Üzleti stratégiájukkal és napi működésükkel, kijelölt céljaikkal kell összehangolniuk a vállalatoknak a robotikus folyamatautomatizálás (RPA) terén eszközölt beruházásaikat is. Ha jól választottak projektet, akkor az RPA-csapatoknak nem okozhat nehézséget, hogy három fontos mérőszám legalább egyikének alakulásával kimutassák a folyamatköltség és az átfutási idő csökkentésében, vagy a feladatvégzés pontosságának javításában elért eredményeiket, fejtette ki az International Data Corporation (IDC) fehér könyvében (Making Digital Workforce Metrics a First-Class Citizen of Robotic Process Automation, 2019), amelyet az Automation Anywhere RPA-szállító megbízásából készített.
Az RPA teljesítménye emellett összefüggésbe hozható olyan üzleti eredményekkel is, mint az ügyfél-elégedettség és az ügyfélköltés, valamint a nyereség növekedése a megrendeléstől a fizetésig ívelő folyamat felgyorsításából adódóan. Az IDC meggyőződése, hogy a teljesítmény mérését az RPA-csapatoknak az első szakasztól kezdve be kell építeniük projektjeikbe, mert a közvetlen összefüggés kimutatása nélkül a számszerűsített pénzügyi és üzleti eredményekkel az ilyen programok meglehetősen rövidéletűek lesznek.
Kedvelt digitális kollégák
Jelenlegi népszerűségét a robotikus folyamatautomatizálás az IDC szerint annak köszönheti, hogy a technológiával elérhető előnyöket a vállalatvezetők ösztönösen értik; az elemző előrejelzése szerint az RPA-szoftverek piaca 2017 és 2022 között évente átlagosan 49,3 százalékkal fog nőni, és az időszak végére mérete eléri a 3,7 milliárd dollárt. Az automatizálással megbízott csapatok a kedvező légkörben olyan vállalati kompetencia-központokat vagy programirodákat hozhatnak létre RPA-kezdeményezéseikhez, amelyek hosszú távon is megőrizhetik létjogosultságukat, amikor a felsővezetést már más kérdések foglalkoztatják. Feltéve, hogy ezek a központok vagy irodák mérik a robotikus folyamatautomatizálás teljesítményét, és annak alakulásáról, pénzügyi és üzleti eredményekre gyakorolt kedvező hatásáról jelentésekben rendszeresen tájékoztatják a felsővezetést.
Napjainkban nincs olyan cég, amely ne készítene pénzügyi jelentéseket, a nagyvállalatok kivétel nélkül üzleti analitikai megoldásokat használnak. Sikeres és hosszú távú működéshez az RPA-csapatoknak is ezt a gyakorlatot kell követniük, akár létrehoztak kompetencia-központot, akár nem. A riportolás egyaránt elengedhetetlen a tervezéshez és az érintett felekkel folytatott hiteles kommunikációhoz, mutatott rá az elemző. A vállalatok többféle mérőszámrendszert használnak, de az a szerencsés, ha ezek összefüggésben állnak egymással. Az RPA teljesítményének méréséhez és üzleti eredményekkel történő összekapcsolásához jellemzően olyan mérőszámok használatosak, mint a munkaerő költsége, a munkafolyamat átfutási ideje, az utómunka mennyisége és a hátralék, mivel ezek csökkenése növeli a hatékonyságot, a pontosságot és a nyereségességet is.
Jelentéskészítéshez a vállalatok üzletiintelligencia-eszközöket és analitikai alkalmazásokat vezetnek be, olyan műszerfalakat hoznak létre, amelyek grafikus felületén a vezetők gyorsan áttekinthetik a mérőszámok állását és az üzlet teljesítményét. Ideális esetben a riportok és a műszerfalak az aktuális és a történeti teljesítményadatokat egyaránt tartalmazzák, így a beruházások megtérülésének mérését, illetve ROI-modellek kidolgozását is támogatják. A legegyszerűbb ROI-modell a munkaerő költségének csökkentése. Más RPA-mérőszámok közvetettebbek, a műveletvégzés, a munkafolyamat átfutási idejének csökkenése az áteresztőképesség, a hatékonyság növekedésével áll összefüggésben, ami olyan üzleti eredményekkel kapcsolható össze, mint a rendeléstől a fizetésig eltelő idő rövidülése vagy a bevételek növelése. Mindezt szem előtt kell tartaniuk a vállalatoknak az RPA-teljesítmény mérésének és jelentésének kialakításakor, mutatott rá az IDC.
Folyamatjavítás röptében
Az RPA-csapatoknak azonban gyakran fejtörést okoz már a folyamatautomatizálás iránt mutatkozó vállalati igények menedzselése, a legnagyobb üzleti előnyöket ígérő projektek kiválasztása is. A nagy valószínűséggel kedvező üzleti kimenetellel járó kezdeményezések azonosítása előzetes felmérést, gondos mérlegelést és tervezést feltételez. Az előkészítő munkába az üzletági vezetőket, folyamatgazdákat szintén be kell vonni, hogy részletes információt adjanak a költségek, a mérőszámok, a teljesítmény addigi alakulásáról. Ha az automatizációs projekt ügyféloldali folyamatokat érint, akkor a párbeszédnek a bevételi célok elérésére is ki kell terjednie.
Mielőtt a vállalat igényeinek legjobban megfelelő RPA-szoftver kiválasztásához és a bevezetés megtervezéséhez látnának, az RPA-csapatoknak a lehető legpontosabb képet kell alkotniuk a meglévő teljesítményről, hogy megértsék és mérlegelhessék, a folyamatokon hol lehet és érdemes az emberi munkaerőt segítő vagy kiváltó automatizálással javítani, méghozzá kifizetődő módon. Az üzletágvezetők és folyamatgazdák ebben sokat segíthetnek, mivel általában jól ismerik a számaikat, tudják, hol teljesíthetnének jobban, és mely problémák kiküszöbölése milyen eredménnyel járhat területükön. Ha ez a kimenetel kellő értékkel kecsegtet, akkor az RPA-csapat belevághat a megvalósíthatósági tanulmány kidolgozásába, amelyben a beruházás megtérülésének idejét is ki tudja számítani. Más szóval az RPA kompetencia-központnak vagy programirodának a vállalatokhoz hasonlóan kell működnie a beruházások megtervezését és a döntéshozatalt illetően, emelte ki az IDC.
A robotikus folyamatautomatizálás előrehaladtával az RPA-csapatok a teljesítményméréshez alapvetően szükséges folyamatadatok gyűjtésén túl továbbléphetnek az üzleti adatok monitorozása felé. A munkafolyamatokban szoftverrobotokkal gyűjtött üzleti adatok közel valós idejű figyelése és elemzése előre jelezhet olyan problémákat, amelyek kibontakozása kedvezőtlenül hatna az üzleti eredményre. Ilyen helyzet adódhat például a megrendelések teljesítésében, amikor a folyamat áteresztőképességét tekintve jól működik, azonban a téves kiszállítások aránya nő. Minél előbb észlel ilyen hibákat a vállalat, nyilván annál fájdalommentesebben tudja orvosolni azokat.
Monitorozásukat és riportolásukat továbbfejlesztve és üzleti adatokra is kiterjesztve az RPA-csapatok növelni tudják a digitális munkaerő értékét, közel valós idejű analitikai réteget hozhatnak létre a munkafolyamatok felett, amely az eredeti automatizáláson túl is segíti a teljesítmény növelését. A szoftverrobotok ebben a felállásban ugyanis folyamatosan ellátnak olyan feladatokat is, amelyek egyébként utólag, valamely probléma kiteljesedését követően kerülnének napirendre, amikor elvégzésük már sokkal drágább lenne a vállalatnak.
A hibátlanul teljesített megrendelések arányával együtt nő az ügyfél-elégedettség. Ha a vállalat az arány legkisebb változását is azonnal észleli, és a kedvezőtlen trendet megfelelő beavatkozással menet közben is gyorsan vissza tudja fordítani, akkor folyamatait az ügyfélpanaszok kezelése helyett a panaszra okot adó esetek megelőzésére tudja hangolni, hangsúlyozta az IDC. Ebben a felállásban az RPA valóban átalakító erővel hat az üzletre, és a szoftverrobotok teljesítményét a vállalat mérlege is egyértelműen megmutatja.
