Digitális korunkban minden infokommunikációs eszköz adott hozzá, hogy a munkatársak feladataikat ne csak az irodában, hanem attól távol, otthonról vagy bármilyen távoli helyszínen, esetleg utazás közben végezzék. A távmunka széles körű bevezetéséhez azonban korántsem elegendő az eszközpark modernizálása. Ahhoz, hogy ez a munkavégzési forma elterjedhessen, illetve az így létrejövő, esetenként virtuális csapatok hatékonyan működhessenek, a vállalati kultúrát, tehát mind a munkavállalók, mind a felsővezetők gondolkodásmódját is meg kell változtatni.
Okos munkavégzés
Az Ericsson nemzetközi felmérése szerint a munkavégzés egyre inkább közösségekben történik, továbbá a jövő munkavállalói képesek projektek kezdeményezésére és kis csoportok létrehozására is. Ehhez az új munkastílushoz több szempontból is alkalmazkodni kell, önállóbban és céltudatosabban kell dolgozni, legyen a munkavégzés helye fizikailag bárhol is. E tendenciát figyelembe véve, valamint a digitális technológiák adta lehetőségeket kihasználva hozta létre a vállalat „Okos munkavégzés” koncepcióját, amelyben a csoportok kitüntetett szerepet kapnak.
Fontos elem, hogy a munkaállomások már nem fixek. Mindenki kedvére váltogathatja a helyét a saját dedikált területén belül, sőt dolgozhat akár az olvasószobából vagy időnként otthonról, távmunkában is. Arra is van példa, hogy valaki egy nemzetközi csapat egyedüli magyar tagjaként van jelen egy iroda általa kiválasztott munkahelyén.
Az Ericssonnál a vezetőknek sincs saját irodájuk, minden munkatárs közösségi térben ül, ahol nincsenek dedikált asztalok, bárki bárhova beülhet. Ez a koncepció kiváló lehetőséget ad az esetenkénti irodán kívüli munkavégzésre is.
Az Ericsson szerint napjainkban, amikor a munkavégzés helye bárhol lehet, újra meg kell határozni az iroda definícióját. Az iroda mint helyszín jövőbeli célja az ott létrejövő interakció minőségének optimalizálása.
Legfeljebb heti egy nap otthon
A távmunka, üzleti egységenként eltérő módon, a Magyarországon működő Nokia (Nokia Solutions and Networks Kft.) vállalati kultúrájának szerves része, ez egyaránt kedvező a munkáltató és a munkavállaló számára – tartják a vállalatnál. Elsősorban a lokális interakciót nem igénylő területeken szokásos, így például a külföldi ügyfelek, kapcsolattartók és otthoni programozási feladatok esetében. Főképpen a globális pozícióban dolgozó munkavállalók számára van lehetőség a távmunkára; ők – pozíciótól függően – munkaidejük 10-90 százalékát töltik az otthoni irodában. Ezeknél az egységeknél gyakori az úgynevezett shared desk rendszer, amikor egy munkaállást több munkatárs használ felváltva (mindig az a kolléga, aki éppen nem távolról dolgozik).
Egyes kutatási-fejlesztési részlegeknél is támogatott a távmunka, és a munkatársak élnek is a lehetőséggel. Fő szabály, hogy a távmunka javasolt mértéke hetente maximum egy nap lehet, és egyidejűleg az adott csoportnak legfeljebb 10 százaléka dolgozhat otthonról.
A Nokia általános tapasztalatai szerint a távmunka bizonyos munkaterületeken kifejezetten eredményes és költséghatékony lehet. Sikerének elsősorban technikai és szervezési feltételei vannak. Alapvető fontosságú például a jól működő VPN-hozzáférési rendszer: biztonságos titkosítás, a belépő egyértelmű azonosítása, a kliens egyszerű használata, zavartalan működés sok belépő esetén is. Ezenkívül az otthoni oldalon nagysebességű és stabil internetkapcsolatra van szükség.
A Nokiánál sok olyan globális projekt fut, ahol a csapattagok talán soha nem találkoztak személyesen. Az így létrejövő virtuális csapatok akkor működnek hatékonyan, ha tapasztalt, sok projektet és sok különböző kommunikációs helyzetet látott kollégák kerülnek össze, akik rugalmasan tudják kezelni a virtuális nehézségeket. A budapesti kutatás-fejlesztési részlegnél szinte minden olyan csoport dolgozik virtuális csapatban, amelyik nagy, több országban futó projektben vesz részt.
Kevesebb hiányzás, kisebb fluktuáció
A Magyar Telekomnál a munka és a magánélet egyensúlyának javítása érdekében szélesítik az atipikusan foglalkoztatottak körét, így van lehetőség a távmunkára. Tavaly négy különböző területen tesztelték a távmunka kiterjesztésének lehetőségét, és az a legtöbb munkakörben sikeres munkamódszernek bizonyult. Bevezetése ott nem tűnik célszerűnek, ahol a munkavégzés során fontos a személyes jelenlét, illetve ahol a munkavégzésnek nagy az eszközigénye.
A vállalatnál 2013 óta minden hónap utolsó péntekje úgynevezett Távmunka-nap, amikor a kollégák – ha munkakörük és feladataik engedik – irodán kívül is végezhetik aznapi munkájukat. A lehetőséggel alkalmanként átlagosan 1800-2000 fő él. Ezen túlmenően közel 300 kolléga rendelkezik távmunkás szerződéssel, ami lehetővé teszi számukra, hogy részlegesen távmunkában dolgozzanak, azaz heti egy, két, három vagy négy nap otthon végezzék el a munkájukat.
A 2013-as távmunkateszt konklúziói a következők: a pilotprojektben résztvevők teljesítménye javul; az elvégzett munka minősége se nem romlik, se nem javul; a munkamódszer erősen motiváló hatású; a résztvevők között folyamatos a kommunikáció, nem lép fel információhiány, az informatikai távoli hozzáférés stabil; a távmunkások kellően elkötelezettek, akikben megbíznak a vezetők. A távmunka tehát ösztönző és hatékony megoldás, ami a Telekom legtöbb területén sikeresnek ígérkezik. Alkalmazásával csökkenthetők a munkahely fenntartásával kapcsolatos költségek, valamint leszorítható a hiányzások és a fluktuáció aránya. Fontos tapasztalat az is, hogy gyorsítani és egyszerűsíteni kell a szerződéses folyamatot. Célszerű több résztvevős, kihangosítható konferenciamegoldásokat alkalmazni, továbbá gondosabb vezetői tervezésre és ütemezésre van szükség.
Alakuló jogi környezet
Az atipikus munkavállalással foglalkoztatottak ugyanazokat a jogokat élvezik, mint a többi kolléga. Ugyanakkor problémát jelent, hogy a jogi környezet még nem teljesen kiforrott; tisztázatlan például a balesetek és a költségelszámolás kérdése. Egyelőre kevés a hazai gyakorlati tapasztalat, esetenként adatvédelmi nehézségek és bizalmatlansági kérdések, koordinációs problémák merülnek fel. Vannak kollégák, akiknek a teljesítménye a közvetlen kontroll gyengülésekor romlik, így ők a távmunkára nem alkalmasak.
Számolni kell azzal is, hogy a távmunkahelyek létesítésének lehetnek addicionális költségei, illetve távoli munkavégzéskor megnövekedhetnek az ICT-eszközök használatának (karbantartás, kommunikáció, adatvédelem stb.) költségei. Általánosságban elmondható, hogy a távmunka széles körű és hatékony alkalmazása nagyobb és pontosabb szervezési munkát igényel a munkáltató, illetve a csapatot vezető személy részéről.
Távmunkaszabályzat 2008 óta
A Telenornál 2008-ban, amikor új irodaházba költöztek, a teljes szervezeti kultúrát átgondolták: nyitott terű irodákat alakítottak ki, ahol bárki bárhol ülhet; a munkát bárhonnan, akár otthonról is el lehet végezni. Ekkor született meg a vállalat távmunkaszabályzata is, majd körülbelül egy évig a vezetőfejlesztés fókuszában is az új munkakörnyezetre való felkészítés állt. A kezdeményezés fogadtatása felülmúlta a várakozásokat, ma már mindenkinek természetes ez a fajta munkavégzés. Arra vonatkozóan nincs konkrét előírás, hogy ki hány napot dolgozhat egy évben távolról, az átlagos érték havi egy munkanap.
Az otthoni munka elterjesztése érdekében 2012-ben elindították a Dolgozz Otthonról Napot. A kezdeményezés sikeréhez az is hozzájárul, hogy napjainkban minden technikai feltétel – gyors mobilinternet, egész nap működőképes laptop és okostelefon stb. – adott. Ezzel a lehetőséggel ma már szinte bármely Telenor osztály dolgozói élhetnek. Kivételt képez például a telefonos ügyfélszolgálat vagy a hálózatfelügyelet.
A Telenor tapasztalatai pozitívak az otthoni munkavégzéssel kapcsolatban. Az otthonról dolgozó kollégák sokszor hatékonyabbak, hiszen csendben, zavaró hatásoktól mentesen intézhetik feladataikat. Emellett egy alternatív helyszín – egy kávézó vagy egy park – a kreativitást is fokozhatja. A siker legfőbb kritériuma, hogy a vállalati kultúra kompatibilis legyen a távmunkával.
Virtuális csoportok is működnek a vállalatnál. Ezek sikerének egyik alapfeltétele az egységes vállalati kultúra. A magyar munkatársak a legtöbb tapasztalatot e téren a Telenor csoporton belül zajló, országhatárokon átívelő projekt kapcsán szerezték, amelyben elsősorban dán kollégákkal dolgoztak együtt.
