IT-migrációhoz ajánlott a külső minőségbiztosítás

Az IT-migrációs projekt feladata a magyarországi Groupama Biztosító Zrt. rendszereinek felmérése, a releváns biztosítási adatok körének meghatározása és az adatok migrációja volt az OTP Garancia rendszereibe. A biztosító a korábbi közös munkákban szerzett jó tapasztalatok és szakmai megalapozottsága alapján az IFUA-t kérte fel a migráció támogatására, a minőségbiztosítási és projektmenedzsment feladatok ellátásra. Ezek a feladatok a teljes projekt sikerességének tekintetében kiemelt fontosságúak voltak. A MIGRÁCIÓ KÖZÉPPONTJÁBAN AZ ÜGYFELEK ÉRDEKEI ÁLLTAK A projekt során az egyik legfontosabb szempont volt, hogy a migrációnak kívülről, azaz az ügyfelek és az üzletkötők részéről érzékelhető negatív következményei ne legyenek. Tehát meg kellett valósítani – a módozat művelt, vagy nem művelt állapotától függően – minden olyan funkciót, amely a társaság ügyfeleinek és partnereinek zökkenőmentes kiszolgálásához szükséges. Cél volt továbbá, hogy a projekt az OTP Garancia és Groupama informatikai rendszereit előkészítse a jogi összeolvadásra, ami 2009. áprilisában zajlott le. Ekkorra történt meg a főkönyvi rendszer és a humán erőforrás rendszer migrációja; mindkét rendszer minden funkciója megfelelően működött. Ugyanakkor a szerződéseket, károkat és jutalékot kezelő rendszereket is felkészítették az informatikai csoport munkatársai, hogy a két cég rendszereit a végleges migrációig megbízhatóan lehessen egymással párhuzamosan üzemeltetni. Néhány adat a migrációs projekt teljesítményének érzékeltetéséhez: A migráció során körülbelül 688 000 ügyfél személyi adatait töltötték át a projekten dolgozó IT- szakemberek. Az ügyfél adatok migrációja mellett nagyságrendileg vele megegyező méretű volt a szerződések átmozgatása, illetve ezek mellett jelentős feladatot jelentett a károk és fizetmények részleteinek áttöltése. Minden termékcsoport esetében egyúttal üzleti jellegű racionalizálásra is sor került, ennek során több termék megszüntetése vagy összevonása történt meg. Például a 30 nem unit-linked életbiztosítási termékcsoportból a projekt során kialakított koncepciónak megfelelően 7 termék maradt meg önállóan, a lakásbiztosításoknál a módozatok száma 12-ről 8-ra csökkent. A szerződések migrációján belül a nem-unit linked életbiztosítási termékeknél 32 510 szerződés áttöltésére került sor, a lakásbiztosításoknál 61 820 szerződés mozgatása történt meg. A gépjárművek biztosításából volt a legtöbb, itt 489 700 szerződés migrálása zajlott le, illetve a vagyon és szállítmányok esetében ez a szám 26 120 volt. A migráció során élő és törölt szerződéseket is mozgattak, azok teljes históriájával öt évre visszamenőleg. A szerződésekkel kapcsolatos 155 000 káresemény adatai is sikeresen átkerültek az új helyükre, és a fizetmények tekintetében több tízmilliárdos nagyságrendű összeg sikeres migrációjáról is beszélhetünk. A MIGRÁCIÓS PROJEKT NAGY KOMPLEXITÁSÚ, BONYOLULT MUNKA VOLT A feladat mérete miatt 13 munkacsoport kapott szerepet a fejlesztési és/vagy migrációs szakasz során. A munkacsoportok létrehozása az érintett informatikai rendszerekhez, a terméktípusokhoz és legfontosabb szervezésügyi kérdésekhez igazodott. A projekt leginkább a biztosítók két fő, a Groupama ACT nevű ügyviteli illetve az OTP Garancia lényegesen nagyobb Portfólió rendszerére koncentrált, de emellett számos más alkalmazást (például főkönyvi, személyügyi rendszer) is érintett a migráció. A projekt különböző szakaszaiban termékspecifikus (lakás, gépjármű, egyéb vagyon, non-unit-linked élet, unit-linked élet), külön rendszerekre összpontosító (Orafin, Piramis) és általános (adatleltár, átmeneti üzleti folyamatok, fizetmények, jutalék, kár és partnertörzs) munkacsoportokat hoztak létre. A projektnek két fő fázisa volt: a fejlesztés és a migráció. A fejlesztési fázisban a fő kihívást a továbbiakban is értékesített Groupama-termékek Portfólió rendszerbe történő implementálása jelentette. Ezzel párhuzamosan zajlott a főkönyvi adatok migrációja az Orafinba, a HR-adatoké pedig a Piramisba annak érdekében, hogy a fuzionált biztosító az egységes termékstruktúra mellett integrált főkönyvvel és HR-rendszerrel tudjon indulni. A második, azaz a migrációs fázisban az alábbiak történtek: a továbbiakban nem értékesített Groupama-termékek egyszerűsített kifejlesztése a Portfólióban, a tényleges migráció elvégzése, illetve a jutalékadatok migrálása a Procent rendszerbe. A migráció előkészítése során egy közös terméktörzs állt elő. A migrációs projekt szempontjából a termékeket két nagy csoportba lehetett sorolni: egyrészt voltak olyan termékek, amiket létező OTP Garanciás termékekbe kellett migrálni, míg a többség esetében új termékek kifejlesztése történt meg. A projekt során összesen 141 termék migrálására került sor, ezeket 36 eltérő módozatba kellett betölteni. A MIGRÁCIÓS PROJEKT PROFESSZIONÁLIS PROJEKTVEZETÉST IGÉNYEL Az IFUA egyik fontos feladata az volt, hogy a csapatvezetőkkel együtt, a menedzsment szempontjait szem előtt tartva összeállítsa a projekttervet, és az egész projekt során kövesse ennek a betartását, illetve szükség esetén elvégezze frissítését. A projekt ütemezésének nyomon követése két szinten történt. Operatív szinten a munkacsoportok saját projekttervvel rendelkeztek a feladataik ütemezésére és a nyomon követés lehetőségének megteremtésére. A projekttervek vezetése az általános gyakorlatnak megfelelően a MS Project alkalmazásban történt. Magasabb szinten a munkacsoportok projektterveinek harmonizálására és a jobb áttekinthetőség érdekében összefoglaló projektterv készült, ami minden irányító bizottsági ülés előtt frissítésre került. Az IFUA a projekt aktuális helyzetéről, a sikeres megvalósítást veszélyeztető akadályokról és a szükséges következő lépésekről projektvezetői és menedzsment szinten is heti, illetve havi rendszerességgel státuszjelentéseket készített, és részt vett ezek megbeszélésén. A migrációs szakasz a jogi összeolvadással kezdődött, és ugyan a specifikus feladatok munkacsoportonként eltérőek voltak, de az IFUA meghatározott egy egységes struktúrát, amely mentén minden munkacsoport elkészítette részletes munkatervét: • üzleti koncepció előkészítése, • migrációs koncepció kialakítása, • adatmigrációban érintett rendszerek előkészítése, • adatok tisztítása és előkészítése, • tesztelés, • migráció, • dokumentáció és felhasználók oktatása. A migrációs szakasz végén a munkacsoportok tagjai egy előre definiált adathalmazt (például a szerződések, a káradatok és egyéb kapcsolódó információk) migráltak át a Groupama Garancia későbbiekben tovább üzemelő rendszereibe. A nagy mennyiségű kezelendő adat miatt felvetődött, hogy a migráció lebonyolítása több szakaszban történjen, de végül üzletviteli és informatikai indokok miatt az egyszerre történő migrálás mellett döntött a projektvezetés. NAGYÍVŰ IT-MIGRÁCIÓ ESETÉN FONTOS SZEREPE VAN A KÜLSŐ MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSNAK Kiemelt jelentőségű volt az IFUA koordinációs munkája az egész projekt kapcsán a dokumentumok ellenőrzése és a szükséges javítások elvégzésének felügyeletében, illetve a problémák feltárásában és a megoldáshoz szükséges döntések előkészítésében. Ez a minőségbiztosítási tevékenység szorosan összefonódott a projektmenedzsment feladatokkal, mivel így lehetett biztosítani, hogy a tényleges migráció előkészítése megfelelő legyen és minimális rizikó mellett kerülhessen rá sor. Ez jól mutatja, hogy egy nagyívű IT-migrációs projekt esetén elengedhetetlen a külső minőségbiztosítás. A folyamatos minőségbiztosítással az alábbi eredményeket érte el a társaság: • a migráció az elvárásoknak megfelelően, jelentős fennakadás nélkül zajlott le, • a szükséges dokumentumok határidőre készültek el, • a dokumentumok tartalmazták az összes szükséges részt és megfelelő minőségűek voltak, • a projekt célja és hatálya világosan definiált volt és minden érintett vezető jóváhagyta azokat, • a projekttervek részletezettsége és szükség esetén frissítése megfelelő szintű volt, • a projektrizikókra fény derült és a megfelelő intézkedések megtörténtek ezek kezelésére, • biztosított volt az érintett üzleti területek megfelelő szintű bevonása, • az adatmigrációs tervek határidőre és elvárt minőségben elkészültek, • a migráció lebonyolítása és az alternatívák ismertek és világosak voltak. EREDMÉNYES MIGRÁCIÓS PROJEKT - REALIZÁLT ÜZLETI HASZON Az IFUA támogatásával alaposan előkészített migráció két hétig tartott és a kitűzött határidőre elkészült, ebből is látszik, hogy az IT-migrációhoz professzionális külső projektmenedzsment ajánlott. A szakterületek időben visszakapták az összefésült rendszereket, és a felhasználók a későbbiekben sem tapasztaltak az üzemelést megszakító problémákat. A projekt lezárásaként elvégzett könyvvizsgálói ellenőrzés a migrált tételek volumenéhez mérten kis darabszámú eltérést tapasztalt, azaz a migrációs projekt eszerint is sikeres volt. Ennek megfelelően 2009 szeptemberétől a biztosító már csak egy rendszerkörnyezetet használ, és így ki tudja használni a két cég integrálásából eredő előnyöket.