A távmunka a Covid-19 járvány miatt gyorsan életünk részévé vált, és bár eleinte múló jelenségnek hittük, ma már világos, hogy tartósan velünk marad: különböző becslések szerint a korábban irodában dolgozók legalább fele hosszú távon is az otthonából fogja végezni a munkáját.
A gyors váltás rendkívüli erőfeszítéseket (és persze kiadásokat) igényelt a cégek és a dolgozók részéről, hiszen hihetetlenül rövid idő alatt kellett megteremteni a home office működési mód anyagi és szellemi feltételeit. Új eszközöket, szoftvereket vásároltak, bővítették hálózati kapacitásaikat, felgyorsították az átállást a felhőre, és a hatalmas szellemi-anyagi áldozatoknak hála viszonylag gyorsan sikerült az alkalmazkodás, sőt a váltás sokszor a termelékenység javulásával járt.
Ez azonban jórészt a dolgozók önkizsákmányolásának volt köszönhető,
és most, hogy világossá vált, a home office-szal tartós paradigmaként kell számolnunk, ideje, hogy a cégek és alkalmazottaik formalizálják azokat szabályokat és házirendeket, amelyek megadják a távmunka jogi kereteit. Egyszersmind annak is eljött az ideje, hogy a dolgozók önmaguk ügyvédeivé váljanak, és ne vállaljanak magukra olyan terheket, amelyek alatt hosszabb távon menthetetlenül összeroppannak.
Egyértelmű elvárások
Az Adecco, a Boston Consulting Group, a Gallup, az IBM, a PwC, az Engagerocket, az IDC és más nagy cégek és elemzők felmérései alapján a távmunka a dolgozók többsége számára olyan vonzó alternatíva, amit - legalábbis részmunkaidőben - a jövőben is szívesen megtartanának. Fontos tehát, hogy a vállalkozások világos szabályozást dolgozzanak ki arra, ki az, akinek otthon kell dolgoznia, ki az, akinek megengedett ez a lehetőség, végül pedig ki az, akinek be kell járnia az irodába, ezt milyen gyakran kell megtennie, mennyi időt kell odabent eltöltenie.
Mindezek a szabályok természetesen a dolgozók munkakörétől, beosztásától függenek, de hasznos, ha tartalmaznak némi rugalmasságot, hogy kezelni tudják az olyan egyedi eseteket is, ha például valakinek home office-ban kellene dolgoznia, de otthon önhibáján kívül nem tudja megteremteni a munkavégzéshez szükséges feltételeket.
Ki kell térniük az előírásoknak a további jogokra és kötelességekre is: meg kell határozniuk a csapatok közös irodai idejét, a dolgozók rendelkezésére álló technikai segítség ütemezését, valamint a dolgozók adatvédelmét (biztosítva például őt arról, hogy a vezető nem végez titkos megfigyelést, és nem készít róla tudtán kívül felvételt).
Emellett azt is tisztázni kell, hogy a vezetők miként mérik a munkateljesítményt, és - mivel a távmunka körülményei között nem tudnak körbejárni az irodában, hogy ellenőrizzék a beosztottakat -, azt is írásba kell önteni, hogy időről időre szükséges-e bejelentkezniük, vagy valamilyen más módon jelezniük, hogy a gépük előtt ülnek, és szorgalmasan dolgoznak.
Ki fizeti a számlát?
Ha a vállalkozás megköveteli a dolgozótól, hogy munkája elvégzéséhez meghatározott eszközöket használjon (számítógépet, mobilt, perifériákat stb.), akkor ezeket biztosítania is kell a számára: akár közvetlenül, akár a beszerzésük támogatásával. Ugyanez érvényes a szoftverekre és szolgáltatásokra (például az internetre és a mobilhasználatra): ha ezek nélkülözhetetlenek a munkavégzéshez, akkor - legalábbis a világ boldogabbik felén - a munkaadónak kell gondoskodnia róluk.
Ha a cég ellátja alkalmazottait laptoppal, akkor a legnagyobb beszerzési tételt ezzel letudta, hiszen azt otthon is használhatják, és ha hetente néhány napot az irodában kell eltölteniük, oda is magukkal tudják vinni.
Ám amennyiben a vállalkozás tevékenysége irodai PC-re alapul, akkor vagy ezeket kell a dolgozók otthonába kiszállítani, vagy laptopokra kell cserélni őket. Amennyiben pedig a munkatársaknak a home office mellett az irodában is helyt kell állniuk, akkor a cégnek a benti munkát kiszolgáló eszközről is gondoskodnia kell (ami lehet egy másik PC, vagy a dolgozóhoz delegált laptop).
Költségek az egekben
A felhőalapú szoftverek nagymértékben megkönnyítik az elosztott munkát, illetve a céges adatok biztonságos tárolását, és az operációs rendszerek, illetve a platformhasználat terén is olyan rugalmas munkakörnyezetet kínálnak, amelyben kevésbé van szükség a home office-ban dolgozók számítógépeinek folyamatos kontrolljára. Ugyanakkor a korszerű megoldások használatához természetesen megfelelő sávszélességre van szükség, amelyről megint csak a munkaadónak kell(ene) gondoskodnia. Ugyanez igaz a perifériákra is, amelyekről gyakran megfeledkezünk, pedig megfelelő monitor, billentyűzet, egér, kábelezés, headset nélkül nem lehet hatékony az otthoni munka.
Akkor is a cégnek kell biztosítania a routert, ha a biztonsági követelmények az átlagnál drágább és erősebb megoldást követelnek. A vállalkozásokat terhelik továbbá az olyan extrák is, mint például a megfelelő láthatóságot biztosító speciális világítás, ha a dolgozónak rendszeresen videókonferenciákat kell tartania.
Amennyiben pedig a munkavégzéshez a mobilját kell használnia, illetve folyamatosan elérhetőnek kell lennie telefonon, akkor az ehhez kapcsolódó járulékos költségek is a munkaadót terhelik. Előnyös, ha nem keverednek a magáncélú és hivatalos beszélgetések: ez vagy külön telefonnal, vagy netes alapú szolgáltatással (Skype, Google Voice stb.) oldható meg.
Fogas kérdés, ki fizesse a szélessávú internetet, amit a távmunkás otthon használ, és amit nyilvánvalóan magáncélokra is igénybe vesz. A videókonferenciázás és a munkacsoportos szolgáltatások, felhőalapú alkalmazások jelentős sávszélességet igényelnek, de ugyanez igaz a videóstreamelésre vagy a több felhasználós játékokra is, és a munkaadó joggal berzenkedik az ellen, hogy ezeket is ő fizesse. A legtisztább megoldás az, hogy a nagyjából meghatároznak egy sávszélességkeretet, amit a cég fizet, és ami ezen felül van, az a munkavállalót terheli - de persze nem baj, ha ebben az egy vonatkozásban a munkaadó némi nagyvonalúságot tanúsít a home office-ba kényszerült, és sokszor erején felül teljesítő alkalmazottjával szemben.
Szintén elvárható egy kis céges galantéria a munkavégzéshez kapott eszközök (laptop, kiegészítő monitor stb.) magáncélú használatával kapcsolatban, többek között azért is, mert ez nehezen ellenőrizhető, tehát nem érdemes miattuk fölösleges csatározásokba belemenni.
Rugalmasság, de nem nyakló nélkül
Aki az otthonában dolgozik, annak a munkáját valamiképp a magánéletével kell összeegyeztetnie, ezért abszurd elvárás lenne megkövetelni, hogy a személyes szükségleteit kizárólag reggel 8:30 előtt, ebédidőben, illetve délután 5 után intézze. A főnököknek bele kell törődniük, hogy a dolgozó délután abbahagyja a munkát, amikor a gyerekek megjönnek az iskolából, és csak este, a fektetés után veszi fel újra a lantot - tetszik, nem tetszik, a home office szétrobbantja a klasszikus 9-től 5-ig munkabeosztást, és ez mindkét fél részéről komoly alkalmazkodást igényel.
A home office egyik nagy előnye, hogy fölöslegessé teszi a mindennapos ingázást az otthon és a munkahely között. Ez a dolgozók többségénél 1-1,5 órás megtakarítást is jelent, elvileg tehát ennyivel meghosszabbodik a dolgozó szabadideje, amit a családjára, vagy saját rekreációjára fordíthat. (Más kérdés, hogy a Gartner felmérése szerint a cégek ennek az időnek a felét munkaidőként igyekeznek felhasználni.)
Bár a távmunkában dolgozónak meg kell osztania napját a hivatalos tevékenységek és a személyes igények között, de a munkát mindenképpen el kell végeznie, és a csapatok tagjainak is tudniuk kell, mikor számíthatnak kollégáikra. A megoldást egy olyan időbeosztás kidolgozása jelenti, amely a dolgozóknak rugalmasságot biztosít, de kizárja az ad hoc munkavégzést. Ki kell jelölni azokat az órákat, amikor a dolgozó minden körülmények között elérhető, és azokat is, amikor viszont nem lehet zavarni, és ezt a folyamatosan frissített órarendet a munkacsoport minden tagja számára hozzáférhetővé kell tenni.
Biztonságos munkakörnyezet
Az irodában a dolgozó védelme tipikusan olyan rejtett szolgáltatás, amiről a munkaadó és az épület kezelője gondoskodik, és amely a biztonságos munkakörnyezetre és a dolgozó magánéletének védelmére egyaránt kiterjed. A home office-ban a cég nyilvánvalóan nem vásárolhat minden dolgozója számára irodabútorokat, de például hozzájárulást adhat a megfelelő munkakörnyezet kialakításához. Egy jó irodai szék, egy praktikus íróasztal nem olcsó mulatság - elvárható, hogy ebbe a munkaadó is beszálljon.
Az alkalmazottak általában kevéssé ismerik az ergonómiai szempontokat, hasznos, és a munkaadó számára is kifizetődő, ha e tekintetben is segítséget, támogatást, iránymutatást kapnak a cégtől.
Fontos biztonsági kérdés a dolgozók magánéletének és személyiségi jogainak védelme. Alapesetben tilos folyamatosan felvételt készíteni a dolgozóról például oly módon, hogy egész nap bekapcsolva tartjuk a virtuális szoba kameráját. A home office-ban elkerülhetetlen, hogy a dolgozó ide-oda váltson a magánélet és a munka között, és a cégnek nincs joga előbbibe bekukucskálni. Nagyon óvatosan kell bánni mindenfajta leskelődéssel - mindenki számára jobb, ha a megfigyelő eszközök helyett a munka eredménye bizonyítja, hogy a dolgozó otthon, a főnök figyelő tekintetétől távol sem lazsált.
Hasonlóképpen tabu a dolgozó magánéletéhez kapcsolódó összes cím, telefonszám, amelyeket szeparálva tanácsos kezelni, hogy ne keveredjenek az ügyfelek és más alkalmazottak számaival - ehhez persze nem elég a munkaadó jóakarata, a munkavállaló részéről is komoly odafigyelésre van szükség a két szféra elkülönítéséhez.
Cikkünk a Computerworld magazin 2021. február 10-ei lapszámában (LII. évfolyam 3. szám) jelent meg.
