Ez a tapasztalat a célok összehangolásával kapcsolatos. Minél inkább sikerül a különböző célokat azok természete szerint összehangolni, annál sikeresebb lehet egy rendezvény, különösen közép- és hosszútávon. Milyen célokról is van szó?
A rendezvény "szellemi" célja
Az eseménynek ez adja a szellemiségét, amit minden résztvevő érzékel valamilyen módon, kiemelten a kulcsszereplők, akik a mi esetünkben az előadók és a közönség. A legfontosabb az, hogy ők minél inkább megkapják azt, amiért jönnek, mert nélkülük a többi cél sem lesz fenntartható.
Ez a cél a mi esetünkben kb. így hangzik: a szabad szoftverekkel kapcsolatos tudásunk megosztása, egymáshoz kapcsolódási lehetőséggel. Ez adja a rendezvény szellemi gerincét, ugyanakkor az egyes előadóknak és résztvevőknek lehetnek további egyéni céljai is, amire lehetőség szerint érdemes külön-külön figyelni.
Például, a mi esetünkben volt olyan előadó, akinek az volt a legfontosabb, hogy készüljön felvétel az előadásáról, amit más felületeken is tud majd terjeszteni. Továbbá, az idén először jöttek magyarul nem beszélő előadók is, így a rendezvényt igyekeztünk úgy alakítani, hogy számukra is minél hasznosabb lehessen - pl. az angol nyelvű előadásoknál figyeltünk, hogy azok lehetőség szerint ne legyenek egymással párhuzamosan (3 teremben mentek az előadások egyszerre), hogy akár az összeset meg tudják hallgatni.
A támogatók célja
Mi az "üzleti modellt" mindig is alárendeltük a szellemiségnek, és mivel a szabad szoftverek egymással való megosztása sem pénzügyi adok-veszek jellegű, így a konferencián való tudásmegosztást is igyekeztünk már a kezdet kezdete óta úgy lehetővé tenni, hogy az előadók és a közönség számára a pénz ne kerüljön látótérbe, hanem kizárólag a tudás megosztása és a kapcsolódások miatt jöjjenek.
Költségek azonban vannak, nem is kicsik, aminek az előteremtése mindig kihívás, és így a támogatók hozzájárulása "anyagi" szempontból kulcsfontosságú. Emiatt a szponzorok céljai is fontosak a konferencia léte számára, és igyekeztünk ezeknek minél jobban teret adni - amennyiben az nem mondott ellent a fenti szellemiségnek. Ez a legtöbb szponzorunk esetében láthatóságot és munkatárs keresésre való lehetőséget jelentett, illetve pályázati forrással rendelkezők esetében az adott pályázat adminisztratív feltételeit.
Az élmény
Az előzetesen kitűzött általános vagy éppen egyéni célokon túl van egy élményoldala is a rendezvénynek: összességében mit él át, hogy érzi magát egy-egy résztvevő. Ez a fajta élmény talán a nagy célok teljesítésén túl leginkább a részletekre való figyelem és az arról való előzetes és helyszíni kommunikáción múlik.
Ebben segíthet az, ha a különböző típusú részvevők (előadó, szponzor, hallgató, …) helyébe képzeljük magunkat, és a nekik küldeni tervezett információk alapján képzeletben végigfuttatjuk, hogy vajon minden világos-e számukra, és összességében milyen benyomás keletkezik bennük, és ha szükséges, változtatunk a kommunikációnkon.
Visszajelzés
Különböző formában, de minden évben kértünk visszajelzést a résztvevőktől.
Idén 60 ember töltötte ki a visszajelzést adó űrlapot. Az általános értékelésben a szervezésre 10-es skálán átlagban 9,15 pontot kaptunk, az előadások szakmai színvonalára pedig 8,51-et. A legjobb dolognak sokan kiemelték az online közvetítést, a témák sokszínűségét, és a lehetőséget az előadókkal való beszélgetésre. Többek külön kiemelték a jó légkört is. A "mit lehetne javítani" kérdésre sok szerteágazó meglátást kaptunk, amit a következő konferencia szervezésekor egyesével megfontolunk.
Reméljük, hogy jövőre újra találkozunk!
