A digitális transzformáció napjaink egyik legfontosabb kihívása, mely a vállalatok számára megkerülhetetlen kérdés. De melyek azok a legfontosabb tényezők, amelyek meghatározzák egy vállalati digitális ügyviteli platform sikerességét?
A digitális újratervezés szükségessége világos: egy nemrégiben végzett felmérés szerint a cégek 74%-a prioritásként kezeli ezt a területet, és 77%-uk már elkezdte a folyamatot. Azonban csak 35%-uk tartja sikeresnek az erőfeszítéseiket. A transzformációt általában az üzleti hatékonyság növelése, költségcsökkentés és a versenyképesség megőrzése motiválja. A vállalatok azonban gyakran nem veszik figyelembe a mélyebb szervezeti változások szükségességét.
Az informatikai környezetek komplexitása, az erőforrás- és kompetenciahiány, valamint a humán tényezők figyelmen kívül hagyása gyakran vezet a digitalizációs projektek kudarcához. A digitális átállás nem csupán technológiai kérdés; alapvetően megváltoztatja a szervezeti kultúrát és a munkavállalók mindennapi munkáját. Az ellenállás gyakori, mivel az új rendszerek bevezetése alkalmazkodást igényel az alkalmazottak részéről.
A digitális ügyvitel a vállalati adminisztráció és dokumentáció elektronikus kezelését jelenti, amely magában foglalja a szerződések, megrendelések, számlák és projekt anyagok kezelését. Az Enterprise Content Management (ECM) rendszerek, mint például az ELO ECM Suite, egységesített platformokat kínálnak, amelyek lehetővé teszik a dokumentumok és folyamatok hatékony kezelését. Az ECM rendszerek bevezetése azonban megfelelő módszertant és szakértelmet igényel.
A sikeres digitális ügyvitel megvalósításához holisztikus megközelítés szükséges. Egy integrált, jól működő vállalati digitális platform támogatja a dokumentumkezelést, az iratkezelést, elektronikus űrlapokat és kommunikációs eszközöket. Az ELO ECM Suite rendszer és az Ovitas Digitális Ügyviteli Platform kombinációja ideális megoldást nyújt, mivel az ELO technológiai alapokat, míg az Ovitas módszertant és megoldásokat biztosít.
A digitális ügyviteli átalakításhoz agilis szemlélet, folyamatos tanulás és alkalmazkodás kell. A digitalizáció nem egy egyszeri esemény, hanem egy hosszú távú folyamat. A humán tényezők kezelése kiemelten fontos: a munkavállalók elkötelezettsége, a felsővezetői támogatás és az együttműködés kulcsfontosságúak. Az alkalmazottaknak meg kell érteniük, hogy a digitális ügyvitel nem csupán a "papír kiváltása", hanem egy teljes kulturális változás.
A sikeres digitális ügyvitel átfogó megközelítést és folyamatos fejlődést igényel. Az ECM rendszerek fontos szerepet játszanak, de a sikerhez szükséges egy átgondolt, iteratív folyamat, amely figyelembe veszi a vállalat stratégiáját, kultúráját és humán erőforrásait. A digitális platformok hosszú távú befektetések, amelyek, ha megfelelően kezelik, jelentős versenyelőnyt biztosíthatnak a vállalatok számára.