Mindenképpen el kell sajátítaniuk bizonyos készségeket azoknak a CIO-knak, akik számára újdonság a távolról dolgozó csapatok irányítása. Christina Wood, a CIO.com portál munkatársa távmunkában tevékenykedő csapatok vezetésében többéves tapasztalattal rendelkező projektmenedzserek tanácsait gyűjtötte össze arról, miképpen tudják jól kezelni az új helyzetet.
Célratörő kommunikáció
Különféle könnyed, kifinomult és bevált módszerek léteznek a hatékony irodai kommunikációra, míg a távoli kapcsolattartásnál nem lehet ezekre hagyatkozni; ilyenkor igen proaktívnak és célratörőnek kell lennünk, hangsúlyozza Ethan Fast, a Nash társalapítója és technológiai igazgatója, aki egy 33 fős, a világ minden tájáról összeverbuvált csapatot vezet.
A személyes kommunikációt manapság helyettesítő videókonferenciás meetingek sikeres lebonyolítása világos stratégiát és speciális készségeket igényel. A Talent Path projektmenedzsere, Kelley Ervin szerint a legjobb gyakorlat a napi gyakoriságú kapcsolattartás, de az online értekezleteknek nem kell hosszúnak lenniük.
Gyümölcsöző videókonferenciák
Katie Guzman, az Asana vezető termékmenedzsere azt ajánlja, készítsünk forgatókönyvet a videókonferenciákhoz annak érdekében, hogy minden résztvevő hallathassa a hangját, de ne alakuljon ki káosz. Teljes az egyetértés abban, hogy minden résztvevővel be kell kapcsoltatni a kamerát, hogy lássuk, jól vannak-e, összeszedettek és elkötelezettek-e. A legfontosabb azonban az, hogy a meeting előtt mindenkinek küldjünk napirendet, a találkozó után pedig összefoglalót az elhangzottakról. Szintén hasznos lehet, ha a videótalálkozók után egyes résztvevők az őket érintő kérdéseket külön csevegések keretében tárgyalják meg.
Sebészi pontosságú üzenetek
Mivel a kommunikáció jelentős része továbbra is írásban történik, sokkal nagyobb szervezettséget igényel a CIO részéről a megfelelő információk továbbítása, vélekedik Adam Matas, a Taulia projektmenedzsmentért felelő vezetője. Függetlenül attól, hogy Slacket, Skype-ot vagy e-mailt használunk a mindennapi kommunikációhoz, próbáljuk meg pontosan, tömören és világosan megfogalmazni mondandónkat. Felesleges hosszadalmas, részletekbe menő levelekkel untatni a távolról dolgozó alkalmazottakat.
Gondoskodjunk arról, hogy gyorsan lehessen válaszolni az üzeneteinkre. Ne zsúfoljunk túlságosan sok információt egy levélbe. Tegyük világossá, mire van szükségünk, hogy gördülékeny legyen a kommunikáció. Ne felejtsük el, hogy ha gyakran szakítjuk meg a többiek munkáját, azzal rontjuk a termelékenységet. Egy tanulmány szerint átlagosan 23 perc kell ahhoz, hogy egy megszakítás után a csapat tagjai visszatérjenek a munkához.
Fő a nyugalom
Aki hajlamos a szorongásra, annál a hirtelen átállás az otthoni munkavégzésre azzal jár, hogy a szükségesnél jobban elmélyül a projektekben, eltöpreng minden részleten hosszan, mániásan ellenőrizni kezdi saját és társai tevékenységét. Ellen kell állni a kísértésnek. Változtatnunk kell a gondolkodásmódunkon, tanácsolja Rachel Happe, a The Community Roundtable társalapítója és igazgatója. - Egyik pillanatról a másikra bíznunk kell olyan emberekben, akikkel nem találkozunk. Az irányítás szorongást válthat ki, amit valahogyan le kell vezetnünk. Nem terhelhetjük ezzel az alkalmazottakat, ha produktivitást várunk el tőlük. Ehelyett kommunikáljunk! Vonjunk be mindenkit a problémamegoldásba, alakítsunk ki rutinokat, rendszeresen tartsunk meetingeket, akár naponta is és fejlesszük Scrum master készségeinket.
Irányítsunk! Hozzuk össze az egész csapatot, és kérdezzük meg tőlük, hogyan akarnak együtt dolgozni, tanácsolja Happe. Közösen alakítsunk ki olyan rutinokat, amelyekkel mindenki egyetért. Ez megnyugtatja az embereket. A legfontosabb a szorongás csökkentése.
Fontos az empátia
Teljes az egyetértés abban, hogy a távolról irányító vezetőknek időről időre személyes megbeszéléseket kell beiktatniuk mindenkivel, mert bizonyos kérdések soha nem kerülnek szóba a közös meetingeken. Használjuk ezeket a találkozókat az egyes alkalmazottak saját nézőpontjának megismerésére. Bátorítanunk kell a csapat tagjait, akár mellettünk ülnek, akár távol vannak, állítja Tim Macek, a Sterling Trading Tech technológiáért és infrastruktúráért felelő igazgatója, aki 15 fős csapatot irányít távolról. Ha így teszünk, olyan problémákra derítünk fényt és találunk megoldást, amelyek különben rejtve maradnának.
- Van egy csapatom Szerbiában, mondja Macek. - Amikor idejöttem, naponta tartottunk technológiai meetinget, ami esetükben este 7 órakor kezdődött, pénteken is. Noha senki nem tette szóvá, talán mert kellemetlennek érezték volna, de én a helyükbe képzeltem magam, és a találkozókat olyan időpontra tettem át, ami mindenkinek kedvezőbb.
- Egy menedzser és egy kódoló egészen másképpen tölti ki a munkaidejét, hangsúlyozza Spencer Waldron, a Prezi globális kommunikációs igazgatója. - A vezetők hajlamosak az értekezleteket saját naptáruk egy éppen szabad időpontjára ütemezni, a programozóknak viszont több idő kell, míg elmélyülnek a munkában. Ha ezt megszakítjuk egy egyórás értekezlettel, az illető egész délutánját tönkretehetjük. Waldron arra ösztönzi a csapat tagjait, hogy írják be a közös naptárba, mennyi idő kell nekik a munkához.
A produktivitás ösztönzése
Projektmenedzserként nekünk kell szóba hoznunk a termelékenység kérdését, mert helyettünk senki nem fogja. A legtöbben úgy érzik, ez a téma tabu. Persze nem az, viszont könnyű lerontani, főleg amikor távolról dolgoznak a csapattagok.
Ugyanakkor az sem jó, ha nincs egyértelmű választóvonal a munka és a magánélet között. Érdemes arra biztatnunk a csapat tagjait, hogy pontosan határozzák meg, mikor dolgoznak, és ettől ne térjenek el.
A GitLabnál állandó téma a termelékenység, mondja Christie Lenneville UX-igazgató, így könnyen kiderül, ha valakinek több erőforrásra van szüksége, és az is, ha valaki túlterhelt. A túlvállalás nem ajánlott, mert negatívan hat a munkamorálra, az egészségre - végső soron a termelékenységre.
Virágzó kultúrát teremtünk
Az irodában könnyű érvényesíteni a vállalati kultúrát, ám ha mindenki otthon van, merőben új típusú kultúra kialakításáról kell gondoskodnunk. - Szeretnénk mindenkivel közös kávészünetet tartani, de erre most nincs lehetőség, mondja Tara Gilbert, a monday.com ügyfélélmény csoportjának vezetője, aki jelenleg távolról irányítja csapatát. - Most a Zoomon vagy a Slacken jövünk össze, és nagyszerűen érezzük magunkat olyan dolgok megbeszélésével, amelyek nem tartoznak a munkához.
A GitLabnél is komolyan veszik a távmunka kultúrájának kialakítását, erre külön rendszert hoztak létre, tudjuk meg Johnstontól. - Hetente kétszer tartunk kávészünet jellegű Zoom-meetingeket, és a társasjátékoktól kezdve a kutyákig mindenféle témára létrehoztunk Slack csatornákat. Kultúrát épít a magánélet bevonása a céges kommunikációba, még ha mindez távolról történik is, és ez sokkal szórakoztatóbbá teszi az otthoni munkát.
