Üzletfolytonosságról tartott webináriumot a Gartner március elején, és a másfél ezer fős közönség körében végzett felmérésből kiderült, a vállalatok mindössze 12 százaléka érzi úgy, hogy jól felkészült a Covid-19 epidémiával előállt krízis kezelésére. A válaszadók többsége (56 százaléka) hiányosnak minősítette felkészültségét, míg 11 százalékuk annak viszonylagos vagy teljes hiányát ismerte el.
- Az önbizalom hiánya arra vall, hogy sok szervezet elavultnak, rossz hatásfokúnak ítéli kockázatkezelését, mondta Matt Shinkman, a Gartner alelnöke, és tisztában van azzal, hogy jobban felkészült társai a járvány következtében kialakult helyzetet is sokkal könnyebben fogják átvészelni.
Csupán a megkérdezettek 2 százaléka jelentette ki, hogy vállalatának működésében az epidémia semmilyen fennakadást nem okoz, 24 százalékuk pedig csak kisebb nehézségekkel számol. Más szóval a szervezetek háromnegyedénél súlyosabb tüneteket fog előidézni a vírus. A válaszadók 57 százaléka úgy látja, az üzlet egy időre lendületét veszti, 16 százalékuk szerint egyenesen takaréklángra fog kapcsolni, míg a vállalatok 1 százaléka attól tart, kénytelen lesz lehúzni a redőnyt.
Magas ingerküszöb
Kissé felemás a vállalatok hozzáállása a koronavírus-járványhoz hasonlóan váratlanul felbukkanó, majd hirtelen súlyosbodó kockázatokhoz, ami megnehezíti hatékony menedzselésüket. Sok szervezet alkotott ugyan szabályokat a legtöbb kockázat kezeléséhez, de azokat jellemzően túl későn lépteti életbe, mert a kockázatoknak nincs gazdájuk, senki sem veszi őket elég komolyan, amíg nem bontakoztak ki teljesen, állapította meg a Gartner. Az ingerküszöb, amelyen a kockázat vezetői intézkedéseket vált ki, gyakran túl magas ahhoz, hogy a válaszadás kellően hatékony legyen.
- Az igazgatótanács tagjai hajlanak rá, hogy a feljövő kockázatokról feltételezzék, azok maguktól is megszűnnek, ezért helyettük a fontosabbnak tartott napi feladatokra összpontosítanak, mondta Matt Shinkman. - Szép időkben hozzáállásuk megerősítést nyer, mert a kockázatok olykor valóban így viselkednek. Gondok akkor adódnak óhatatlanul, amikor az idők rosszra fordulnak.
Vállalati kockázatkezelést, ERM-funkciót kialakító szervezetek nagyobb eséllyel ismerik fel az önmaguktól nem múló, hanem inkább felerősödő kockázatokat, és azok hatását gyorsabban, hatékonyabban mérséklik. A Gartner szerint az ERM jó gyakorlata a konkrét vészforgatókönyvek kidolgozása helyett a kockázatok lehetséges hatásait elemzi. Szinte lehetetlen ugyanis előre jelezni, hogy egy adott forgatókönyv pontosan mikor lép majd életbe, és azt követően miként bontakozik ki. A feljövő kockázatok felemás kezelése is erre a bizonytalanságra vezethető vissza. Sokkal hatásosabb, ha a vállalat a potenciális következményekre és azok enyhítésére fókuszál.
A mostani pandémia tökéletesen példázza, hogy ez a megközelítés miként működik a gyakorlatban. Azon vállalatok, amelyek kivárták, hogy a járvány túl sok alkalmazottukat vagy folyamatukat, működésüket érintse, tűzoltással vesződnek, és hátrányba kerülnek a náluk felkészültebb cégekkel szemben. Megfelelő ERM-megközelítéssel ugyanis a vállalatok mérlegelni tudják, milyen házon belüli fejlemények utalhatnak valamely kockázat hirtelen súlyosbodására, a kedvezőtlen hatások valószínű felerősödésére, és felkészülnek az események kezelésére, monitorozásukhoz pedig megfelelő mechanizmusokat hoznak létre.
Hatásokra összpontosító módszerrel egyértelművé tehető, hogy egy válaszadási tervet, folyamatot mikor kell életbe léptetni a következmények enyhítéséhez, elkerüléséhez. A Gartner szerint ez a megközelítés ráadásul megkönnyíti a házon belüli katasztrófakommunikációt is, amellyel minden alkalmazott bevonható a kockázatok kezelésébe. Minél többen érzik sajátjuknak a kockázatot, a vállalat válaszadása annál gyorsabb és eredményesebb lesz.
Digitalizációs ébresztő
Olyan dinamikusan változó, súlyos válsághelyzetet idézett elő a Covid-19 epidémia, amely egy pusztító erejű kibertámadáshoz vagy természeti csapáshoz fogható mértékben befolyásolhatja az szervezetek üzletmenetét - mondta Sandy Shen, a Gartner kutatási igazgatója. Amint a járvány fennakadást okoz az üzleti tevékenység hagyományos csatornáin, a digitalizált működés, termék- és szolgáltatáskínálat azonnal felértékelődik minden vezető szemében. A mostani helyzet éppen ezért ébresztő is mindazon vállalatoknak, amelyek eddig a hosszú távú ellenálló képességet is erősítő digitális átalakulás rovására beruházásaikat a napi üzleti igények kiszolgálására csoportosították át.
A Gartner azt tanácsolja az IT-vezetőknek, hogy az üzletfolytonosság érdekében rövid távon három intézkedéssel javítsák a vállalat ügyfeleinek és alkalmazottainak adott támogatást:
Biztonságos eszközök beszerzése a digitális együttműködés támogatásához: Ha a vállalat még nem építette ki a távmunkához szükséges infrastruktúrát, akkor az utazást és a lakhelyelhagyást érintő mostani korlátozások miatt az IT-vezetőnek átmeneti megoldást kell találnia. A felhőben elérhető üzenetküldő, fájlmegosztó, web- és videókonferencia-alkalmazások adhatnak ilyen megoldást, de használatukhoz az IT-vezetőnek meg kell határoznia a pontos követelményeket. Meg kell vizsgálnia azt is, hogy a vállalatirányítási és az ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerhez milyen távoli hozzáférés adható, de a rögtönzött környezetben is mindenképp gondoskodnia kell az alkalmazások és az adatok biztonságáról.
Létszámhiány is felléphet, ha járvány idején egyszerre több kolléga is megbetegedik, ezért az IT-vezetőnek a vállalatvezetővel együtt érdemes előre meghatároznia az üzletmenet szempontjából döntően fontos területeket, amelyeken tervezett átcsoportosítással vagy új alkalmazottak felvételével kell biztosítani meghatározott számú munkakör betöltését. Digitális megoldásokkal, például a mesterséges intelligenciára épülő automatizálással a kieső emberi munkaerő részben szintén pótolható.
Ügyfelek és partnerek megszólítása, értékesítés digitális csatornákon: Sok vállalat már ma is olyan digitális platformokon tart kapcsolatot ügyfeleivel, mint a webáruház, mobilalkalmazás, online piactér és a közösségi média. Az offline, személyes találkozás azonban továbbra is fontos szerephez jut az üzleti életben. A munkahelyi együttműködést támogató megoldások, a videókonferencia és -közvetítő alkalmazások, szolgáltatások az ügyfélmegszólítás és az értékesítés bizonyos eseteiben is jól használhatók. A vállalatoknak emellett online, mobil, közösségi és más digitális, interaktív felületeken egyaránt érdemes önkiszolgálásra bátorítaniuk ügyfeleiket, továbbá termékeiket is lehetőség szerint gyorsan hozzáigazítaniuk a digitális értékesítés követelményeihez.
Alkalmazottak megbízható tájékoztatása: A hiteltelen forrásokból özönlő, zavart keltő információk, az álhírek vagy a tájékoztatás hiánya krízishelyzetben csak fokozza az alkalmazottak feszültségét, akik bizonytalanságukban rossz döntéseket fognak hozni, és még inkább megnehezítik a vállalatnak a működés viszonylagos normalizálását a megváltozott körülmények között.
- Hatékony és megbízható házon belüli kommunikációval érdemes elejét venni ennek, a vállalatok számos külső forrásból, például önkormányzatoknál, egészségügyi hatóságoknál, nemzetközi szervezeteknél elérhető információkat is becsatornázhatnak az alkalmazottak tájékoztatásába, mondta Sandy Shen. - Célszerű a HR- és a kommunikációs osztály vezetőit megbízni a feladattal, akik a vállalat aktuális intézkedéseit, vonatkozó szabályait is ismertethetik, hasznos gyakorlati útmutatást adva a kollégáknak. A szervezetek erre a célra létrehozott weboldalon, mobilalkalmazáson vagy telefonos ügyeleten keresztül is megoszthatják ezt az információt, miközben ugyanezen platformokon az alkalmazottak is jelezhetik egészségi állapotuk rosszabbra vagy jobbra fordulását.
