Központosított Beszerzés Támogatási Rendszer (KBTR)

A KBTR moduljai: Beszerzés Tervezés modul A Beszerzés Tervezés modul a beszerzésekkel összefüggő három terv elkészítéséhez, módosításához és használatához nyújt támogatást.  Éves Beszerzési Terv (ÉBT) funkció: az ÉBT kialakításának, elfogadásának, módosításának támogatása a folyamatban résztvevő összes szervezet részvételével. Lekérdezések biztosítása az ÉBT aktuális teljesülési státuszáról.  Erőforrásterv kezelés funkció: az Erőforrásterv összekapcsolásának biztosítása a Költségvetési tervvel és az ÉBT-vel, illetve az Erőforrásterv aktuális teljesülési státuszának nyomon követése.  Költségvetés tervezés, kezelés funkció: a Költségvetési terv kialakításának, elfogadásának, módosításának támogatása a folyamatban résztvevő összes szervezet részvételével. Lekérdezések biztosítása az ÉBT aktuális teljesülési státuszáról. A Beszerzés Tervezés modul eredménye, hogy minden – a beszerzésekről való döntéshez szükséges – terv a KBTR rendszeren belül, naprakész formában megtalálható, ezek státusza nyomon követhető. Beszerzés Kezdeményezés modul A Beszerzés Kezdeményezés modul azokat a feladatokat támogatja, melyek a beszerezések elindításához szükséges engedélyek beszerzése, illetve a beszerzés alapját jelentő megbízások összeállításához szükségesek.  Közbeszerzési Engedély Kérelem (KEK) funkció: a hatályos ÉBT-ben nem szereplő beszerzési tételek megbízásának elindításához szükséges KEK összeállítása, és az elfogadás folyamatának támogatása.  Felajánlások kezelése funkció: a Felajánlások – speciális, eljárás nélküli szerződéskötést eredményező megbízások –elindításához szükséges feladatok támogatása.  Megbízások elindítása funkció: a megbízások teljes körű – és a vonatkozó közbeszerzési szabályoknak megfelelő – dokumentációjának összeállítása és a KBTR rendszerbe történő felvitele. A Beszerzés Kezdeményezése modul végeredménye a beszerzések elindításához szükséges dokumentumok és engedélyek információinak rendelkezésre állása a KBTR rendszeren belül. Beszerzés Megvalósítás modul A Beszerzés Megvalósítás modul a beszerzési igények vizsgálatától a beszerzések megvalósításán át a szerződések nyilvántartásba vételéig terjedő folyamatokat támogatja.  Kezdeményezés befogadása funkció: a beérkezett megbízások formai és tartalmi vizsgálatától a befogadásról szóló döntés meghozataláig tartó feladatok támogatása.  Eljárások lefolytatása funkció: az összes előírt közbeszerzési eljárás lefolytatásának informatikai támogatása, mely magában foglalja a megbízások vizsgálatát, az ajánlatételi szakaszt, a szakértői bizottságok munkáját, a tárgyalási és értékelési szakaszokat, a döntési és kiértesítési feladatokat.  Szerződéskezelési funkció: a szerződéskezelési funkció a közbeszerzési döntéstől a szerződések nyilvántartásba vételéig tartó folyamatot támogatja. A Beszerzés Megvalósítás modul magában foglalja a közbeszerzési eljárások lefolytatását, és ennek a folyamatnak a végeredményeként megjelennek a KBTR-ben a szerződések azok tartalmi adataival együtt. Teljesítés Kezelés modul A Teljesítés Kezelés modul feladata a szerződéskötések pénzügyi és fizikai teljesülésének nyomon követése. Ennek megfelelően a szerződések létrejöttét követő, a szerződések végső teljesüléséig (lezárulásáig) tartó folyamat egyes tevékenységeit támogatja.  Lehívások (keretszerződések) kezelése funkció: a keretszerződések teljesítése lehívásokon keresztül történik a keret kimerüléséig, ezek rögzítése és az állapot nyomon követe a funkció feladata.  Leszállítási, átvételi és minőségbiztosítási funkció: a szerződésekben rögzített áru és szolgáltatás mennyiségi és minőségi átvétele, a szükséges minőségbiztosítása ellátása és ezen feladatok elvégzésének KBTR-ben történő rögzítése. A teljesítésekhez kapcsolódó státuszok lekérdezése.  Pénzügyi teljesítési funkció: a szerződések pénzügyi teljesítésének nyomon követése, a teljesülések összekapcsolása a Költségvetési terv főkönyvi soraival és az ÉBT sorokkal.  Garancia kezelési funkció: a leszállított termékek, szolgáltatások később azonosítható módon történő felvitele (pl.: alvázszám gépkocsi esetében), a garanciális keretek rögzítése és ezek nyomon követése. A Teljesítés Kezelés modul eredménye, hogy a szerződések állapotát egészen a szerződések lezárulásáig nyomon lehet követni, az esetleges változásokat, megbízástól történő eltéréseket vissza lehet vezetni a reálfolyamatokhoz. A lekérdezésekkel a tervek állapota napra késszé tehető. Információs modul Az Információs modul célja, hogy a beszerzésekkel kapcsolatos jelentési és tájékoztatási feladatokat egyszerűvé és könnyen előállíthatóvá tegye. Az Információs modul a fenti négy modul mindegyikéhez csatlakozik.  Szervezeten kívüli tájékoztatási funkció: jellemzően a közbeszerzések hivatalos közzétételéhez, a nyilvánosság és átláthatóság biztosításához szükséges, jogszabályban rögzített jelentések elkészítését foglalja magában.  Szervezeten belüli jelentési, tájékoztatási funkció: a beszerzések szakmai és formai felügyeletét ellátó saját szervezetek által előírt jelentések, egyedi lekérdezési igények előállításának és tájékoztatási kötelezettségek teljesítésének támogatása.  Beszerzésen belüli jelentési, tájékoztatási és ellenőrzési funkció: a beszerzésekkel kapcsolatos döntések meghozatalának támogatása, a belső tájékoztatási kötelezettségek teljesítése, illetve az egyes szervezeti egységek, munkatársak teljesítményének kimutatására alkalmas lekérdezések előállítása. Az Információs modul lehetővé teszi, hogy a KBTR-be felvitt adatokat a lehető leggyorsabban ki lehessen nyerni előre definiált, vagy egyedi szerkezetben, szűréssel.