A technológiai szállító és a helyi ügyféligényeket ismerő, tapasztalt partner tudását ötvöző ELO Ready2Run csomag a vállalati tartalomkezelő (ECM) platformon olyan intelligens információkezelő képességekkel vértezi fel a szervezeteket, amelyekkel a digitálisan átalakuló gazdaságban jelentősen növelhetik versenyképességüket. Az innovatív technológia és implementációs módszertan találkozásáról Laczkó Kristófot, az ELO Digital Office magyarországi képviseletének stratégiai és operatív igazgatóját, valamint Lázár Pétert, az NTT DATA Business Solutions Vállalati Tartalomkezelés üzletágának igazgatóját kérdeztük.
Computerworld: Milyen ügyféligények, tapasztalatok hívták életre az előrekonfigurált csomagot?
Laczkó Kristóf: A vállalati tartalomkezelő megoldás bevezetése az alapkövetelmények és a próbaprojekt meghatározásától kezdve a meglévő folyamatok és informatikai infrastruktúra felmérésén, a kitűzött üzleti célok eléréséhez szükséges átalakításon és optimalizáláson át az implementációig számos feladatot ad a megvalósításon dolgozó csapatnak.
A munka megkönnyítéséhez az ELO Business Solutions portfóliójában előrekonfigurált modulokat kínál, amelyek iparági tapasztalatok alapján kialakított funkcionalitással, szabványos alapfolyamatokkal segítik a vállalatok központi szakterületeinek - például a számlajóváhagyás, a szerződéskezelés, a minőségbiztosítás, a tudásmenedzsment - digitalizálását. A használatra kész ECM építőmodulokat partnereink gyorsabban testre tudják szabni az ügyfelek egyedi igényei szerint, mivel nem kell minden bevezetésnél mindent újra az alapoktól kezdeniük.
Jóllehet, ez a megközelítés felgyorsította a projektek megvalósítását, tapasztaltuk azt is, hogy a vállalatok élénken érdeklődnek a saját iparágukon belül kialakult jó gyakorlat átvétele iránt. Az NTT DATA Business Solutions ELO Ready2Run csomagja ehhez a helyi ügyféltapasztalatok szerint előrekonfigurált alaprendszert és még gyorsabb bevezetést biztosító módszertant kínál.
Lázár Péter: Szállítóként az ELO ECM platformját folyamatosan új, fejlett képességekkel bővíti, amelyek minden kliensen a legjobb felhasználói élményt adják mind az együttműködés, mind az integráció támogatásában. Partnerként így ma már univerzális, vastag és vékonykliensen, böngészőben és mobil alkalmazásban egyaránt hatékonyan használható tartalomkezelő megoldásokat adhatunk ügyfeleinknek.
Előrekonfigurált ECM alapcsomagunkkal a bevezetés élményét javítjuk hasonló mértékben. Elkészítésében a gyakorlatban már bevált Ready2Run implementációs módszertanunkra támaszkodtunk, amelyet eredetileg az SAP üzleti alkalmazásaihoz dolgoztunk ki. Módszerünk lényege, hogy a hagyományos megközelítéstől eltérően nem a nulláról, minden részletre kiterjedő tényfelméréssel, hosszas tervezéssel és részletes koncepciókidolgozással indulunk - ami sokkal nagyobb projektet feltételez -, hanem az előrekonfigurált ELO Ready2Run csomag lehetőségeit bemutatva csak az eltéréseket rögzítjük.
Az ELO Ready2Run alaprendszer - igény szerint bővíthető - funkcionalitása olyan munkafolyamatokat fed le magas szinten, mint a beszerzés, a teljesítési igazolások, szerződések, projektek kezelése, a számlaigazoltatás és az értékesítés. Sok kis- és középvállalat a számlaigazoltatással kezdi a tartalomkezelés kiépítését, amely az egyik legegyedibb folyamat minden szervezetnél. Csomagunkban ezért saját fejlesztésünkkel támogatjuk, de szélesebb funkcionalitást igénylő ügyfeleink az ELO megfelelő modulját is választhatják.
A szabványos folyamatokra épülő, használatra kész, teljes dokumentációval és kezelési segédlettel is ellátott ELO Ready2Run demójához a vállalatoknak igény szerint egy-két hetes hozzáférést adunk. Maguk is felmérhetik így, hogy az általunk beállított ECM alaprendszerrel miként képezhetik le folyamataikat, illetve jól azonosíthatják az eltéréseket, üzleti igényeket is, amelyek a template-tel nem fedhetők le. A bevezetés előkészítésekor így már közös nyelvet beszélünk, és ez utóbbi, egyedi részletekre összpontosítunk, ami nemcsak a megvalósítást gyorsítja fel, hanem az alaprendszer költségeinek pontos tervezését, az igényelt fejlesztések megtérülésének mérlegelését is nagyban megkönnyíti.
CW: Mennyire gyorsítja fel a bevezetést az ELO Ready2Run?
Lázár Péter: Kis- és középvállalatok jellemzően kevesebb erőforrást tudnak felszabadítani a tartalomkezelő projektek támogatásához, mivel szakembereik gyakran egyszerre több szerepkört is betöltenek. Bár így több folyamatot is jobban átlátnak, mégis fokozottan igénylik a tanácsadói vonalvezetést, amit Ready2Run csomagunkkal és módszertanunkkal biztosítunk.
A megvalósítás átfutására mindig kihat az egyedi igények, fejlesztések mennyisége, összetettsége is. Tapasztalataink alapján azonban elmondhatom, hogy az alaprendszer esetében akár 50 százalékkal gyorsabban, a hagyományos megközelítés négy-hat hónapos időtartama helyett akár már másfél-két hónap alatt bevezetjük a tartalomkezelő megoldást, teljes dokumentációval és tudásátadással együtt. Minthogy az alaprendszer startra kész, ezt a rövid időt is nagyrészt a megfelelő infrastruktúra biztosítása, valamint az oktatás, az említett tudásátadás tölti ki.
Vállalatcsoportunk szolgáltatói kompetenciáira támaszkodva az ELO platform bevezetéséhez ezért hosting környezetet is biztosítunk, amelyben ügyfeleink házon belüli infrastruktúra kiépítése nélkül, szolgáltatásként használhatják a tartalomkezelő megoldást. Más jelentős előnyök mellett ez a modell így szintén gyorsíthatja az indulást.
CW: Milyen üzleti előnyökhöz juttatja a csomag a vállalatokat?
Laczkó Kristóf: A vállalati tartalom evolúciójával új lehetőségek tárulnak fel, amelyeket a kis- és középvállalatok is fejlett ECM megoldással aknázhatnak ki. Míg kezdetben dokumentumokról beszéltünk, és a munkafolyamatokat is hozzájuk rendeltük, ma már a tartalom korántsem ilyen statikus, rendszerek és folyamatok között utazó, dinamikusan átalakuló adathalmazokkal dolgozunk, amit kezelésük átalakulása is tükröz. Adatvagyonukat a vállalatok nemcsak a rögzítés pillanatában, az eredeti feldolgozás során, hanem hosszabb távon is hasznosítják, értékes információkat nyernek belőlük a folyamatok további optimalizálásához és az üzleti teljesítmény növeléséhez.
Az ELO Digital Office élenjár a tartalomkezelő képességek fejlesztésében, platformunkat évente újabb, innovatív funkciókkal bővítjük. Minthogy a Ready2Run előrekonfigurált csomagot partnerünk ugyanabban a fejlesztőkörnyezetben szabja testre, amelyben ECM platformunkat és üzleti megoldásainkat is fejlesztjük, a technológiai alap azonos. Ügyfeleink akár azonnal hozzáférhetnek a friss verzióban megjelenő, legújabb képességekhez - de a frissítés számukra legmegfelelőbb időpontját igény szerint rugalmasan megválaszthatják, mert szállítóként egyszerre mindig több verziót támogatunk. Mindez a verzióváltás költségeit és kockázatait is csökkenti, és hosszú távon is rendkívüli hatékonyságot eredményez.
Lázár Péter: A vállalatok nem az üzleti tartalom tárolására, hanem a keresésre és a riportolásra keresnek megoldást. Az igények feltárásához ezért fontos megérteni a tranzakciós és a tartalomkezelő megoldások közötti különbséget. Az ügyfelekhez, partnerekhez, beszerzéshez, értékesítéshez, számlákhoz, az üzlet működéséhez kapcsolódó adatok a tranzakciós rendszerekben is alapvetően megtalálhatók, de azokhoz a munkafolyamatokban, projekteken dolgozó alkalmazottak csak részben vagy egyáltalán nem férnek hozzá. Az ELO ezért olyan felületekkel, testre szabható digitális műszerfalakkal és vizualizációkkal bővítette és bővíti ECM megoldását, amelyek nagyban megkönnyítik az adatok keresését és a kimutatások készítését.
Ezek a fejlett analitikai képességek adnak értelmet a tartalomkezelésnek ELO Ready2Run előrekonfigurált csomagunkban is, teszik igény szerinti bontásban gyorsan áttekinthetővé az értékes információkat, és juttatják a kis- és középvállalatokat minden tekintetben nagyobb hatékonysághoz és ebből eredő üzleti előnyökhöz.