- Ki az a rendszergazda?
- Hát, az a hapsi, akit akkor kell felhívni, ha valamilyen kütyü nem működik, vagy valamilyen munkához szükséges alkalmazást nem lehet elérni a hálózaton.
Ez a párbeszéd még ma is igen sok vállalatnál lejátszódhatna az alkalmazottak jelentős részével, ami azt jelezi, hogy a rendszergazdák nem kapják meg a nekik járó tiszteletet, holott sokrétű, komoly szakmai ismereteket kívánó és a cégek életében egyre nélkülözhetetlenebb tevékenységet folytatnak. Mire is juthatna a szervezet, ha nem volna, aki az adatbázisokat kezeli, üzemelteti a szervereket és tárolókapacitásokat, fenntartja a hálózati infrastruktúrát, gondoskodik a kiberbiztonságról, a webes szolgáltatások eléréséről, kezeli a mail-szolgáltatást, elvégzi a szükséges szoftverfrissítéseket stb.
Az elmúlt években azonban már egyre nyilvánvalóbb, hogy a rendszergazdák nemcsak egyszerű „velejárói” a céges informatikának, hanem jelentős mértékben hozzájárulnak a vállalkozások üzleti sikeréhez is. Ehhez arra volt szükség, hogy a cégek és az ügyfeleik viszonya megváltozzon. Egyre nagyobb szerep jutott ugyanis az informatikának az üzletfelek olyan színvonalú kiszolgálásában, amely már befolyásolta az egyes szervezetek versenyhelyzetét, megítélését.
Ettől fogva a felsővezetés a céges IT-től többé már nem azt várta, hogy minél olcsóbban ketyegjen el (habár erről nem mondtak le), hanem hogy minél eredményesebben szolgálja az üzleti célokat. Felmérések szerint az IT-rendszerekkel szembeni elsőszámú igény az lett, hogy az ügyfelek jó tapasztalatokat szerezzenek, ha kapcsolatba lépnek a vállalattal. A költséghatékonyság áll a második helyen, de ezt szorosan követi az üzleti folyamatok minél simábbá tétele.
Ezek a szempontok természetesen összefüggenek egymással, hiszen racionális üzleti folyamatok nélkül nem lehet jó a cég reakciókészsége, az ügyfelekkel való kapcsolattartás színvonala, de a költséghatékonyság is kérdéses. Azaz a cég versenyképessége sem javulhat végső soron, s aligha teljesülhetnek az üzleti, például a profithoz vagy a piacszerzéshez kötődő elképzelések.
Messze a döntésektől
Ebben a környezetben a rendszergazdák szerepe már messze túlmutat azon, hogy gondoskodniuk kell az informatikai erőforrások biztonságos és relatíve olcsó működtetéséről. Meg kell találniuk ugyanis azokat a technológiai lehetőségeket, amelyek segítenek teljesíteni a vállalati prioritásokat. S ehhez a cég működésének átlátására és bizonyos fajta üzleti érzékre is szükségük van.
A rendszergazdák azonban többnyire messzire vannak azoktól a stratégiai döntésektől, amelyek akár közvetlen hatást gyakorolnak az IT-ra. S amikor ezeket meghozzák, nem is gondolnak rá, hogy érdemes volna megkérdezni az informatikusok, rendszergazdák véleményét. Az üzleti vezetők ugyanis csak ritkán számolnak azzal, hogy miféle belső értéket jelent a vállalatnak az informatikai rendszer, s annak képességei mennyire befolyásolják, hogy egy kitűzött célt elérhetnek-e vagy sem. Ezért a döntések befolyásolása csak úgy lehetséges, ha az IT-t működtető és fejlesztő szakemberek képesek a befolyásos üzleti vezetők számára világossá tenni az informatikai erőforrások valós szerepét.
Az üzleti döntéshozókat általában két kérdéscsoport érdekli. Az elsőbe tartozik, hogy mivel lehet javítani az ügyfelek által szerzett tapasztalatokat, hogyan lehet racionalizálni az üzleti folyamatokat és hogyan lehet megfelelni a törvényi, kormányzati és iparági előírásoknak. A második kérdéskörbe pedig az iparági problémák megoldásához való hozzájárulás tartozik az adatbiztonság, a tartalommenedzsment, a gyártásoptimalizálás, az ügyfélszolgálati munka és egy sor másik működési színvonalat érintő témakörben.
A befolyásos vezetők biztosan nem akarják megérteni részleteiben, hogy miként működik a cég informatikai rendszere, vagy hogyan gondoskodnak az adatáramlásról és munkát támogató alkalmazások használhatóságáról a hálózatok. De azt pontosan értik, hogy amíg a rendszerek működnek és elérhetőek, a vállalati gépezet teszi a dolgát, azaz mindenfajta működés függ az IT-rendszerektől, amelyek így következésképpen részt vesznek az üzleti értékek létrehozásában.
A vállalatok az informatikai rendszereiket arra kívánják mindinkább felhasználni, hogy a piaci változásokra rugalmasan reagálhassanak, illetve maguk kreáljanak piaci lehetőségeket. Ezért foglalkoznak egyre többet a cég tevékenységével kapcsolatban keletkező adatok elemzésével, ezért hajlandóak elfogadni, hogy a munkatársaik a saját (elsősorban mobil) eszközeiket használják munkára, ezért alkalmaznak számítási felhőket stb. A vállalati rendszerek komplexitása jelentősen megnő, s az erőforrások folyamatosan átalakulóban vannak az üzleti folyamatok minél jobb kiszolgálása érdekében.
Felmérések szerint a vállalatok mintegy felénél egy vagy több üzleti folyamatot éppen átterveznek. A rendszergazdák oldaláról ez azt jelenti, hogy a folyamatok racionalizálása általában magában foglalja az új alkalmazások telepítését és hozzájuk tartozó támogató informatikai infrastruktúra kialakítását. Például a webes alkalmazások (még akkor is, ha teljes mértékben a cég által felügyelt privát hálózaton érhetőek el) térhódítása egy sor biztonsági szükségletet támaszt (a tűzfalaktól a titkosításon át a behatolók azonosításától az autentikációig vagy digitális aláírásig), amelyekre a rendszergazdáknak kell a konkrét válaszokat megadni. Ez pedig befolyásolja a cég rugalmasságának, üzleti képességeinek a fejlődését.
A rendszergazdák képességei
Nyilvánvaló tehát, hogy a gazdasági környezet gyors változásai a vállalatokat arra késztetik, hogy új képességeket fejlesszenek ki a kompetitív erejük megőrzése vagy javítása érdekében. Ehhez pedig erőteljesen támaszkodnak az informatikára. A változások a konkrét technológiai lépésekért felelős szakemberek számára nélkülözhetetlen ismeretanyagot is átalakították. Mit kell tudniuk és miféle kvalitásokat kell felmutatniuk a rendszergazdáknak, ha továbbra is hatékonyan akarnak dolgozni? Nagy valószínűséggel a következőkre szükségük lesz.
Alkalmazkodóképesség. A technológiák idővel megváltoznak. Sőt a változás sebessége egyre nagyobb. Az újdonságokat a rendszergazdáknak figyelemmel kell kísérniük, hogy alkalomadtán a régebbi technológiákat gyorsan legyenek képesek leváltani.
Vágy és képesség a tanulásra. Az alkalmazkodás folyamatos tanulás nélkül nem megy. Tanulás nélkül már az is gondot okoz, hogy a cég számára fontos és mellékes elemeket a rendszergazda kiválaszthassa a rengeteg újdonság közül. Ezért folyamatos késztetést kell éreznie az új ismeretek megszerzésére, amelyek a munkatapasztalataival kombinálva elvezetik a vállalatnál használható technológiákhoz, megoldásokhoz.
Teljes körű figyelem és kitartás. Ha valaki olyan bonyolult rendszerek működtetésével, karbantartásával és fejlesztésével foglalkozik, mint a rendszergazdák, akkor kitartás és szívósság nélkül semmire sem mennek. A nagy számban feltárandó és megoldandó problémák ugyanis e munka állandó részét képezik. E terhelésen pedig csak akkor lehet enyhíteni, ha minden apró részletre figyelnek, beleértve például, hogy egy új eszköz telepítése vagy egy jelentéktelennek tűnő szoftverjavítás installálása nem okoz-e zavart a rendszer működésében.
Reakciókészség. A megoldandó problémák súlya és sürgőssége különféle lehet. De nemcsak a katasztrófaelhárításkor kell pörögni, hanem minden olyan esetben késznek kell lenni a probléma megoldására alkalmas elképzelés kifejtésére és megvalósítására, amikor az IT szolgáltatásaiban fennakadás tapasztalható. Sőt akkor is, ha valamilyen új fejlesztéshez, beruházáshoz kell szakvéleményt mondani. A legjobb, ha a reakció olyan gyors, hogy a végfelhasználók magát a problémát nem is érzékelik.
Az IT és az üzlet szerepének megértése és az üzleti érzék. Az IT szerepe egy vállalatnál alapvetően abban áll, hogy lehetővé tegye olyan döntések meghozatalát és szervezeti folyamatok működését, amelyek a cég versenyképességét magas szinten tartják, illetve javítják. Az IT nem önmagában való dolog, hanem (a vállalatok esetében) egy profittermelő organizmus egyik, bár kétségtelenül fontos szerve. Azaz nem az IT-nak kell jól működnie, hanem a cégnek. Ehhez a rendszergazdának azzal is tisztában kell lennie, hogy a vállalkozás milyen üzletben vesz részt, és annak melyek a legfontosabb jellemzői. Az IT-részleg üzleti értékteremtését ez a tudás alapozza meg, amihez szükség van üzleti érzékre, annak belátására, hogy az informatikai részleg tevékenysége hogyan járulhat hozzá a profittermeléshez a céges folyamatok támogatásával, de akár önállóan is.
Kommunikációs és meggyőzőkészség. A rendszergazdák a cégen belül azon kevés munkatárs közé tartoznak, akiknek minden részleg minden beosztási szintjén dolgozó emberével szót kell érteni, és képesnek kell lenni a nyílt és hatékony kommunikáció lefolytatására. Ezekre a beszélgetésekre gyakran olyan feszült körülmények között kerül sor, amikor a végfelhasználók akadályozva vannak (gyakorta határidős) munkájuk elvégzésében. Ezért a rendszergazdáknak ösztönözniük kell a dolgozókat, hogy a problémáikról haladéktalanul és pontosan számoljanak be. Illetve bizalmat kell ébreszteniük maguk iránt, hogy a potenciális hibákat képesek megelőzni, vagy ha megjelentek, gyorsan kijavítani. Úgy is mondhatnánk, a rendszergazdáknak az időgazdálkodásban is fontos szerepük van, s ezt jó, ha mindenki tudja az egész szervezetben.
