Nyugtalanító trendre hívja fel a figyelmet az International Data Corporation (IDC) 2014-es évre kiadott előrejelzésében: az IT-szállítók és a felhasználó vállalatok számára legnagyobb üzleti értéket adó megoldások mind nagyobb hányadát az IT-vezető tudta nélkül szerzik be a szervezetek. A harmadik vállalati platformot alkotó – mobil, felhőalapú, közösségi és nagy adat – alkalmazások sorában megannyi ingyenes, illetve használat alapján, menet közben fizethető megoldást találnak a végfelhasználók, akik munkavégzésre is mind nagyobb előszeretettel használják saját tulajdonú digitális eszközeiket.
Hol vannak már azok az idők, amikor a kollégák a vállalat szigorúan ellenőrzött FTP-szerverén keresztül osztották meg egymással a fájlokat, és sokszor egyedi fejlesztésű szoftvert használtak az ügyfélkapcsolatok kezelésére. Napjainkban ezeket a funkciókat egyre gyakrabban olyan, nyilvános felhőben elérhető szolgáltatások látják el, mint a Dropbox és a Salesforce, amelyeket az üzleti oldal az IT-osztály megkerülésével, minden további nélkül használatba vehet – kellő szabályozás és ellenőrzés hiányában legalábbis.
Érthető, hogy az üzletágak vezetői miért élnek előszeretettel az árnyékinformatika adta lehetőségekkel. Ha az értékesítőknek például több erőforrásra van szükségük az ügyfél-adatbázis elemzéséhez, akkor nem kell végigjárniuk egy IT-beszerzés hosszadalmas folyamatát, hanem egyszerűen előfizethetnek egy felhőszolgáltatásra, és máris haladhatnak a munkával. Az IDC adatai szerint 2013-ban az üzletágak már a technológiai projektek 43 százalékát pénzelték a szervezeteknél, közel 20 százalékukat kizárólagosan, az IT-költségvetés bevonása nélkül. És aki fizet… Más felmérések szerint az IT-vezetők már csupán az informatikai költés 60 százalékára látnak rá vállalatuknál.
Míg a projektek gyors és rugalmas megvalósítása kétségtelenül előnyökkel jár, azokat a kockázatokat sem szabad alábecsülni, amelyek az árnyékinformatikát övezik. Az üzletágak által beszerzett megoldások ugyanis könnyen elszigetelődhetnek egymástól, ami akadályozza az információáramlást és a funkciók terén átfedésekhez vezet, az áttekinthetőséggel együtt romló IT-biztonságról, a törvényi megfelelés tanúsításának ellehetetlenüléséről nem is szólva. Mindez más megvilágításba helyezi az árnyékinformatikát, amelyről könnyen kiderülhet, hogy a várakozásokkal ellentétben csökkenti a hatékonyságot és növeli a költségeket. Innét közelítve az üzleti oldal IT-projektjei már nagyon is érintik a vállalat pénzügyi igazgatóját, aki esetenként sokat javíthat a helyzeten.
Az utazásszervező weboldalak ötletszerű használatával például az üzleti utak költsége könnyen felszökhet egy vállalatnál. A foglalások során kapott árajánlatok összevetésével és a szolgáltatáshasználat szabályozásával a pénzügyi igazgató elejét veheti ennek a problémának, de ehhez az IT-vezetőt is segítségül hívva, proaktív szerepet kell vállalnia az árnyékinformatika hatására megváltozó folyamatok ellenőrzésében.
A cikkünkben is felvetett – és hozzájuk hasonló – kérdéseket fogják megvitatni a régióból érkező technológiai felsővezetők az IDC április 09-11. között megrendezésre kerülő, bécsi CIO Summitján.
