Minden valamirevaló sci-fiben szerepel egy öreg robotinas, egy mindenre és mindenkire odafigyelő csodalény, aki mos, főz, takarít, bátorít és vigasztal, és megoldja a család összes gondját. A robotikus folyamatautomatizálás (robotic process automation, RPA) kifejezést megalkotó marketingesek valószínűleg erre az érzésre próbáltak rájátszani: azok az ügyfelek, akik pénzüket e platformba fektetik, arra számítanak, hogy a fárasztó rutinfeladatokat rálőcsölhetik a fáradhatatlan robotszolgára, és így az emberi munkaerő az izgalmasabb, komolyabb szellemi potenciált igénylő kihívásokra koncentrálhat.
A jó hír az, hogy ez a várakozás nem teljesen megalapozatlan, a hívószó egyáltalán nem szimpla átverés. Az RPA-val a cégek egyszerűsíthetik munkafolyamataikat, és olyan fejlett irányító megoldásokat hozhatnak létre, amelyek egyik oldalán bemegy az adat, a másikon pedig kijön a beszédes infógrafika. Az RPA-eszközök rendkívül hatékony megoldást kínálnak arra, hogy számítógéppel végeztessünk el olyan feladatokat, amelyek az emberi munkaerőt zsibbasztó unalomba taszítják.
Még az öröklött rendszerekbe is új életet lehelnek Az RPA-eszközök, mert olyan új vezérlőszintet hoznak létre, amelyen keresztül intelligensen menedzselhető a régi kód. Sok RPA-eszköz ráadásul programozói szakképzettség nélkül is telepíthető, ami még jobban kibővíti a potenciális felhasználók körét.
Nem állíthatjuk tehát, hogy az RPA varázslata puszta illúzió lenne. Ugyanakkor a látványos csomagolás olyan problémákat rejt, amelyekkel mindenképpen számolnunk kell, mielőtt úgy döntünk, hogy RPA-lehetőségekkel bővítjük rendszereinket.
Felületi kezelés. Az RPA egyik legnagyobb előnye az, hogy olyan új réteget hoz létre, amelyik egybefogja és mintegy "összeragasztja" a régi szoftvercsomagokat. Természetesen az ideális megoldás az volna, hogy a nulláról indulva újraírjuk az összes kódot, és ezzel összhangba hozzuk a teljes szoftverarzenált, de egy jó RPA-megoldás elvileg hasonló eredményt ad, viszont sokkal rövidebb idő alatt működőképes állapotba hozható. Kicsit olyan, mintha a rágógumit egyesítenénk a kötöző zsinórral.
Ilyen téren az RPA tényleg csodákra képes, és a termelékenység növekedése valóban ámulatba ejti az embert. De ne felejtsük el, hogy a régi kódtól nem szabadultunk meg, csak elástuk jó mélyre, hogy ne is lássuk a hibáit!
Növeli, ki elfedi a bajt. Amikor egy takaros, új RPA-réteg kerül azokra a fájdalmas pontokra, amelyek annyi gyötrelmet okoztak munkatársainknak, ez valamennyiünk számára hatalmas győzelemnek tűnik. Mindenki fellélegzik, pedig a lényegi hibáktól nem sikerült szabadulni, csupán a szőnyeg alá söpörtük őket, amivel újabb problémát generáltunk. Ugyanis most már senki sem akar majd arra költeni, hogy gatyába rázzuk a régi kódokat, és a tüneti kezelés látszólagos sikere miatt a korábbiaknál is sokkal nehezebb lesz forrásokat kiimádkozni a valódi megoldásra.
A helyzet fokozódik. Az átlagfelhasználó azt gondolhatja, hogy az RPA-megoldás egyszerűsíti a dolgokat, pedig a felszín alatt minden bonyolultabbá válik. Idáig volt N réteg gubancos kódunk, most lett N+1 rétegünk. Ez még jobban megnehezíti a hibakeresést és a karbantartást, mert ha bármilyen probléma jelentkezik a működésben, most már nem N, hanem N+1 réteget kell átbogarásznunk, hogy megtaláljuk a hiba okát.
A régi kód hibái megmaradnak. Az RPA-megoldások elfedik a régi kódok ügyetlenségeit, de az öröklött szoftverek korlátait nem szüntetik meg, és persze a mélyben megbúvó hibákat sem javítják ki. A jó hír az, hogy egy intelligens RPA-réteg a potenciális problémák egy részét képes kezelni. Néha a gyógymód tartós és hatásos, de sokszor inkább olyan, mintha átfestenénk egy korhadt gerendát.
A fordítás ára. A kódolás nagy része arról szól, hogy a biteket egy bizonyos könyvtár igényeinek megfelelően átrendezzük, majd amikor visszakaptuk a választ, újból átrendezzük, hogy másfajta formátumban elraktározzuk valahol másutt. A kód egyik felében a dátum elejére kell tenni az évet, a másikban hátra; van, amikor a hónapok számozása trükkös (lásd a Java segédprogramokat), szóval rengeteg részletre kell odafigyelni.
Sok RPA-megoldás automatizálja e fordítások egy részét, ami rengeteg terhet levesz a programozó válláról, és felgyorsítja, hogy működő szoftvereket hozzunk létre, ugyanakkor azonban a fordítási munkák tömegét nem szünteti meg. A szervereknek még többet kell dolgozniuk, és nekünk így vagy úgy, de meg kell fizetnünk a túlmunka árát. Előbb-utóbb valószínűleg oda lyukadunk ki, hogy mégiscsak olcsóbb, ha megbízunk egy profi programozó csapatot, amelyik elkészíti nekünk a tiszta, áttekinthető, jól kidolgozott kódot.
Amikor a felhasználó csak pislog. Az RPA-eszközök nagy előnye, hogy gyakorlatilag bárki képes elindítani és használni őket - hiszen a munka nagy részét magára vállalja a kedves robotinas. Az automatizálás valóban nagyszerű dolog. De még ha a varázslat működik is, az átlagfelhasználó nem fogja tudni, hogyan használja ki igazán hatékonyan a rendelkezésére álló új lehetőségeket.
A programozók ismerik az adatok struktúráját, hiszen rengeteg időt töltöttek a kódok barkácsolásával; ismerik a hálózatokat, tisztában vannak a számítógépes architektúrák működésének alapelveivel. Vagyis rendelkezésükre áll mindaz a tudás és tapasztalat, ami az átlagfelhasználóból hiányzik, és ami nélkülözhetetlen az RPA intelligens vezérléséhez.
Bízzuk szakemberre! Hiába ígérik az értékesítők, hogy az üzleti felhasználókból lesznek az RPA-megoldások legkiválóbb alkalmazói, az RPA-eszközök hatékony használatához programozókra van szükség. Ők rendelkeznek azzal a szaktudással, amit csak a különböző programozási rétegekkel folytatott sokéves munka során lehet megszerezni. Ők tudják, hogyan kell megszólítani egy adatbázist, és miként lehet előcsalni belőle leggyorsabban a választ - egyáltalán, mik azok a kérdések, amelyekre a leginkább releváns válaszok nyerhetők a rendszertől.
Ha egy RPA-eszköz tízszeres hatékonyságnövelést ígér, és olyan szakember veszi munkába, aki tízszer annyi időt töltött programozással, mint egy átlagos kódoló, akkor a két számot bátran összeszorozhatjuk: az eredmény százszorosa lesz a kiindulási állapotnak. Vagyis a haszon sokszorozható, ha az új munkaeszközt értő kézbe adjuk.
A széleskörű támogatás árnyoldalai. A legtöbb RPA-eszköz azzal az ígérettel csábít, hogy tömérdek olyan termékkel képes szót érteni, amelyek maguk is kismillió különböző API formátumot használnak. A "széleskörű támogatás" ígérete nem teljesen megalapozatlan, de a megvalósítás a legtöbb esetben távol áll a tökéletestől.
Igen gyakori például, hogy meg kell találnunk a hibát vagy rést a kapcsolatok között folyó adatáramlásban. Rengeteg olyan probléma adódhat, amely önmagában nem végzetes, de újabb szinteket kell beiktatnunk a zavar elhárítására, vagy pusztán azért, hogy betömjük a rést, vagyis házilag kell megoldanunk azt, amit elvileg a megvásárolt terméktől reméltünk.
A bürokrácián a robotizáció sem segít. Az RPA-eszközök másik vonzó ígérete az, hogy áramvonalasabbá teszik a munkafolyamatokat. Csakhogy a folyamatokban a szűk keresztmetszetek zömének semmi köze a számítógépekhez vagy az RPA-hoz. Azokról az értelmetlen vargabetűkről beszélünk, amelyeket valamikor egy hibás főnöki döntés iktatott be, és amelyeket az óta sem kérdőjelezett meg senki: ezeket a legjobb szoftverek sem fogják megszüntetni. Ha például valaki valamikor úgy döntött, hogy minden számlát egy távoli kirendeltségen kell jóváhagyni, akkor az RPA-eszköz legfeljebb megkönnyítheti a csomag továbbítását a címzettnek, de nem fogja megkérdőjelezni a lépés létjogosultságát, vagy levágni a vargabetűt. Az igazi bonyodalmakat emberek okozzák, és ha az RPA-ra egyfajta varázspálcaként tekintünk, megfeledkezhetünk arról, hogy elvégezzük a folyamatok racionalizálásának valódi munkáját.
Lanyhuló éberség. A különböző ellenőrzési pontok persze nem feltétlenül szűk keresztmetszetet jelentenek: legtöbbször okkal kerültek a rendszerbe, és az RPA-megoldások egyik titkos veszélye, hogy a tempó felpörgetésével csökkentik az ellenőrzés hatékonyságát. A felügyelettel megbízott személy bejelentkezik a dashboardra, futólag átpörgeti az oldalakat, miközben fél szemmel tévét néz, vagy a mobilját pöcögteti - minek is figyelne oda a részletekre, mikor az RPA úgyis szól, ha gyanúsat észlel…
Lehetetlen teljesen automatizálni a megfelelési problémák kezelését és a csalók elleni védelmet. A rosszfiúk folyamatosan szondázzák a rendszereket, és villámgyorsan kihasználják az RPA gyenge pontjait. Néha nem árt egy kis lassítás, némi súrlódás - ha az automatizálással túlságosan megkönnyítjük a dolgokat, veszélyes is lehet.
