A digitális átalakulás Boros Péter, a Quattrosoft műszaki igazgatója szerint leginkább sakkjátszmához hasonlítható, amelyben a bábukat nem lehet ötletszerűen tologatni. Az sem mindegy, mivel nyitjuk a játszmát. Szerinte jó nyitólépés például a dokumentumhitelesítés bevezetése.
Computerworld: Nemrégiben egy konferencián sakkjátszmához hasonlította a digitális átalakulást. A gyakorlatra lefordítva ezt hogyan értette?
Boros Péter: Azért használtam ezt a hasonlatot, mert a sakkjátszmához hasonlóan a rengeteg komponensből összetevődő digitális átalakításnak is pontosan kidolgozott lépéssorozat szerint kell haladnia. Bár mindent vivő nyitólépés nincsen, a bábuk mozgatását megfelelő kockázatelemzésnek kell megelőznie.
CW: Miért tartja fontosnak a fokozatosság elvét?
BP: Azért, mert a digitális átalakulás a szervezetek folyamatos átalakulásával jár együtt. Bizonyos pontokon - jogi vagy egyéb okokból - nincs mód arra, hogy teljesen hátrahagyják a papíralapú folyamatokat, ezért a hagyományos papíralapú működésnek együtt kell élnie a digitális működéssel. A kettő ugyanis nem zárja ki egymást, sőt ha egyszerre mindent megpróbálnánk digitális útra terelni, hamar felborulnának a napi működési folyamatok.
Jellemzően akkor beszélünk iratkép-alapú, vagyis digitalizált iratokkal folytatott ügyintézésről, amikor az eredeti papírdokumentumokat valamilyen oknál fogva meg kell őrizni, de a folyamatokban már azok digitalizált változatai forognak. A veszélyt az jelenti, ha a szervezetnél a dolgozók úgy látják, a papírokhoz hozzájutás folyamata nincs kidolgozva. Az ilyen, féllábú digitalizálást a dolgozók hajlamosak elszabotálni, mivel úgy érzik, a folyamatokat úgyis a papírok beérkezése indítja el. Amennyiben a papíralapú és a digitális folyamatok között nincs harmonikus együttélés, a papír lesz a nyertes, arra ugyanis mindenképpen szükség van. Ám amennyiben mindenki egy gombnyomással hozzá tud férni a papírhoz, a szervezet hamarosan megnyugszik, előbb-utóbb elereszti a papírokat, és fokozatosan átáll azok tárolására vagy akár megsemmisítésére, ha a törvény ezt lehetővé teszi. Természetesen ez inkább egyfajta evolúció, mintsem a papírmentes világ forradalma.
Boros Péter műszaki igazgató, Quattrosoft
Igen ám, de az ügyintézés során egyre több vállalati rendszert kell használniuk az alkalmazottaknak. Az ERP- és CRM-rendszereken kívül ott vannak ráadásul a dokumentumokat tároló és a folyamatokat irányító platformok. Egyes helyzetekben ezért az ügyintézőknek több rendszerben is ellenőrizniük kell az adatok meglétét, naprakészségét, ami rettentően idő- és költségpazarló, ha e helyett egy helyről is lehetne mindent rögzíteni és ellenőrizni. Az ilyen, 360 fokosnak mondható képhez csupán olyan űrlapot kell alkotni, amely rögzíti, mely adatokat mely rendszerekből kell betölteni azon felhasználóknak, akiknek azokhoz joguk és kötelességük hozzáférni. Ez óriási változás a GDPR előtti időkhöz képest, amikor titoktartási szerződéssel ugyan, de lényegében minden dolgozó minden rendszerben szabadon böngészhetett. Ma, amikor digitális ügyintézés közben eljutunk egy adott pontig, a rendszer képes definiálni egy űrlapot, amely megmutatja, mi az a szükséges és elégséges adat, ami alapján meghozható a megfelelő döntés. Ez az építőkocka jelenleg még nagyon alábecsült komponens, pedig sakkhasonlattal bástyának vagy futónak is nevezhetnénk. Egyáltalán nem mindegy, hogy különböző vállalati szoftverrendszerekben és levelezésekben kell kutakodni, vagy a gyűjtést és formázást elvégzi helyettünk egy űrlap.
CW: Milyen kihívásokat tartogat a dokumentum-előállításban a BYOD-gyakorlat?
BP: A dokumentumok előállításához olyan munkakörnyezetet kell biztosítani, amit a használóik jelenleg is ismernek. Rendszerint létező adatokból hozunk létre ilyen vagy olyan formátumú dokumentumot, zömmel irodai szoftverek használatával. Ilyenkor elvárás, hogy saját laptopjaikon is dolgozhassak a munkatársak. A dokumentuműrlapok kitöltése sem feltétlenül irodai körülmények között történik: például egy helyszíni jegyzőkönyv ideális esetben a helyszínen készül. Nagyban megkönnyíti például egy klímakarbantartó munkáját, ha a szerződéses partner nevétől, címétől a kontaktszemélyig és a készülékek típusáig minden fontos információt tartalmazó űrlapokat kap a mobilkészülékére, és az egyes megtett lépéseket tartalmazó űrlap kerül vissza a munka végeztével a karbantartó cég központi rendszerébe, hogy aztán számlamellékletként kiküldjék az ügyfélnek anélkül, hogy valaha is papírformát öltött volna.
