Amióta az okostelefonok mindenütt elterjedtek, a munkáltatók azóta küzdenek azzal, hogy hagyják-e az alkalmazottaknak a saját eszközeik használatát a munkahelyeken, vagy az alkalmazottak lássák el munkakészülékekkel. A COVID-19-járvány előtt a saját eszközt használó (bring your own device - BYOD) politikáknak volt értelme, mivel a munkavállalók nem használták az okostelefonokat elsődleges üzleti eszközként. Az alkalmazottak arra vették igénybe a telefonjaikat, hogy otthonról ellenőrizzék a munkahelyi e-maileket, üzleti jellegű hívásokat kezdeményezzenek és üzeneteket küldjenek, amikor nem tartózkodnak az irodában. A helyzet 2020 márciusa óta drámaian megváltozott, az okostelefonok egyre fontosabbá váltak a munkahelyen.
Ahogy a vállalkozások több mint két év után először újra kinyitnak, a vállalatok újraértékelik mobiltechnológiai irányelveiket. A Samsung és az Oxford Economics által készített új tanulmány a BYOD és a munkáltató által biztosított eszközök (employer-provided device - EPD) stratégiáinak hatását vizsgálja a kis- és középvállalkozásokra.
A Maximizing Mobile Value című tanulmány rámutat, hogy bár az okostelefonok ma már nagyobb szerepet játszanak a szervezetekben, a legtöbb cég még nem dolgozott ki olyan stratégiákat, amelyekkel a lehető legnagyobb értéket hozhatná ki belőlük. Míg a vállalatok gyakran adnak laptopokat az arra igényt tartó alkalmazottaknak, a legtöbb helyen az okostelefonok esetében a BYOD-megközelítésre támaszkodnak. Majdnem minden vállalkozás (95%) a költségeket jelölte meg fő okként. A tanulmány szerint a BYOD nem hozza ezeknek a vállalatoknak azt a költségmegtakarítást, amit várnának. Az alkalmazottak számár a saját okostelefonok használatának engedélyezése gátolhatja a mobil érettséget, csökkentheti a termelékenységet és veszélyeztetheti a biztonságot.
Bár az okostelefonok ma már nélkülözhetetlenek az üzleti életben, a vállalatok mindössze 15%-a látja el ezekkel az alkalmazottait. A vállalatok 39%-a vezetett be BYOD-politikát, 46%-uk pedig hibrid megközelítést alkalmaz, azaz egyes alkalmazottaknak ad telefonokat, másoknak pedig nem.
A BYOD és az EPD politikát alkalmazó vállalatok egyaránt úgy vélik, hogy megközelítésükkel a legtöbb pénzt takarítják meg. A BYOD-t alkalmazó cégek 77%-a állította, hogy ez költséghatékonyabb, mint az EPD, míg az EPD-irányelvvel működő társaságok kétharmada szerint több pénz takarítható meg azzal, hogy néhány vagy minden dolgozó kap céges okostelefont.
Az EPD-stratégiát alkalmazó vállalatok úgy látják, hogy az okostelefon lesz az alkalmazottak fő számítástechnikai eszköze, amelyet a napi feladatok elvégzéséhez használnak. Az EPD-szervezetek többsége (66%) fontolóra venné a PC-k helyettesítését olyan okostelefonnal, amely képes lenne az asztali számítástechnika működtetésére. A BYOD-vállalatoknak viszont csak alig több mint egyharmada (39%) mondta, hogy ezt fontolóra venné. A vállalkozások úgy vélik, a kizárólag mobil munkahelyek kialakításának legnagyobb akadálya, hogy a telefonokat integrálni tudják a meglévő infrastruktúrájukba.
A BYOD és az EPD vállalatok eltérő módon ítélik meg mobilérettségüket. Az EPD-szervezetek csaknem fele (46%) arról számolt be, hogy az okostelefon-technológia használatában a versenytársak előtt járnak. A BYOD-vállalatok nem látják ilyen jónak a teljesítményükat, mindössze 29%-uk állította, hogy megelőzik a versenytársakat. Az EPD-vállalatoknak csak 14%-a jelezte azt, hogy lemaradásban van, szemben a BYOD-szervezetek 34%-ával.
Míg a vezetők túlnyomó többsége úgy véli, hogy a céges okostelefon az alkalmazottak számára juttatás, az alkalmazottaknak csak körülbelül egyharmada ért egyet ezzel. A dolgozókat inkább az okostelefonokon elérhető alkalmazások érdeklik, 44%-uk pedig arról számolt be, hogy az okostelefonok segítségével olyan feladatokat tudnak elvégezni, amelyekre a PC nem alkalmas.
A BYOD-irányelveket alkalmazó cégek engedékenyebbek a biztonságot illetően. A BYOD-vállalatoknak csak 40%-a alkalmaz mobileszköz-kezelő (MDM) eszközöket, szemben az EPD-szervezetek 93%-ával. Az MDM-ek segítenek az eszközök biztonságban tartásában, mivel lehetővé teszik a vállalatok számára az alkalmazások és weboldalak blokkolását, a szoftverek automatikus frissítését és az elveszett vagy ellopott telefonok távoli törlését. Ennek eredményeképpen a BYOD-vállalatok kiszolgáltatottabbak a biztonsági fenyegetéseknek, és kevésbé tudnak reagálni, ha az eszközöket elveszítik, ellopják vagy a készülékek veszélybe kerülnek. Az MDM-klienst futtató telefonokat használó alkalmazottak nagyobb valószínűséggel választanak hosszabb jelszavakat, és egynél több karaktert változtatnak meg új jelszó létrehozásakor.
Mivel a pandémia idején a munkavállalók elhagyják fizikai munkahelyüket, a vállalatoknak meg kell érteniük, hogy mit akarnak az alkalmazottak. Míg a vezetők a biztonsági kérdéseket kulcsfontosságúnak tartják, a munkavállalók 70%-a azt állítja, hogy magánéletének védelme érdekében saját okostelefont tart magánál, még akkor is, ha a vállalat is ad egyet.
A vezetők a munkavállalók EPD-kkel kapcsolatos adatvédelmi aggályait úgy kezelhetik, hogy különálló tárolókkal ellátott okostelefonokat szereznek be, amelyek megvédik a munkaadatokat a személyes böngészési tevékenységtől és az alkalmazások adataitól.
A tanulmány konkrét ajánlásokkal segíti a vállalkozásokat abban, hogy a lehető legjobban kihasználják a mobileszközöket. A BYOD tervekkel működő szervezeteknek fel kell mérniük a tényleges költségeket, és meg kell fontolniuk, hogy az EPD-stratégia nem jelent-e jobb megoldást a vállalat számára. A cégek maximalizálhatják a mobileszközök értékét, ha a hatékony munkavégzéshez szükséges eszközöket adnak az alkalmazottak számára. Az MDM-irányelvek felülvizsgálata, hogy az EPD-ken elkülönített tárolókat hozzanak létre a munkahelyi és a személyes adatok számára, eloszlatja a munkavállalók adatvédelmi aggályait.
