Exchange helyett: hatékony archiválás Mailstore-ral

Az emailek jó úton haladnak afelé, hogy teljes mértékben kiváltsák a hagyományos, papír alapú levelezést. Az elektronikus levél vitathatatlanul számtalan előnnyel rendelkezik a papírhoz képest: a papírhasználat csökkentése révén a környezetre, sebessége által pedig az üzletmenet gyorsaságára gyakorol jótékony hatást, illetve garantálja a fontos információk garantált célba jutását, hiszen lényegesen kevesebb a hibalehetőség. Ugyanakkor az emailt ugyanúgy tárolni, archiválni szükséges – nem csupán üzleti, vagy személyes érdekünk, hanem a törvényi előírások miatt is. Már egy néhány fős cég esetében is naponta akár több száz levél érkezik, amely évente több gigabájtnyi területet foglal el a levelezőszerveren – több száz fő esetében pedig a levelek száma és mérete hatványozottan nő, így gyakran kell bővíteni a tárolókapacitást, ráadásul a méretes postafiókok gyakran lassú email klienst eredményeznek, nehézkesen üzemelnek. Ezekkel a jelenségekkel találkoztak a TESK Tanácsadó Kft. munkatársai is, hiszen a személyzeti tanácsadással, munkaerő közvetítéssel kölcsönzéssel és szervezeti tanácsadással foglalkozó vállalathoz naponta akár több ezer pályázó küldi el önéletrajzát egy-egy konkrét állásra. A biztonságos tárolás is legalább ilyen fontos, hiszen egy-egy remek referenciákkal és kiváló képesítéssel rendelkező pályázó adatainak elvesztése lényegesen csökkentheti annak esélyét, hogy a TESK ügyfelei számára a lehető legalkalmasabb jelöltet mutassa be. „A cég profiljából adódóan számos adat jut el hozzánk, így kiemelt figyelmet szentelünk az adatbiztonságnak és az értékeink megóvásának. Pályázóink jelentkezései az esetek döntő többségében elektronikus e-mail formában érkeznek.” – mondta Filáj Gábor, a TESK Tanácsadó Kft. operatív igazgatója. A cégnél sokáig úgy gondolák, hogy a levelezési állományok időszakonkénti mentése, vagyis a manuális archiválás jelenti a legolcsóbb és legbiztonságosabb megoldást. Ezt az elképzelést írta felül a Mailstore megismerése, hiszen a tökéletes archiválás akár milliós előnyhöz is juttathatja az elsősorban tapasztalt műszaki és informatikai szakemberek közvetítésével foglalkozó vállalkozást: a Mailstoreral nem veszhetnek el olyan jelentkezések, melyek eredményes közvetítést jelenthetnek. Archiválás: költséges nagyvállalati megoldások „Tanácsadóink naponta több száz e-mailt fogadnak és tárolnak, az elektronikus levelek csatolmánnyal érkeznek, így hamar kritikus szintet ért el az egyéni postafiókok telítettsége és a cég szerverének kapacitása is hamar kevésnek bizonyult.” – mondta Filáj Gábor. A cégnél számos megoldás hatékonyságát és költségvonzatát vették számba. Számos előnyük mellett a nagyvállalati szoftveres megoldások, mint például az Exchange Server egyszeri és statikus megoldást kínálnak, hiszen csak limitált hozzáférést biztosítanak, illetve költségvonzatuk is jelentős, amelyet kevés KKV engedhet meg magának. A szerver tárolókapacitásának bővítése a magas költségek mellett munkakiesést is okoz. Mailstore: KKV-k számára is elérhető A cég ekkor ismerkedett meg egy személyes bemutatón a Mailstore-ral. „Pozitív benyomást tett ránk, hogy a forgalmazó cég képviselői nem elméletben, hanem az irodánkban már gyakorlati alkalmazásban mutatták meg számunkra a Mailstore alkalmazás előnyeit.” – mondta Filáj Gábor. A cég több megoldási alternatívát is számba vett, azonban a bemutatót követően immár egyszerű volt a döntés meghozatala: a TESK alkalmazza a biztonságot és könnyű kezelhetőséget egyszerre biztosító rendszert. E-mail: a külalak is lényeg Van még egy fontos kritérium, ami a TESK számára meggyőzővé tette a Mailstore-t: a szoftver eredeti „külalakjában” őrzi meg az emaileket. Miért fontos ez? „Az e-grafológia, vagyis a jelölt által elkészített pályázati levél formázása sokat elárul a pályázóról. Egy levél külalakjáról informatikai pozíciók kapcsán sok mindenre lehet következtetni: technikai tudás, szerkesztettség, logikai adottságok, de általánosságban is leszűrhető, hogy a pályázó vette-e fáradtságot arra, hogy az első önmagáról szóló információhalmazt egy kívülálló független személyben jó benyomást keltve szerkessze meg.” – mondta Filáj Gábor. Egy HR szolgáltatást végző cég számára tehát nem csupán a levél tartalma, hanem formázása, külalakja is fontos – ezt a Mailstore eredeti beérkezett formájában megőrzi, függetlenül attól, hogy milyen levelezőkliensből, vagy adatállományból végzi az archiválást. Egyszerű használat A Mailstore telepítése rendszergazdai segítséggel történt a TESK szerverére, a felhasználók számának bővítése, illetve eseti beállítások módosítása egy laikus számára is könnyen elsajátíthatóak és alkalmazhatóak. A TESK-nél minden új kolléga számára 5 perc is elegendő volt a Mailstore használatának bemutatására, hiszen az egyértelmű menüpontok és funkciók önmagukért beszélnek. A szoftver annyira kedvelt és gyakran használt megoldássá vált a munkatársak körében, hogy a szerver külső okok miatt történt rendkívüli leállásáról előbb kaptak visszajelzést a TESK rendszergazdái a felhasználóktól, akik nem érték el a Mailstoret, mint a szerver üzemeltetőjétől. Ugyancsak előnyös, hogy a Mailstore egyfajta adatbázist hoz létre, amelyben a keresés néhány kulcsszó alapján történik, így a munkatársak könnyebben kereshetnek alkalmas jelöltet az eddig beérkezett pályázók közül. a korábbi ügyfeleket az új munkavállalóknak. A Mailstoreban ráadásul egy webes felület segítségével saját gép nélkül is bármikor előkereshetők a fontos levelek, így szükség esetén elég egy internetkapcsolat, s a tanácsadók saját gépük nélkül kereshetnek belső levelezésük közt, ugyanakkor a megoldás teljesen biztonságos, illetéktelenek nem juthatnak hozzá a postafiókok archivált tartalmához. „A Mailstore a TESK-nél beváltotta a hozzá fűzött reményeket és ár/érték arányban a leehető legjobb választás volt.” – összegzi tapasztalatait Filáj Gábor.