A nyilvános felhőben elérhető közösségi kommunikációs és kollaborációs eszközök már létjogosultságot nyertek a nagyvállalati szektorban is, amit elsősorban annak köszönhetnek, hogy az ott dolgozó alkalmazottak előszeretettel használják őket. Térhódításukat az infómunkások eltökéltsége mellett az IT szélesebb értelemben vett konzumerizációja, az újgenerációs, kommunikációs és adatkezelő felhőben futó, könnyen birtokba vehető szolgáltatások, közösségi eszközök széles választéka szintén elősegítette – mint arról sorozatunk korábbi részében is írtunk.
Most azt tapasztaljuk, hogy a trendre válaszolva a szállítók sorra jelennek meg az eredetileg lakossági piacra szánt, nagyobb és sikeresebb megoldások nagyvállalati verziójával. A fájlmegosztó, online alkalmazás például, amelyet pár éve még csupán a partizánakciózó infómunkások használtak a vállalati hálózatban, ma már központilag menedzselhető, vállalati változatban is elérhető. Más szóval az eszköz, amely az árnyékinformatika részeként korábban fejfájást okozott az IT-osztálynak, immár bevonható a vállalat felügyelt környezetébe és folyamataiba, így az adatbiztonsági és egyéb kockázatok is kezelhetőbbé válnak.
A teljesség igénye nélkül, mivel most nem a piaci szereplők, hanem egy trend bemutatása a célunk, ugyanarra a konkrét funkcióra (például fájlmegosztásra, felhőben való adattárolásra) ilyen vállalati verziókat bocsátott ki a Microsoft, a Google, a Dropbox és a Box is. Sőt, az elmúlt hónapok eseményeiből ítélve egyre élesebb verseny bontakozik ki közöttük, lásd a Microsoft áprilisi offenzíváját, amelyet a OneDrive for Business-hez kapcsolódó bejelentésével indított a Dropbox és a Box ellen. Természetesen nem ők az egyedüli képviselői a CIO-k szempontjából kifejezetten örvendetes trendnek, amely lehetővé teszi az árnyékinformatika problémájának megfelelő kezelését is.
A munkavégzés élménye
Egyre kevésbé húznak éles határt az infómunkások a munkahelyen és a magánéletben használt eszközök, alkalmazások és szolgáltatások között, a munkavégzés során is ugyanazt a fejlett felhasználói élményt várják el, amit a lakossági piacra szánt termékek használata során megszoktak. Felmérések is igazolják, hogy a vállalati közösségi eszközök használata növeli a termelékenységet, segítségükkel az alkalmazottak hatékonyabban tudják a munkájukat végezni.
A Gartner vállalati tartalomkezeléssel és együttműködéssel foglalkozó, idei konferenciájának (Portals, Content & Collaboration Summit 2014) egyik következtetése is az volt, hogy a munkavállalók a magánemberként megszokott, rendkívül hatékony közösségi eszközök funkcionalitását várják el a vállalati rendszerektől is. A mobil eszközök és alkalmazások elterjedése, a saját digitális eszközökkel történő munkavégzés trendje, a privátfelhő-alapú szolgáltatások elterjedése lehetővé teszi, hogy az alkalmazottak – infómunkások – a személyes felhasználói tapasztalatukat hasznosítva hatékonyan használják ki a vállalati kollaborációs eszközök előnyeit is.
Természetesen ez csakis olyan környezetben lehetséges, ahol bevezetésre került ilyen közösségi kollaborációs eszköz a kapcsolattartás és az elektronikus dokumentum- és tartalomkezelés támogatására. Az IDC szerint a kollaborációs és közösségi szoftverek piaca már több éve 10 százalékot meghaladó ütemben bővül, és a Gartner tavalyi előrejelzése szerint is 1,4 milliárd dollár értékű piaccá növi ki magát 2016-ra. Jelenleg olyan cégek vezetik ezt a piacot, mint a Microsoft, a Jive, a SalesForce, a Google és az IBM, olyan kihívókkal szemben, mint az Atlassian, a Tibco, a VMware, a SAP, a Cisco, a Telligent és mások. Érett piacról beszélhetünk tehát, amelyen minden üzleti igényre található megfelelő vállalati megoldás.
Az újgenerációs kollaborációs rendszerek a vállalatnál meglévő információáramlást – levelezést, fájlmegosztást és -küldést, a megbeszélések szervezését és megtartását – teljesen új szintre emelik, mivel a régi rendszerekhez képest közvetlenebb és hatékonyabb kapcsolattartást, információmegosztást, eredményesebb erőforrás- és projektmenedzsmentet biztosítanak a munkatársak egymás közti, valamint ügyfelekkel, partnerekkel folytatott együttműködéséhez. Hatásukra felgyorsul a vállalati információk áramlása, gyorsabbá, összehangoltabbá válik a munkaszervezés, és lerövidülnek a döntési ciklusok.
Kényes helyzet
Fontos azonban, hogy a közösségi kollaborációs rendszerek bevezetésekor a vállalatok a várható előnyök mellett tisztában legyenek a konkrét üzleti elvárásokkal, amelyekkel belevágnak az implementációba, és ezek alapján válasszák ki egy adott gyártó valamely termékét. Mindenképpen rögzíteniük kell, hogy milyen funkciókat várnak el például az online fájlmegosztás, a blogolás, a tudásbázis építése és elérése, a mobil adathozzáférés, a projektszervezés tekintetében. Ugyanígy fontos azon üzleti teljesítménymutatók számba vétele is, amelyek javulását a vállalat a sikeres bevezetéstől várja. Ilyen indikátor lehet például a hatékonyabb adatcsere, az üzleti folyamatok felgyorsulása, vagy akár az utazási és kommunikációs költségek csökkenése.
Kényes, és a korábbi években csak ritkán előálló helyzetben találják magukat a CIO-k. Ha ugyanis a vállalati IT-osztály nem tud kellő gyorsasággal és rugalmassággal megfelelő választ adni a vállalati kollaboráció kapcsán felmerülő igényekre, akkor a felhasználók ma már maguk is megtalálják a megoldást. Megfelelő válasz alatt itt most azt értem, hogy olyan rendszer kerül bevezetésre, amelyet a felhasználók akarnak is használni, vagyis olyan hatékony funkciókkal és felhasználói felülettel rendelkezik, amely a személyes célra vásárolt digitális eszközöknél és alkalmazásoknál megszokott felhasználói élményt nyújtja. Vállalati dokumentumkezelő, de akár CRM-rendszer esetében például egy alacsony kollaborációs faktorú, monolit rendszer bevezetése napjainkban olyan hűvös fogadtatásra számíthat a rutinos infómunkások körében, mintha az implementációra nem is került volna sor. A felhasználók egyszerűen átlépnek egy ilyen korszerűtlen rendszeren, és az online piacról beszerzik maguknak az igényeiknek megfelelő felhőalapú megoldást.
Az ehhez hasonló esetek aztán valószínűleg több kisebb rendszer, szolgáltatás egyidejű használatát eredményezik majd, még nagyobb fejfájást okozva CIO-nak.
Aaron Levie, a Box vezérigazgatója egyik Twitter-üzenetében velősen így fogalmazott: „Húsz éve az IT-vezetők még nem zavartatták magukat az ügyfélélménytől, tíz évvel ezelőtt is megtehették, hogy figyelmen kívül hagyják, ma viszont minden körülötte forog. Óriási változás ez.” Döntően fontos tehát, hogy a kollaborációs eszközök bevezetésének előkészítése során a vállalat pontos képet alkosson róla, az alkalmazottak ténylegesen mire és hogyan akarják használni azokat. A vállalati IT számára fontos jellemzők és funkciók – architektúra, adatkezelés, adatbiztonság stb. – mellett a jövő CIO-jának arra is külön gondot kell fordítania, hogy a bevezetésre kerülő eszköz megfelelő felhasználói élményt nyújtson az infómunkásoknak.
