Ricoh TCO Audit: cél a dokumentumkészítési költségek optimalizációja

A vállalatvezetők sokszor meglepődve tapasztalják, hogy működési költségükből mekkora részt alkot az irodatechnikai berendezések működtetésének és a papíralapú dokumentumkészítés költsége. Egy átlagos vállalat éves forgalmának 1-6 százalékátát költi pusztán a dokumentumok előállítására! Ha a cég vezetése éppen ezért úgy dönt, hogy részletesen megvizsgálja ezeket a költségeket, újabb nehézségbe ütközik: nem könnyű ugyanis választ találni azokra a kérdésekre sem, hogy mekkora költséggel jár az irodai nyomtatás, másolás, mennyibe kerül mindez egyetlen oldalra levetítve, és hogy egyáltalán milyen költségeket kell figyelembe vennünk e tekintetben. Emellett bár a számítástechnikai eszközök beszerzésére és működtetésére, hálózati kiépítésére, bővítésére a legtöbb vállalatnál nagy figyelmet fordítanak, a dokumentumok előállításával kapcsolatos irodatechnikai infrastruktúrát gyakran mostohán kezelik Az irodatechnikai eszközök területén meglehetősen nagy szabadság uralkodik, ami ellenőrizhetetlen, drága és kevéssé hatékony eszközparkot eredményez. A sokféle típusból álló géppark és a több beszállító megnehezíti a pénzügyi folyamatok követését és ellenőrzését, a kellékanyagok, a karbantartás és a szállítói szerződések kezelését. A következetlen megközelítés eredményeként növekednek a költségek, átláthatatlanná válnak a kiadások, alacsony színvonalú lesz a hatékonyság, és mindez természetesen a működtetési költségek növekedését eredményezi. Bár a nagyvállalatok esetében többnyire vannak kijelölt felelősei ennek a kérdéskörnek, a kis- és középvállalatok anyagi és humánerőforrások hiányában többnyire nem képesek külön figyelmet fordítani a dokumentumkészítés költségeinek optimalizálására. A Ricoh ezért felvállalta egy olyan költségfelmérési és tanácsadási szolgáltatás kiépítését, amely segítséget nyújthat elsősorban a kkv-k, de igény esetén a nagyvállalatok számára is e költségek kordában tartásában. Hosszabb távon is helytálló pénzügyi tervet készíteni, és az üzemeltetési költségeket egzakt módon definiálni csak a költségek teljes körének ismeretében lehet. Ezt, vagyis egy adott beruházás teljes költségszerkezetének vizsgálatára és nyomon követésére épülő részletes elemzést nevezzük Total Cost of Ownership (TCO) megközelítésnek. Hasonlóan más beruházásokhoz, az irodai infrastruktúra esetében is érdemes a TCO megközelítést alkalmazni, hiszen a beszerzési áron túl az üzemeltetéssel kapcsolatos mindennemű kiadásokat (papírköltség, festékanyag, rendszerbe integrálás, stb.) is figyelembe kell venni a költségek elemzésekor. A Ricoh költségoptimalizációs célokon alapuló TCO Audit szolgáltatása egy vállalat méretét az adott cégnél található irodaberendezések számával jellemzi. A Ricoh megítélése szerint a szolgáltatás révén érdemleges költségmegtakarítás ott érhető el, ahol jelenleg 20-nál több eszköz (például fénymásoló, nyomtatóberendezés, fax) működik. A Ricoh anyavállalat már több mint ötéves tapasztalattal rendelkezik a költségoptimalizációs szolgáltatások terén, és idén már Magyarországon is elérhetővé teszi a magas irodai költségekkel küszködő kis-, közép- és nagyvállalatok számára. A külföldi tapasztalatok, az elvégzett több száz felmérés, a Ricoh ügyfelei által használt berendezésekről és alkalmazott megoldásokról szóló óriási adatbázis lehetővé teszi a Ricoh magyar leányvállalata számára, hogy hazai ügyfeleinek is hatékony segítséget tudjon nyújtani. Az értékelést egy speciális, külön erre a célra kifejlesztett szoftver segítségével végzi, amely gyors eredményt szolgáltat és elemzései alapján többféle megoldási lehetőséget is kínál. Mindemellett a Ricoh gyorsan változó technológiája és termékportfóliója lehetővé teszi, hogy ügyfeleinek mindig a legmodernebb költséghatékony rendszereket kínálja. Az irodai infrastruktúra optimalizálásának fontos eleme az indokolatlanul túlburjánzott eszközpark megszüntetése. A Ricoh a TCO megközelítésű költségelemzés során egy folyamatos konzultációval alátámasztott, több lépésből álló projektet valósít meg ügyfelei bevonásával. A Ricoh konzulensei az ügyfél irodájában, a teljes eszközpark felmérésével kezdik az elemző munkát, majd a kulcsfelhasználókkal készült interjúk alapján rámutatnak a jelenlegi berendezések felhasználói szempontból releváns erősségeire, illetve gyengeségeire és felmérik a jövőbeni igényeket. A munka során a Ricoh felméri az irodai eszközpark teljes költségszerkezetét és a hatályos szerződések pénzügyi vonatkozásait. A finanszírozási háttér ismeretében a Ricoh közel 7000 eszköz műszaki paramétereit, beszerzési árait és üzemeltetési költségeit tartalmazó adatbázisa alapján pontos elemzést készít az aktuális költségszerkezetről. A költségek és a felhasználói igények átvilágítása után a Ricoh ésszerű racionalizált megoldáscsomagot kínál: a konzulensek javaslatot tesznek az irodai eszközpark szerkezetének optimalizálására, figyelembe véve az ügyfél vállalatának jövőbeli fejlődését, költségvetését és a felhasználók igényeit. A megoldáscsomagban leírtak alapján teljesen átláthatóvá válnak eszközönként és technológiák szerint a havi nyomatmennyiségek, a hardver (finanszírozás, amortizáció), szerviz és kellékanyag költségek, a termelékenység és a felhasználók elégedettsége. Az összefoglaló tartalmazza azt a becslést is, hogy a mai korszerű technológiák ésszerű alkalmazása esetén mekkora megtakarítás érhető el. Az elemzés alapján kiküszöbölhetők az alacsony hatékonyságú megoldások, egyszerűsíthető az eszközpark és követhetővé, kézben tarthatóvá válnak a kiadások. Az eszközök egy kézben történő menedzselése, karbantartása magasabb rendelkezésre állást, kevesebb hibát, gyors és közvetlen ügyfélkapcsolatot eredményez.