ERP jelentés: Fontos a bevezetés előtti tervezés

Erre a megállapításra jutott a Panorama Consulting Services (PCS) legfrissebb felmérése (2014 ERP Report), amely az ERP piaci trendeket vizsgálja, a szoftverek kiválasztásától kezdve a bevezetésen át az eredmények visszaméréséig. A tanácsadó cég 2010 óta évente elkészíti az online felmérést, melyben ezúttal 192 vállalat vett részt. A cégek 49 százalékánál 1 és 100 közötti, 51 százalékuknál 101 és ezer közötti az ERP felhasználók száma. Négy válaszadó közül több, mint három (77 százalék) két vagy több telephelyen vezetett be ERP rendszert, hogy kiváltsa meglévő, de elavult vállalatirányítási alkalmazását (43 százalék), vagy valamilyen más üzleti alkalmazást (20 százalék), illetve saját fejlesztésű ügyviteli programját (17 százalék). Csupán 3 százalékuk mondta azt, hogy a projektet megelőzően nem használt semmilyen szoftvermegoldást. [b]Elszállt költségek és határidők[/b] A 2014-es felmérés eredménye szerint az ERP projektek 54 százaléka túllépte tervezett pénzügyi keretét, 72 százalékuk a kitűzött határidőt sem tartotta, és a válaszadók 66 százaléka a beruházástól végül a várt, mérhető előnyök kevesebb mint 50 százalékát kapta meg. Elgondolkodtató, hogy míg a PCS adatai alapján 2010 óta a költségkeretet túllépő ERP projektek aránya 74-ról 54 százalékra csökkent, addig a határidőt túllépő projekteké 61-ről 72 százalékra nőtt, és a várakozásokat be nem váltó bevezetéseké is 48-ról 66 százalékra kúszott. Úgy tűnik, hogy miközben a vállalatok jobban ügyelnek a költségek alakulására, a projektmegvalósítás színvonala csökkent. A határidőt túllépő vállalatok többsége szervezeti problémákkal magyarázta a csúszást. Nem meglepő módon, a válaszadók több mint fele a projekt költségvetésének 0-25 százalékát szervezeti átalakításra és folyamatmenedzsmentre fordította. Magyarázatot adhat mindez arra is, hogy miért számolt be a válaszadók mindössze 8 százaléka az ERP rendszer kiváló fogadtatásáról az alkalmazottak körében. Jóllehet az ERP projektek költsége, átfutása és eredményessége évről évre más tényezők – például gazdasági környezet, üzemeltetési modell, adatvagyon összetétele – hatására is változhat, egyértelmű, hogy a szervezet és a folyamatok átalakítására megfelelő erőforrásokat allokáló szervezetek jobban el tudják fogadtatni ERP-projektjüket az alkalmazottakkal, ami rövidebb átfutást eredményez, és a várt üzleti előnyökből is többet realizál. [b]A kevesebb több[/b] Első látásra kissé lehangoló ez a kép, amelyet azért más megvilágításba helyez, hogy a válaszadók zöme (70 százaléka) egészében véve elégedett ERP rendszerével, 76 százalékuk egyenesen azt mondta, hogy ha újrakezdené projektjét, akkor sem választana más vállalatirányítási megoldást. Jóval kevesebben (63 százalék) mondták viszont azt, hogy ERP projektjüket sikernek tartják, 21 százalékuk pedig nem tudott állást foglalni ebben a kérdésben, ami arra utal, hogy a szervezetek közel ötöde nem fogalmazta meg egyértelműen, hogy miért vezet be vállalatirányítási rendszert, így nem is mérhette vissza, hogy mit kapott a beruházástól. Majdnem minden ötödik vállalat (16 százalék) kudarcként könyvelte el projektjét. A válaszadók több mint fele (52 százalék) elégedett vagy nagyon elégedett a bevezetett ERP rendszer funkcionalitásával, és azzal, ahogyan lefedi az üzlet igényeit (51 százalék). A szervezetek harmada (33-35 százaléka) azonban elégedetlen vagy nagyon elégedetlen volt mind a szoftvergyártó, mind a bevezetésben közreműködő partner szolgáltatásaival. [b]Segít egy külső tanácsadó[/b] A felmérésben részt vevő vállalatok túlnyomó többsége (83 százalék) ERP tanácsadó cég szolgáltatásait is igénybe vette, ami 23 százalékos növekedést mutat az egy évvel korábbi felméréshez képest. Mind több szervezet ismeri fel, hogy egy külső szakértő bevonásával eredményesebben valósíthatja meg ERP projektjét, de a felmérés adatai arra is felhívják a figyelmet, hogy a partnert jól kell megválasztani, és érdemes a bevezetésre kerülő rendszer kiválasztásától igénybe venni szolgáltatásait. A válaszadók 39 százaléka tett így, míg 29-29 százalékuk a tervezés, illetve a bevezetés szakaszában hívott segítségül tanácsadó partnert. [b]Testreszabás nélkül nem megy[/b] Nyomós érv szól amellett, hogy a vállalat kezdettől fogva együttműködjön egy ERP tanácsadóval, aki a megoldással támogatott üzleti folyamatok definiálásában, átalakításában is segíthet. Ha ezt elmulasztja a szervezet, akkor nő az esélye, hogy a kiválasztott ERP rendszert komolyabban testre kell majd szabni. Bizonyos mértékű testre szabás a legtöbb ERP projekt velejárója, de alapos előkészítéssel ennek mértéke csökkenthető, ami rövidebb átfutással és alacsonyabb költségekkel hálálja meg magát. A PCS felmérése szerint a vállalatok mindössze 9 százaléka vezette be ERP rendszerét testre szabás nélkül. Pontosan negyedüknek azonban a kód 26-50 százalékát, vagy ennél nagyobb hányadát is módosítania kellett.