezetek sokkal nagyobb agilitásra és pontosságra tehetnek szert egy ECM megoldással, amelyet ráadásul egyszerűbben, könnyebben és költséghatékonyabban üzemeltethetnek és frissíthetnek.
Jól példázza a jelentős előnyöket az ELO Digital Office üzleti megoldásai között elérhető számla-jóváhagyási modul funkcionalitása is.
- Az elektronikus vagy analóg formátumban beérkező számlák tartalmának automatikus kinyerését és feldolgozását követően megoldásunkkal a felhasználók további műveleteket, folyamatokat támogathatnak - mondta a stratégiai és operatív igazgató. - A tételsorokat például a megfelelő költséghelyekhez rendelhetik, a részteljesítéseket a hozzájuk tartozó teljes projektdokumentációval, megrendelés-azonosítókkal, szállítólevelekkel, teljesítési igazolásokkal együtt ECM rendszerünkben kezelhetik a vállalatok, a folyamat így csupán záró szakaszában, a banki utaláshoz kerül át az ERP rendszerbe.
Érdemes mérlegelni a munkafolyamatok tartalomkezelő megoldással történő támogatását olyan területeken is, amelyekre elsőre sokan nem is gondolnának. Az ELO Digital Office ügyfelei például bérautók, cégen belüli beszerzések és látogatói belépőkártyák menedzselését is előnyösen alakították már át központi ECM rendszerük dinamikus űrlapokat kezelő képességeivel, amelyek telefonokról és tabletekről is elérhetők.
ECM megoldás az ügyfélszolgálaton
A szerteágazó munkafolyamatok támogatása hasonlóan összetett üzleti igényeket szül, amelyekkel minden tanácsadó cég találkozik ügyfélkörében. Az ELO Digital Office partnerei az ECM platformra épülő, előre konfigurált és testre szabható modulokkal, iparági tapasztalatok szerint kialakított funkcionalitással és szabványos alapfolyamatokkal gyorsan bevezethető tartalomkezelő megoldást tudnak szállítani a szervezeteknek, amely hosszú távon is a legfejlettebb képességekkel fogja támogatni különböző munkafolyamataikat, valamint riportolási és analitikai igényeik kiszolgálását.
Októberi CIO.hu konferenciánkon az ELO Digital Office és egyik Business Partnere, az EuroMACC a központi vállalati tartalomkezelő megoldás előnyeit egy ügyfélszolgálati projekt bemutatásával is illusztrálni fogja, amelyet a hazai távközlési szektorban valósítanak meg.
