Szerződéstár az Atigristől

Szerződéstár az Atigristől SZTÁR - Szerződéstár A Szerződéstár a legmodernebb Microsoft .NET technológiákra épülő integrált dokumentumkezelő és folyamatkövető rendszer, mely képes a nagyvállalati szervezeten belüli a teljes szerződéskötési folyamat és a szerződések életútjának követésére. A szerződéskötési kezdeményezések, a teljes jogi-, pénzügyi- és szakmai ellenjegyzési munkafolyamat, véleményezés és végül a szerződéskötés a hagyományos, papíralapú ügyintézést nagy részt kiváltva, elektronikusan vihető végig. Az Atigris az elsők között alkalmazta a Microsoft Silverlight 3 kliensoldali megjelenítő technológiát, amely segítségével ötvözhetőek a vékony és vastagkliensek előnyei, webes alkalmazásokhoz képest impozáns felhasználói élményt nyújtva. A szoftver a Microsoft Office SharePoint 2007 környezetébe szervesen beágyazva képes a szerződések és a hozzájuk kapcsolódó munkaanyagok, információk tárolására és kezelésére. A szerződésekhez kapcsolódó munkafolyamatok különféle fázisait a rendszer rugalmasan kezeli. Az érvényben lévő szerződéskötési szabályzatoknak megfelelően biztosítjuk a hivatalos ügymenet szigorú betartását is. A nagyvállalati környezetben évente létrejövő akár 5 ezer darab szerződés biztonságos tárolásáról a Microsoft SQL Server-re alapuló szerepkör-alapú jogosultságkezelést alkalmazó üzleti logikai réteg gondoskodik. A dokumentum védelem másik eszköze a Windows Rights Management technológia. A rendszer fő funkciói A Szerződéstár használatával a következő feladatok elvégzésére adódik lehetőségünk: új szerződéskötési kezdeményezés létrehozására, szerkesztésére a szerződés ellenjegyzési folyamatának végig vitelére, hatályos szerződések módosítására, megszüntetésére, ügyviteli határidők figyelésére, kapcsolódó dokumentumok feltöltésére és tárolására, védelmére SAP-ből érkező partnercégek törzsadatainak rendszeres importálására, valamint a rendszerbe feltöltött szerződések különböző szempontok szerinti keresésére. szerződés típusok kezelésére (típusonként megadható pl. hogy milyen ellenjegyzési folyamat vonatkozik rá) tervezett vagy váratlan távollét esetén a munkatársak helyettesítésére adott szerződés követésére a szervezeti egységek és munkatársak között A szerződéskötés folyamata a következőképpen alakul: az ügygazda létrehozza a szerződést, rögzíti a szerződés adatlapját a Szerződéstárba. Feltölti a szükséges mellékleteket és elindítja a kezdeményezési eljárást. Ennek folyamán a saját szervezeti egységének vezetője elvégzi a szerződés szakmai jóváhagyását, majd az kikerül a kezdeményező szervezeti egységtől. A szoftver támogatja a szabályzatban foglaltaknak megfelelően, bizonyos típusú szerződések esetén kötelező pénzügyi és jogi ellenjegyzések lebonyolítását is. Ilyenkor az adott területért felelős jogász átvizsgálja a szerződést. Minden fázisban lehetőség van az adott feladatot más ügyintézőre szignálni, aki segédkezik a döntési javaslattételben. A sikeres pénzügyi és jogi ellenjegyzést követően a szerződéstervezet az ügygazdához kerül, akinek a felelősségi körébe tartozik a szerződő ügyfél általi aláíratást elvégezni. A végső fázisban a szerződés a titkárságra kerül, ahol az ügyvezető aláírja és a titkárságon dolgozók digitalizálják és hatályossá nyilvánítják azt. Az egyes funkciók jogosultsági beállítások szerint használhatók. Könnyű használat, felhasználóbarát felület A szerződéskezdeményezések rendszerbe való rögzítésére szolgáló egyszerű és könnyen áttekinthető adatlap lehetővé teszi a szerződéskezdeményezés valamennyi paraméterének felvitelét. A szerződés alapadatain kívül a pénzügyi adatok részletes rögzítése is támogatott látványos grafikonos megoldással. A rendszer figyeli a különböző határidők és fizetési ütemezések összefüggéseit is. Az alábbi képen a szerződés adatlapjának „Pénzügyi adatok” felülete látható: A szerződéskezdeményezések jóváhagyási, ellenjegyzési és aláíratási folyamata lépésről lépére nyomon követhető. Mivel a rendszer figyeli a megadott határidőket, ezért adott felhasználó már a nyitó oldalon külön listába rendezve láthatja, hogy mely szerződéssel kapcsolatban vannak határidős feladatai. A szerződések és a hozzájuk kapcsolódó dokumentációk kezelésén és tárolásán kívül a rendszer támogatja a már rögzített szerződések különböző szempontok szerinti csoportosítását, megadott feltételek szerinti keresését. Milyen problémákra ad választ és milyen előnyökkel jár egy elektronikus szerződéskezelő rendszer használata a vállalat számára? A vezetők és alkalmazottak munkaidejük jelentős részét információk, dokumentumok keresésére fordítják, olykor sikertelenül. Ez egy elektronikus rendszerrel töredékére csökkenthető. Nem is olyan ritkán a kritikus üzleti információkat is tartalmazó szerződések és mellékleteik fellelhetetlenek. A központi szerződéstárral ez nem fordulhat elő. A szerződéskezelő rendszert nem használó vállalatoknál a szerződések több változatban, a munkatársak email postafiókjaiban hevernek, nem lehet tudni, melyik a végleges változat. A szerződésekhez kapcsolódó határidős feladatok jelentős része a határidőn túl vagy esetleg egyáltalán nem készül el. A szerződéstár figyelmeztetései segítenek az ebből eredő kellemetlenségek, károk elkerülésében. Üzleti titkokat tartalmazó szerződések illetéktelen kezbe kerülésének esélyei jelentősen csökkenthetők. Az irodai papír és fénymásolási költségeken jelntős megtakarítás érhető el. A munkatársak tevékenségeit a rendszer naplózza, utólag is lehet tudni, ki, mikor, mit intézett. A szerződések nem akadnak el a szervezetben, mindig világosan lehet tudni, melyik szerződéssel ki foglalkozik, foglalkozik-e egyáltalán, nem kell keresni a felelőst. A szerződések átfutási ideje csökken az előzőek miatt.