Amikor a digitalizációról beszélgetek 2024-ben, sok kkv vezetőtől azt hallom, hogy "nekünk az túl bonyolult, meg költséges". Arra gondoltam, vegyük végig, hogy akkor, amikor minden, de minden a digitális térben működik, hogyan lehet digitalizáció nélkül piacon maradni.
Nagyvállalat vs. kkv
Általában meg is kapom, hogy ez a digitalizációs törekvés a nagyvállalati környezetben talán indokolt, de egy kkv esetében teljesen más. Talán abban mindenképpen valóban eltér, hogy mire a kkv-nál a problémák megjelennek, már tényleg nagyon nehéz javítani bármit. Kényelmetlen ugyan, mégis megtanulnak a kkv vezetők a problémákkal együtt élni. Egészen addig, ameddig nem jön valami teljesen új esemény, például egy friss szabályozás, vagy ez a fekete doboz, amit most AI-nak hívnak. Ebben az esetben talán külső tanácsadóra lenne szükség, de a konzultáció drága, ahogy a felhő, vagy a CRM, vagy bármi, ami szervezeti, időbeni vagy technológiai beruházást igényel.
Ki az, aki még nem hallotta ezt a gondolatot a fejében?
"Mit számít az a pár file, megvan a saját gépemen. Nem is számít, mert minden kolléga tudja mi a dolga. Felhívjuk az ügyfeleinket és megkérdezzük azt a pár tételt és felírjuk papírra. Onnan meg visszaírjuk az Excelbe."
De vajon valóban tudja-e a kkv vezető, hogy milyen biztonságosan tárolandó adatmennyiség van a cégénél? Szintén kevesen vannak arról informálva, hogy az ingyenes felhő megoldások egyáltalán nem rendelkeznek teljeskörű védelmi megoldásokkal.
Sajnos a problémaelhessegető gondolatnak a tényleges ára a megfizethetetlen kategóriába tartozik, mert az elveszett, elzsarolt adatokat visszaállni már egy kkv-nak sem lesz költségmentes. Sokat tanultak hasonló esetekben azok a vezetők is, akik egy nemzetközi felmérés alapján, 3-5 éven belül egy ilyen laza visszaállásnak köszönhetően zárták be a vállalatuk kapuját, mert pont ezt az átmeneti időszakot nem tudták már finanszírozni.
Üzleti tervezés
Ennél a pontnál kell, hogy felmerüljön az üzleti terv kérdése is. Bár minden vállalkozó első lépése az összes tankönyv szerint a "készíts üzleti tervet" rész, azonban mégis valahogy a tervezés a gyakorlatban a "minek ez nekem" kategóriába került az évek alatt. Az üzleti terv azonban nemcsak cégalapításnál, hanem egy működő vállalkozás esetén is szükséges. Többek között, hogy nyomon követhető legyen, a vállalkozás hol tart az induláskor (vagy az üzleti év elején) kitűzött célok megvalósításában. Az üzleti tervezés abban a gazdasági szegmensben különösen fontos, ahol a kkv-k működnek, hogy a pénzügyi részében lefektetetthez képest, hogyan áll a bevételek és kiadások tényleges alakulása, mennyire észszerű, gazdaságos és jövedelmező a vállalkozás működése.
A hazai kkv-k termelékenységének és hozzáadott értékének növelése a technológiai és szervezeti megújítási támogatásokon keresztül is lehetséges volna. Általában pont ezeknek a fejlesztéseknek a fő célja vagy fókusza a korszerű termék- és szolgáltatásfejlesztési képességének megteremtése, bővítése. De ugyanilyen népszerű fejlesztési és támogatási célok a megújuló energiaforrást hasznosító technológiák, energiahatékonysági beruházások is. Azonban minden fejlesztési támogatást nyújtó intézmény - legyen szó banki hitelről, lízingről vagy strukturális támogatásról - első kérése az üzleti terv, vagyis a jelenlegi működési adatok, a fejlesztési elképzelés és a fejlesztést követő működési, jövedelmezőségi adatok összevetése. Az üzleti tervnek tehát nemcsak azt kell megmutatni, hogy hogyan térül meg a befektetett beruházás, hanem azt is, hogy mennyivel lesz gazdaságosabb, jövedelmezőbb a működés. Az üzleti terv tehát olyan alapadatokra, adatok elemzésére épül, amelyeknek több idősávra és különböző bontásokban kell rendelkezésre állnia.
A digitalizáció értéke
A digitalizáció egyik nagy előnye, hogy az ügymeneteket digitalizáljuk. Ügymeneteket, amelyek lényegében üzleti folyamatok. Ezekben a folyamatokban jönnek-mennek a termelésünkről vagy szolgáltatásunkról az adatok. Egy digitalizált folyamat pedig visszakövethető, elemezhető, összehasonlítható. Egy digitalizált rendszerben láthatjuk a folyamatokról, hogy kinél van az ügy, mennyi idő ment el vele, mibe került eddig, vagy éppen kinél állt meg. Minden ilyen rögzített információ persze lehet hátrány is, hiszen a folyamat-információk csak akkor képeznek hatékony rendszert, ha a szervezet képes is használni azokat. Amikor nem tudjuk, nem akarjuk a folyamat-információkat használni, akkor nincs az a szoftver, vagy nincs az az üzleti terv, amitől bármelyik szervezet képes jobban vagy hatékonyabban működni.
Valóban költséges a digitalizáció?
Ezért gondoltam vissza arra az időszakra, amikor minden papíron ment, hiszen sokan úgy gondolják, hogy a digitalizáció bonyolult és költséges. Valójában azonban a technológiai fejlődés lehetőségét biztosít ahhoz, hogy hatékonyabbá, versenyképesebbé váljon a vállalat. Való igaz, hogy a tanácsadók, felhőszolgáltatások és CRM rendszerek költségesek lehetnek, de hosszú távon ezek az eszközök jelentős megtakarítást és hatékonyságnövekedést hozhatnak. Ilyenek például az innovatív technológiák alkalmazása, - természetesen beleértve a 2025-től érkező ESG (Environmental Social Governance) ernyő alatti - megújuló energiaforrásokat és az energiahatékonysági beruházásokat, amelyek elősegíthetik a versenyképességet és a fenntarthatóságot.
Tehát akár biztonsági, akár fenntarthatósági aspektusból vizsgáljuk, az üzleti terv nemcsak a vállalkozás indulásakor, hanem a működés során is elengedhetetlen. Többek között segít nyomon követni a vállalkozás fejlődését, a pénzügyi helyzet alakulását, és stratégiát biztosít a jövőbeli növekedéshez. Az üzleti tervhez strukturált adatokra van szükség, olyan adatokra, amelyek bármikor elemezhetően rendelkezésre állnak. Azon túlmenően, hogy a vállalat működési adatait törvényi kötelezettség is archiválni, az adatvesztés vagy adatbiztonsági incidensek a vállalati működést, a vállalati jövőtervezést is kockáztatják. Ez pedig súlyos következményekkel járhat, akár a cég működését is veszélyeztetheti.
A digitalizáció kihívásokkal járhat, mégis elengedhetetlen egy modern üzleti környezetben a túléléshez és növekedéshez. Azok a cégek, amelyek nem alkalmazkodnak a digitális világ kihívásaihoz, hosszú távon hátrányba kerülhetnek, vagy egy bútoráruház online weboldalán rendelhetnek még irattári polcokat a manuálisan feldolgozhatatlan és elemezhetetlen iratkötegeik számára.
Szekér Zoltán díjai
Hungarian Business Awards 2024 - Excellence in integrated leadership communication for IT and organizational development
Hungarian Business Awards 2023 - Strategic Business Transformation
Central Europian Business Awards 2022) - Industrial Innovation Awards
Cikkünk a ComputerTrends magazin 2024. július 10-ei nyomtatott lapszámában jelent meg.
