A vállalatirányítási rendszerek (Enterprise Resource Planning, ERP) is képesek elavulni, ha nem frissítik, tartják karban időnként, illetve, ha nem követik megfelelő ütemben a vállalat fejlődését. Az avulásuk tehát nem is csak korfüggő. Előfordulhat, hogy az ERP egy különösen gyorsan növekvő cégnél már néhány év után nem képes ellátni a feladatát. Ez a nagy gyártók megoldásaival is előfordulhat, de az egyedi fejlesztésű rendszereknél különösen gyakori. Ilyenkor a korábban adekvát alkalmazás már nem segíti, hanem nehezíti a napi munkát. Ugyanakkor nehéz belülről megítélni, hogy mikor jött el a pillanat, amikor már biztosan jobb lecserélni, vagy újabb verzióra frissíteni, felzárkóztatni az elöregedett rendszert.
1. Hosszadalmas folyamatok
A legelső jelei egy ERP-rendszerfrissítés, -csere vagy akár új bevezetés szükségességének sok esetben az adminisztrációs részlegekről érkeznek. A papíralapú, vagy külön-külön pdf-ként gyűjtögetett, számítógépes mapparendszerbe kézzel letárolt számlák, rendelések, szerződések manuális kezelése rengeteg időt vesz igénybe, mire a szükséges adatok bekerülnek a rendszerbe, a visszakeresésükről, összesítésükről nem is beszélve. Ezenfelül manuális kezelés esetén több a hibalehetőség, melyek visszakeresése és javítása értékes időt vesz el az alkalmazottaktól.
2. Nehezen átlátható
Az ERP eredeti és elsődleges feladata, hogy a döntéshozók számára könnyen elérhetően és naprakészen rendelkezésre bocsásson bizonyos kulcsfontosságú összegzéseket, adatokat. Megfelelő vállalatirányítási rendszer hiányában lehetséges, hogy ezen adatok csak nehezen elérhetőek. Előfordulhat, hogy egyes lekért adatok bonyolultabbak, amik nem mindenki számára értelmezhetőek könnyen, lehet, hogy csak szakember tudja értelmezni a kapott adatokat. Ez esetben az ERP nem látja el a feladatát, tehát biztosan frissíteni vagy cserélni kell. A szükséges beavatkozás mértéke különböző lehet, de fejlesztés nélkül a helyzet csak romlani tud, ami bármely piacon hamar versenyhátrányt jelent.
3. Excel-táblák mindenhol
Ha van ERP-rendszerünk, de a napi feladatok során mégis van olyan rendszeres és fontos információ, amit csak külön Excel-táblákban tudunk lekövetni, akkor nyilvánvaló, hogy meglévő vállalatirányítási rendszerünk nem képes integráltan kezelni az adatokat, nem fedi le a tevékenység egészét. Ha ugyanazt az adatot több helyen is nyilvántartjuk, akkor persze minden előfordulási helyén frissíteni kell ‒ mindezt egy ERP rendszer automatikusan, azonnal elvégzi. Ugyanennek a jelenségnek a minősített esete, ha több kolléga is "kockás füzete(ke)t" használ bármilyen munkájához kötődő adat nyilvántartására.
4. Nehézkes betanulás
Sok, kevésbé korszerű ERP vagy ügyviteli rendszer használatát nehéz megtanulni, mert a fejlesztés során nem alkalmaztak olyan szoftverergonómiai szabályokat, ami manapság a Windows környezetben mindenkinek könnyen érthető. A feladatok és a vállalkozás bővülése közben egyre kevesebb idő és energia jut az új kollegák megfelelő betanítására, így szükség van egy könnyen átlátható rendszerre. Amennyiben kollegáink sok negatív visszajelzéssel élnek a rendszert illetően, érdemes lehet elgondolkodni az ERP rendszer váltásán. Különösen beszédes és veszélyes, ha vannak, akik "saját használatra" egy másik, párhuzamos megoldást alkalmaznak a napi rutinjukban ‒ Excelt, Wordöt, kockás füzetet vagy a mobiljukat(!), és időnként abból vezetik vissza az adatokat az ERP-be. Itt jó eséllyel nem a dolgozó a hibás. Vagy nem lett megfelelően betanítva, vagy bár ismeri a rendszert és az elvárást, de szeretné hatékonyan végezni a munkáját, amit az aktuális ERP nem tud kiszolgálni.
5. A konkurencia ERP-rendszere
Egy vállalat folyamatos teljesítménykényszer, nyomás alatt áll, mind az ügyfelek, mind a szállítók és versenytársak részéről, a cégek pedig folyamatosan fejlődnek, hogy lépést tartsanak ezekkel a gazdasági szereplőkkel. Ha a folyamatok automatizáltságában, a döntéshozatalhoz szükséges információk tekintetében, működési hatékonyságban egy szervezet jelentős lemaradásban van a riválisokhoz képest, az rövidesen az üzletmenetben is érezhető lesz. Nagyon fontos, hogy egy cég gyártását, logisztikáját, pénz- és munkaügyeit egységes rendszerben, folyamatos és valós idejű szinkronban tudja kezelni, és az összes releváns információ birtokában hozhasson döntéseket.
Minden egybevetve, érdemes alaposan átgondolni, hogy egy adott szoftver vagy szoftverfrissítés mennyire tudná hatékonyan segíteni a vállalkozást. Ha a fenti jelenségek bármelyikét tapasztaljuk, vagy a jelenleg használt, egyedi fejlesztésű ERP-rendszerhez már nincs támogatás, esetleg évek óta nem frissítették, érdemes egy szakértőt megkérdezni ezzel kapcsolatban, illetve elgondolkodni egy jól ismert, nemzetközi iparági megoldás bevezetésén.