Tanulmányában az üzleti folyamatok és kommunikáció optimalizálásával foglalkozó Kore arra keresi a választ, miképpen lehet megítélni: vajon a cégeknél használt nagyvállalati rendszerek és alkalmazások végső soron segítik vagy akadályozzák a termelékenységet? Túlságosan sok appot használnak az alkalmazottak a munkájukhoz vagy éppen elegendőt? A SkyHigh Networks felmérése szerint a nagyvállalati alkalmazottak átlagosan harminc applikációt futtatnak, ebből nyolc az együttműködést segíti elő, öt felhős tároló, négy pedig tartalommegosztó szolgáltatásokhoz biztosít hozzáférést. Azonban a különféle appok közötti folytonos váltás olyan kaotikus munkakörnyezetet eredményez, amelyben a munkavállalók időről időre megszakítanak és újrakezdenek tevékenységeket, s ez bizony a termelékenység rovására megy. A Kore szakértői szerint öt csalhatatlan jele van annak, ha egy vállalatnál a hatékony munkát akadályozó kommunikációs káosz alakul ki. Az alábbiakban áttekintjük, mire kell odafigyelniük a vezetőknek, hogy elkerüljék ennek a nem kívánatos állapotnak a kialakulását.
Az IT-részleg nincs képben
Ugyancsak a SkyHigh Networks felméréséből származó adat, hogy a nagyvállalatoknál hihetetlen módon összességében átlagosan 1154 felhőszolgáltatást használtak 2015 negyedik negyedévében, ami 6,6 százalékos növekedést jelent az előző negyedévhez képest. Csupán csak együttműködési célra 174 külön szolgáltatást (Cisco WebEx, Evernote stb.) vesznek igénybe, míg a második helyen a fájlmegosztó szolgáltatások (Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive stb.) végeztek, amelyekből 61-félét használtak a leleményes alkalmazottak. De még a fejlesztőszolgáltatások (SourceForge, GitHub stb.) közül is 51 képviseltette megát a listán.
Végeredményben minden egyes munkavállaló 30 különféle felhőszolgáltatást használ, ami hatalmas terhet ró az informatikusokra, akiknek ideális esetben el kéne látniuk a felhasználók fiókjainak mindenre kiterjedő felügyeletét. Ha pedig tovább nő az igénybe vett szolgáltatások száma, jó esély van arra, hogy teljesen elvesztik a fonalat. Persze az sem túl valószínű, hogy korábban lépést tudtak tartani az alkalmazáshasználat ilyen mértékű növekedésével.
Egy tavalyi Cisco-kutatás megállapította, hogy egy tipikus cégnél 15-22-szer több felhős alkalmazást futtatnak a munkavállalók, mint ahány engedélyezett program van a vállalatnál. Ráadásul az informatikai vezetők jelentősen alábecsülik a munkavállalók által vállalati környezetben futtatott, nem jóváhagyott appok és szolgáltatások számát, mivel egyszerűen nincs tudomásuk azokról. Miközben a CIO-k úgy tudták, hogy szervezetüknél 51 felhős szolgáltatás van használatban, addig a Cisco hálózatelemzése kimutatta, hogy a tényleges szám 730. Hasonló eredményre jutott a NetSkope is, amely szerint az IT-részlegek tízszeresen alábecsülik a vállalatuk felhőhasználatát.
Márpedig ha az informatikai részleg nincs képben arról, milyen szolgáltatásokat használnak a vállalatnál, az biztos jele annak, hogy a céget elárasztották az appok és szolgáltatások, s mindenképpen csökkenteni kell a számukat a működés feletti ellenőrzés visszaszerzéséhez.
Saját appok jóváhagyottak helyett
A Tech Pro kutatása szerint a BYOD gyors terjedésének eredményeképpen - a vállalatok 74 százaléka már lehetővé tette a saját eszközök használatát vagy tervezi annak bevezetését - a munkavállalók nem csupán eszközeiket, hanem az azokon futó alkalmazásokat is használják a céges környezetekben.
A Frost & Sullivan felmérése megállapította, hogy az alkalmazottak 80 százaléka használ árnyékinformatikai megoldásokat, vagyis az IT-részleg közreműködése és tudta nélkül telepít appokat. Voltaképpen ebben semmi elítélendő nincs, egyszerűen azért veszik kezükbe a dolgok irányítását, mert a saját appokkal hatékonyabban tudják elvégezni a munkájukat. Sok esetben inkább azokat az alkalmazásokat választják, amelyeknek a kezelését már ismerik, s különösen kedvelt a körükben az ingyenes appok használata.
Sajnos azonban ez a gyakorlat minden jó szándék ellenére komoly veszélybe sodorja mind a vállalati, mind a személyes adatokat. A SkyHigh Networks felmérése azt is megállapította, hogy a fogyasztóknak szánt felhőalapú alkalmazások a munkahelyeken használt felhőszolgáltatások 27,1 százalékát teszik ki. A munkavállalók által futtatott alkalmazások húszas toplistáján a közösségi média, a tartalommegosztó és az együttműködésre szolgáló appok dominálnak, és közülük csak egyetlenegy készült nagyvállalati használatra.
Ha az alkalmazottak a saját, személyes használatú appjaikat választják az IT-részleg által ajánlottak helyett, az azt jelenti, hogy az informatikusoknak olyan alternatív üzleti eszközöket kell felkutatniuk, amelyek hatékonyabban támogatják az alkalmazottak napi tevékenységeit, miközben kielégítik az adatok biztonságos kezeléséhez szükséges követelményeket is.
Az információ elszivárog a réseken
Manapság jelentősen leköti az alkalmazottak figyelmét és rengeteg energiát emészt fel a sokféle e-mail, kommunikációs, közösségi és más fiók (Skype, WhatsApp, Google Hangout, LinkedIn, Twitter, Facebook stb.) kezelése, rengeteg időt töltenek a beérkező üzenetek, levelek, bejegyzések olvasgatásával, az azonnali reagálást igénylők kiválogatásával, a rájuk adott válaszokkal, a telefonhívások fogadásával. Így nem lehet csodálkozni azon, hogy a munkával kapcsolatos információk egy része elkerüli a figyelmüket, mivel nincs olyan központi hely, ahol csak a kritikus bejövő üzenetekkel és együttműködési kérésekkel foglalkozhatnának.
Az appfejlesztésre szakosodott Locket adatai szerint az emberek naponta átlagosan 110 alkalommal ellenőrzik telefonjukat, hogy érkezett-e újabb üzenet, Facebook-bejegyzés és hasonló. Ha ehhez hozzávesszük a számítógépes csatornákon folytatott kommunikációra szánt időt, nyilvánvalóvá válik, hogy a kommunikációs káosz rendkívül károsan hat a munka termelékenységére.
Mindenképpen érdemes tehát megvizsgálni, hogy képesek-e a munkavállalók úgy kezelni a beérkező információkat, hogy az ne befolyásolja negatívan a teljesítményüket. A Kore szakértői szerint ha sokszor előfordul, hogy az alkalmazottak nem tudják betartani a határidőket, és panaszkodnak arról, hogy nem kapják meg a szükséges információkat, akkor nagy valószínűséggel a kelleténél több kommunikációs app van használatban a vállalatnál.
Értékes idő megy veszendőbe
A különféle szolgáltatásokba és alkalmazásokba való naponta többszöri bejelentkezés, az egymástól sokszor teljesen eltérő kezelőfelületű alkalmazásokban történő navigáció, az új bejegyzések elolvasása rengeteg időt emészt fel. Szakértők szerint az, hogy sokféle alkalmazást szükséges telepíteni, komoly nehézséget okoz a felhasználóknak: többféle program kezelését kell megtanulniuk, több alkalmazásba kell bejelentkezniük, és korlátozott az appok között az információk megosztása, mely tényezők számottevően rontanak a termelékenységen.
Ezért nagyon fontos annak figyelése, mennyi időt töltenek a munkavállalók az alkalmazások megismerésével és kezelésével, mivel az eredetileg a teljesítmény javítására és a munkafolyamatok lerövidítésére kifejlesztett appok használatával könnyen azt érhetik el, hogy az eredeti célnak pont az ellenkezője valósul meg.
Védelem nélkül a kritikus adatok
De nem csupán a teljesítmény visszaesésével lehet számolni a túlzott apphasználat eredményeképpen, hanem komoly biztonsági kockázatok is fellépnek. A vállalati környezetekben futtatott felhőalapú alkalmazások nagy része bizalmas céges információkat, valamint személyes munkavállalói és ügyféladatokat kezel, amelyeket meg kell védeni a jogosulatlan hozzáférésektől. Márpedig minél több appot használnak egy vállalatnál, annál nagyobb a veszélye annak, hogy a kritikus információk illetéktelen kezekbe kerülnek. Hetente érkeznek hírek komoly cégeket érintő, nagyszabású adatlopásokról. Egy ilyen incidens a közvetlen károkon túlmenően jelentős hatósági bírsággal és a jó hírnév elvesztésével járhat együtt.
A Kore adatai szerint az információkkal dolgozó alkalmazottak 56 százaléka otthoni felhasználóknak szánt személyi üzenetküldő alkalmazást használ munkájához, és ezek 28 százaléka elismerte, hogy küldött vagy fogadott már ilyen appon keresztül bizalmas vállalati, pénzügyi és ügyfél-információkat, például jelszavakat vagy egészségügyi adatokat.
