Egyre többen számolnak be globális technológiai készséghiányról, aminek legfőbb oka a képzett munkaerő (fejlesztők, adattudósok) és a megfelelő technológiák hiánya. A jelenség nem csak az IT-iparágon belül létezik, a Gartner tanácsadócég szerint a cégeknek folyamatokon átívelő technológiai képességeket kellene felépíteni, mert ha nem így tesznek, szabotálják saját innovációs és növekedési potenciáljukat. Az dokumentumok kezelése az egyik legfontosabb terület, ahol készséghiány észlelhető.
A munkavállalók éves szinten találkoznak új fájlformátumokkal, változó formai és megfelelési követelményekkel és folyamatosan növekvő információmennyiséggel, hiszen sok üzleti folyamat strukturálatlan, szövegként tárolt információk alapján megy végbe. Ennek hatására egyre több vállalat ruházza fel dolgozóit üzleti alkalmazásokba ágyazott mesterségesintelligencia-alapú technológiákkal, amelyek segítenek ezen kihívások megoldásában és automatizálásában, hogy több idő juthasson produktív munkára és az ügyfélelégedettség biztosítására.
"A vállalatok könnyebben azonosíthatják a sallangok között rejlő kritikus üzleti információkat olyan MI-megoldásokkal, amelyek automatikusan kinyerik és feldolgozzák a dokumentumokban található adatokat. Azért fontos ezen információk megértése, mert ezek alapján működnek a projektek és az olyan ügyfélkezelési folyamatok, mint az értékesítés, az onboarding, a számlázás és büdzsé-tervezés. A Gartner szerint a folyamatok 80%-a dokumentumközpontú" - fogalmaz Máhr Tamás, az ABBYY budapesti K+F központjának vezetője.
Fontos megjegyezni, hogy a céges folyamatokat hajtó dokumentumok nem csak Microsoft Word fájlok, hanem lehetnek táblázatok, prezentációk, képek, PDF-ek, számlák, mobil tartalmak, faxok, szkennelések, e-mailek, szöveges üzenetek és online chatbeszélgetések is. Ezek mind strukturálatlan tartalommal rendelkeznek, így a cégek olyan megoldásokat keresnek, amelyek képesek ezeket rendszerezni, majd hasznosítható üzleti információkká átalakítani.
A gyorsabb döntéshozatal és hatékonyabb folyamatok érdekében a cégeknek gyors és egyszerű hozzáférést kellene biztosítaniuk a fontos üzleti információkhoz. Ez az a terület, ahol a készséghiány fennáll.
Az adatok dokumentumokból való kinyerése és felhasználhatóvá tétele már sok vállalatban automatizált folyamat, de a "legacy" (régi, 10-15 éves) dokumentumfeldolgozó platformok terheket rónak a dolgozókra: a pontosság, a gyorsaság és a strukturálatlan adatokkal való munkavégzés képességének hiányát csak az ellensúlyozza, hogy a legtöbb adat legalább gyorsan kerül rögzítésre. Ami igazán hátráltatja a legacy platformokat alkalmazó cégeket, az a dokumentumfeldolgozáson belüli digitális készségek hiánya.
Ez leginkább 2020-ban mutatkozott meg, amikor a vállalatoknak vészhelyzeti terveket kellett készíteniük a távoli munkavégzők menedzselésére. Az első hónapok kaotikusan teltek, mivel ki kellett találni, hogyan alakítsák át az üzletileg kritikus és az ügyfelek által is használt alkalmazásokat, amelyek nem voltak elérhetők az irodán kívüli alkalmazottak számára. A távolról nem elérhető alkalmazások és dokumentumok miatt minden iparág tapasztalt kihívásokat a hitelkérelmek elbírálásától a gyógyszer- és vakcinajóváhagyási kérelmek kezeléséig. A kihívások mértéket jól mutatja, hogy 5-ből 1 vezető azt mondta, hogy teljesen lemondott az automatizálási projektjéről, és 3-ból 1 úgy találta, hogy a technológia nem úgy működik, ahogyan azt tervezték.
A digitalizációs kihívások megoldására létrejött egy olyan új megoldás, amely lehetővé teszi a gyorsabb dokumentumfeldolgozást és a szakképzett és civil fejlesztők (citizen developers) egyszerűen levezényelhetnek olyan folyamatokat, amelyeket korábban csak OCR- (optikai karekterfelismerés), gépitanulás- és NLP- (természetes nyelvi feldolgozás) szakértők végezhettek volna el. "A dokumentumokkal nap mint nap dolgozó alkalmazottak használatra kész dokumentumkezelési megoldásokat "telepíthetnek" miután azokat megvásárolták egy piactérről. Ezekkel szinte bármilyen dokumentumkezelési folyamat automatizálható a számlák kezelésétől a biztosítási kárigények elbírálásáig" - fogalmaz Máhr Tamás.
A szakértő szerint a modern dokumentumfeldolgozási megoldások kiválasztásakor a cégeknek érdemes felhőben működő low-code/no-code megoldást választani, hogy bárki egyszerűen használhassa azt, illetve fő döntési tényezőnek kell lennie a könnyű integrálhatóságnak és a magas pontossági aránynak.
