A nagy monolitikus – házon belül működő vállalati szervereken futó – ERP-rendszerek lassan átalakulnak, és helyüket átveszik a nyíltabb, rugalmasabb, felhőalapú megoldások, illetve ezek hibrid verziói, írtuk sorozatunk szeptemberi részében.
Mint iparági szektor, újra növekedés elé néz az ERP, és az iparági elemzők egyetértenek abban, hogy lassan, de biztosan egyre több cég vált majd felhőalapú vállalatirányítási megoldásra. Addig azonban, amíg egyértelműen ki lehet majd jelenteni, hogy győzött a felhőalapú ERP, akár tíz év is eltelhet. Ezért nagy valószínűséggel kijelenthetjük, hogy az átmenet időszakában a hibrid ERP-implementációk lesznek a meghatározóak. Legalábbis ez olvasható ki a Gartner idei évre adott előrejelzéséből is (Gartner Predicts 2014: The Rise of the Postmodern ERP and Enterprise Applications World), amely szerint a következő öt évben a nagy, monolitikus kialakítású, helyben (on-premise) üzemeltetett ERP-rendszerekről a felhasználók fokozatosan áttérnek valamilyen hibrid megoldás bevetésére. Ezzel párhuzamosan a Gartner szerint 2018-ig a szolgáltatásorientált vállalatok legalább 30 százaléka az ERP-rendszereik nagy részét átállítja felhőben futó verzióra.
Posztmodern ERP
A hibrid ERP-megoldások lényege, hogy az új felállásban megmarad a meglévő, helyben üzemeltetett monolitikus ERP, központi adattárolási, illetve kritikus funkciókra korlátozva, viszont minden, kevésbé fontosnak ítélt funkciót felhőalapú megoldással váltanak ki – amilyen például a HR-funkciók köre, a CRM és az üzleti intelligencia. Ez a fajta megfontolt átalakulás pont a vállalatirányítási rendszerek legnagyobb felhasználóira jellemző, vagyis olyan vállalatokra, amelyek már több mint tíz éve használnak nagyvállalati ERP-megoldásokat.
Ugyanazt ígérte egy ERP-rendszerbevezetés a nagy vállalatirányítási rendszerek aranykorában, mint manapság egy felhőalapú rendszer, vagyis hogy megbízható és sokrétegű funkciókkal egyetlen rendszeren belül fedi le az üzleti igényeket. Ezt az ERP-bevezetés során egyedi funkciók kialakításával, egyedi szoftverfejlesztéssel érték el. Ennek eredményeként olyan egyedi rendszerek jöttek létre, amelyek folyamatos fejlesztési támogatást igényeltek a felhasználó és partnere részéről, így az egyedi fejlesztések a későbbiekben sem álltak le. Napjainkra ezek a vállalatirányítási rendszerek tehát elérték hatékonyságuk határait, és nyilvánvaló, hogy már nem rendelkeznek azzal a rugalmassággal és nyitottsággal, amely a felhőalapú megoldásokat jellemzi. Viszont kritikusak az üzlet folytonossága szempontjából, és a döntéshozók jellemzően nem kockáztatják, mert nem kockáztathatják meg teljes lecserélésüket.
Ezt a dilemmát oldja fel a hibrid szolgáltatási környezetben működő ERP-rendszer – egy helyben üzemeltetett (on-premise), hagyományos (legacy) ERP és egy felhőalapú rendszer, többnyire egy másik, vagy akár ugyanattól a gyártótól származó ERP-megoldás házassága, vagyis a posztmodern ERP, ahogyan hivatkozni szoktak még rá.
A Xerox Corporation gyakorlata a hibrid vállalatirányítási környezet egyik jó példáját adja, mivel a cégnél a helyben üzemeltetett SAP- és Oracle-rendszerek támogatják az üzletileg kritikus folyamatokat, viszont a Salesforce felhőalapú megoldása segíti az ügyfélkapcsolatok kezelését.
Két lábbal a földön
A legnagyobb ERP-szállítók – közöttük a Microsoft, az Oracle és az SAP – természetesen már mind piacra léptek hagyományos, on-premise üzemeltetésű vállalatirányítási rendszereik felhőalapú verzióival, lehetőséget adva ügyfeleiknek a hibrid rendszerek kialakítására. A kifejezetten csak felhőalapú megoldásokat szállító piaci szereplők is készen állnak arra, hogy felhasználókat hódítsanak el a hagyományos ERP-megoldások által lefedett területekről.
Érthető a hibrid megoldások népszerűsége a felhasználók körében is, mivel lehetőséget adnak a felhőalapú rendszerek kipróbálására, és egy olyan technológia biztonságos megismerésére, amely az üzleti szemléletmódra, kultúrára visszavezethető okokból a felsővezetők körében ma még nem örvend kellő elfogadottságnak. A felhőalapú megoldások útját azonban a mobilitás támogatásának gyorsan erősödő igénye is egyengeti, mivel egy SaaS-rendszer online, mondjuk értékesítői adatszolgáltatása egyszerű módon elérhetővé tehető a mobileszközökön, míg ugyanez hosszas és költséges fejlesztési projektet feltételez egy hagyományos ERP esetében.
A felhőalapú rendszerek alacsonyabb belépési költségei szintén megkönnyítik egy hibrid ERP-környezet kialakítását célzó projekt elindításának esélyeit. Azonban ezeknek a projekteknek is megvannak a kockázatai – többek között a fejlesztési költségek alábecsülése is ilyen lehet –, és az IT-vezető feladata, hogy felismerje és kezelje ezeket.
Közhely, hogy a CIO-k helyzete – a céges hierarchiában elfoglalt pozíciója, szerepe és feladatköre – átalakulóban van, nagyrészt éppen az új, felhőalapú megoldások, SaaS-alkalmazások térhódításának és az IT kommercializációjának köszönhetően. A hibrid ERP-rendszerek elterjedése szintén kihívást jelent, azonban egyben lehetőséget is tartogat a CIO-k számára.
A klassszikus felállás szerint egy nagy vállalatirányítási rendszert használó cégnél az IT-vezető felelt az ERP-megoldás és a hozzá kapcsolódó alkalmazások egyedi fejlesztéséért és integrációjáért. Ez azonban a felhőalapú rendszerek terjedésével alapvetően megváltozik. Egy felhőalapú rendszereket használó cégnél az IT-vezető nem fejlesztői vagy üzemeltetői, hanem integrátori feladatokat kap. A cég legfontosabb vagyontárgyát, az üzleti adatokat őrzi, ezek biztonságáról, rendszereken átívelő védelméről kell gondoskodnia mindenekelőtt. Összhangban ezzel a feladattal, a jövő CIO-ja felelős a felhőalapú szolgáltatások és megoldások minősítéséért, kiválasztásáért és felügyeletéért. Miután a legnagyobb hangsúly az adatbiztonságon van, az új technológiák kiválasztásánál szem előtt kell tartania a törvényi megfelelés követelményeit is.
Hibrid ERP-környezet kialakítása egy teljesen új adatintegrációs, biztonsági és fejlesztési problémát vet fel a vállalatnál, amelyre a CIO-nak megfelelő választ kell találnia. Megnövekszik például a védendő terület – a cég adatai már nemcsak az adatvédelmi várárkokkal övezett szerverszobákban, hanem a felhőszolgáltatók adatközpontjaiban is megtalálhatók lesznek. Szükséges tehát, hogy az IT-vezető megtegye a megfelelő adatvédelmi protokollok által megkövetelt intézkedéseket.
Részünkről csak javasolni tudjuk a projekt architekturális, konfigurációs és integrációs megoldásainak folyamatos felügyeletét és felülvizsgálatát. Fontos az ERP-re, illetve a felhőalapú komponensre jellemző védelmi kontrollok beépítése a hibrid ERP-megoldásra váltó cég gyakorlatába és kultúrájába, frissíteni kell a vállalat biztonsági szabályzatát, illetve nagy változtatások esetén harmadik felet, külső tanácsadót megbízni egy IT-biztonsági audit elvégzésével.
Vállalati stratégiát érintő probléma az is, hogy korántsem egyértelmű, a kiválasztott hibrid megoldás milyen megtérülési mutatókkal rendelkezik, vagy várható-e bevezetésétől valamilyen szinten értékelhető költségcsökkenés. A bevezetés elhúzódhat, az integráció kialakítása költségesebb lehet a vártnál – csupa olyan körülmény és tétel, amellyel a CIO-nak előre kell számolnia. Ha a vállalat elmulasztja a felhőstratégia kidolgozását és az első projektek alapos előkészítését, a gondos tervezést, akkor könnyen csalódhat a hibrid ERP-megoldásban, és könnyen abba a hibába eshet, hogy túl sokáig halogatja az üzleti igények változásait követni nem tudó, monolitikus rendszer lecserélését.
